再论专业（行业）年鉴内容质量控制要领

许家康

再论专业（行业）年鉴内容质量控制要领

许家康

（中国出版协会年鉴工作委员会，北京100010）

本文结合专业（行业）年鉴的编纂出版现状和存在的突出问题，提出专业（行业）年鉴编纂必须突出年鉴的记述重点，适当突破题材的时空范围，增加二次文献的品种和数量，进一步规范条目编写。

专业年鉴 质量控制

我国公开出版、正常出版的专业（行业）年鉴，已由2001年的700多种，增加到现在的2000多种。其中，全国性专业（行业）年鉴800多种，地方专业（行业）年鉴1200多种。15年间，专业（行业）年鉴增长了两倍，发展速度十分惊人。伴随而来的问题是，相当多的专业（行业）年鉴质量堪忧。专业（行业）年鉴内容质量存在的突出问题：一是内容单薄，表现形式单一；二是内容结构不合理，记述重点不突出；三是条目编写不够规范。这次会议以“专业年鉴的内容创新和质量管理”为主题，充分体现了广大同仁对专业（行业）年鉴内容质量的关切。下面围绕会议主题，结合专业（行业）年鉴的编纂出版现状和存在的突出问题，就专业（行业）年鉴内容质量控制要领，谈几点想法。

一、突出年鉴的记述重点

年鉴的记述重点是基础信息＋大事要闻。这是古今中外年鉴的共同特点，也为国内年鉴界所逐渐认同。要突出年鉴的记述重点，就要加强基础信息和大事要闻的记述。

专业（行业）年鉴如何加强基础信息的记述？首先，要增强综合情况的反映能力，即要有专记综合情况的栏目和条目。在全书主体内容的前面，应当设有“概况”或“总述”部类，全面概括反映行业和专业领域的基本情况，包括行业所处的环境条件，行业的历史发展、现在状态和年度发展概况等。在其他各个部类的前面，尽可能设有“综述”分目，综合概括本部类涉及领域的基本情况和年度发展变化。在各个分目的前面，也尽可能设立“概述”条目，概括说明本分目涉及领域的基本情况和年度发展变化。有的年鉴在综合情况中，只反映年度发展变化，不反映基本情况，或者只反映基本情况，不反映年度发展变化，这就达不到综合情况应有的综合性、全面性要求。其次，在综合情况中，要建立健全基本指标体系，逐年发布专业（行业）基础数据。这个指标体系，横要到边，竖要到底。既包括基础性、背景性数据，又包括年度实现的一系列经济技术指标数据。有的年鉴只提供年度实现的指标数据，不提供基础性、背景性数据，或者只提供基础性、背景性数据，不提供年度实现的指标数据，这也达不到综合情况全面性、连续性的要求。综合情况的功能和作用，主要是让读者能够在第一时间里和有限的篇幅内掌握相应领域的基本情况，为进一步调查研究打下基础。综合情况的设计，不论是全书的“概况”“总述”，还是部类的“综述”，或是分目的“概述”，都应当贯彻“概而全”的原则，并且强调其连续性、可比性。《四川交通年鉴》《上海文化年鉴》《广东建设年鉴》等一批历经多年打磨、质量上乘的地方专业（行业）年鉴，都有专记综合情况的栏目和条目，并形成相对稳定的层次结构和内容结构；综合情况中的基本指标体系也逐步健全，并能做到连续可比。值得大家借鉴。

专业（行业）年鉴如何加强大事要闻的记述？首先，大多数条目都应当记事，重点记述年度内的大事、新事、要事、特事。何为大多数？至少三分之二以上。确保大部分版面和大多数选题围绕大事要闻做文章，将稳定设置的栏目化条目减少到最少程度。目前，有的专业（行业）年鉴稳定设置的栏目化条目占条目总数的比例高达百分之五六十，甚至百分之七八十，将大事要闻掩没在一般化的叙述之中，造成年鉴条目选题陈旧、内容平庸，可读性、检索性都不强。这种局面应当想办法加以改变。其次，重大事件要重点记述，即运用多种手段、多种资料形式，对年度内一些特别重大的事件进行强化反映。多种手段、多种资料形式自然包括专记、特写和条目，也包括图片、表格、示意图和补叙性、解释性资料，等等。条目编写应当有所侧重，确保重点。重点条目记述特别重大的事情。对于重点条目，除了确保其占有较大篇幅之外，还应酌情配发图片、表格、示意图或链接其他资料。总之，要让大事要闻尤其是重大事件的记述在年鉴中十分抢眼，不至于掩没在信息的海洋之中。

为了加强基础信息和大事要闻的反映，确保年鉴的记述重点，有必要调整年鉴的内容结构，改善年鉴的内容选择和安排。这里有两点值得重视：一是要适当控制一次文献的规模。年鉴中一、二、三次文献的理想比例是1∶4∶5，即一次文献占总篇幅的10%左右，二次文献占40%左右，三次文献占50%左右。一次文献具有篇幅大而有效信息容量少的特点。一次文献不可不收，也不可多收。不可不收是因为有的一次文献权威经典，存查价值较高；不可多收是因为一次文献不论多么重要，在年鉴中也只是附属性的参考资料，而且年鉴不论部头多么大，篇幅也总是有限的，年鉴要在有限的篇幅里密集足够数量的有效信息，不能不合理地配置版面资源。因此，将一次文献控制在总篇幅的10%左右，是明智的选择。二次文献、三次文献由于经过深入加工、压缩和整理，具有篇幅小而信息量大的特点，在年鉴中应占绝对多数。现在的问题是，不少地方专业（行业）年鉴一次文献占比偏大。大到什么程度？从我拜读过的三四十种地方专业（行业）年鉴来看，多数超过总篇幅的20%。例如：某省教育年鉴仅特载、校长论坛、文件选辑三个部分的一次文献就达140页、38万字，占总篇幅的24%；某省卫生年鉴的特载、重要会议报告、规范性文件三个部分的一次文献共有150页、24万字，占总篇幅的40%。一次文献占如此之大的篇幅比例，势必冲击年鉴的记述重点，应当加以调控。调控的目标是将一次文献篇幅控制在10%左右，将二次文献篇幅扩大至30%～40%。二是要减少日常事务、例行会议、一般化成果的记述。对日常事务、例行会议、一般化成果之类的事物，一般不设专条记述；在概述条或其他综合性条目中确有必要记述时，也应当高度浓缩和概括，不能大面积罗列和堆砌，不要将鸡毛蒜皮扫做一堆。减少日常事务、例行会议、一般化成果的记述，目的是让出篇幅加强大事要闻的记述，确保年鉴内容重点相对突出。

二、适当突破题材的时空范围

年鉴着重记述上一年度的事情，选题选材有时间界限；年鉴着重记述本地或本专业、本行业的事情，内容选择也有地域和专业（行业）界限。这是不言而喻的。但是，着重记述并不等于只能记述，时间界限、地方和专业（行业）界限也并非绝对不可逾越。根据目前相当多的地方专业（行业）年鉴内容比较单薄，有效信息容量不大的实际情况，适当突破选题选材的时空范围，是完全必要之举。

时间范围的突破，要坚持以年度性资料为主，以历时性资料为辅，不完全排除前瞻性、预测性资料。之所以要以年度性资料为主，是因为年度性是年鉴的基本属性。以年度性资料为主要内容，是年鉴题中应有之义。之所以要以历时性资料为辅，是因为现实总是割不断历史，年度性资料与历时性资料总有千丝万缕的联系。适当选收一些历时性资料，可以使年鉴更加全面、真实、深刻地反映年度情况；条目编写适当运用一些历时性、背景性资料，也可以更为有效地说明年度情况，并能够提高条目内容的完整性。在年鉴编纂实践中，不少年鉴都有选择地收入一些历时性（回溯性、背景性）资料，对年度性资料进行衬托，或运用历时性资料与年度性资料进行对比，说明事物的发展变化。例如，2015年是“十二五”规划收官之年，2016年就会有不少年鉴开辟“十二五”回眸之类的专栏，系统地回顾“十二五”时期的发展成就。一些年鉴还会以统计表或示意图的形式，勾画当地或相关行业过去五年的发展轨迹。而更多的年鉴则在记述年度情况时，将其与上年的情况进行对比，说明本年度的发展变化及其特点。

之所以不完全排除前瞻性资料，是因为不少前瞻性资料也具有存查价值和检索意义，谨慎地选刊一些前瞻性、预测性资料，可以提高年鉴的咨询功能。由于连续刊登预测性资料而名扬四海的年鉴要数北美的《老农夫年鉴》。顾名思义，《老农夫年鉴》本是一部农民年鉴，内容涉及天文、气象、园艺、农耕及生活常识等。但由于它刊有出版后连续18个月美国各地的天气预报，而且据说平均准确率高达80%，这就使得它声名远播，读者面大大超出农民和园艺工人的范围，成为普通人家庭必备的工具书，同时也成为各国军事情报机关必须收集的情报资料。由此可见，年鉴完全杜绝前瞻性、预测性资料是不明智的。当然，前瞻性、预测性资料也不能随便滥用，其内容选择和安排都应当“谨”字当头，精选精编，稳妥处置。

空间范围的突破，要以本专业、本行业信息资料为本，以相关专业、相关行业信息资料为用。年鉴的基本任务是全面收录对应领域的基本情况和重要资料，以本专业、本行业的信息资料为本，天经地义。但世间万事万物都是普遍联系的，任何专业、行业都不可能孤立地存在和发展。年鉴用少量的篇幅（以不超过总篇幅的10%为宜）反映相关专业、相关行业的情况是十分必要的。而由于年鉴相关专业、相关行业领域的信息资料汗牛充栋，又有必要以有用性为标准，严格筛选，为我所用。基本的用法：一是运用“他山之石”（外界材料）对比说明本专业、本行业的发展情况。例如，《四川交通年鉴》就在附录中收入“全国各省、直辖市、自治区公路等级情况”“全国各省、直辖市、自治区公路里程”“全国各省、直辖市、自治区公路密度及通达率”等10多个对比性表格，运用国内各省份的交通基础数据，对比说明四川交通的发展现状及其达到的水平。二是有选择地收录一些与本专业、本行业密切相关的特色资料，充实年鉴的内容。例如，《中国轻工业年鉴》就设有一个与轻工业生产、经营密切相关的大篇——市场篇，用150多个页码、近40万字的篇幅，分别记述政策导向、市场动态、发展预测、海外信息等，还在附录篇中收入几万字的国外轻工业资料，这就有效地将中国轻工业置于市场经济和世界同业的广阔背景之下，不但赋予了年鉴较多的时代意义，而且极大地丰富了年鉴的内容，增大了年鉴的有效信息容量。《攀钢年鉴》运用耗散结构理念指导企业年鉴的创新实践，突破传统的疆界意识，注重年鉴信息的开放和交换，把本不属于企业的信息，如国内外钢铁企业和钢铁市场的信息资料，巧妙地编入自己的年鉴中，与本企业的信息融为一体。该年鉴主编认为，如果一本企业年鉴记录的东西局限于本企业，无论它的资料多么完备，也犹如一座孤岛，与社会与外界毫无关联，这种年鉴的价值是不大的。只有将本企业的各种信息资料放到社会大环境之中，通过对比、鉴别、筛选，有了这样的过程，编辑出来的东西才不会孤立；通过外界资料与本企业资料的交融，不仅能客观地在业内找到本企业的位置及差距，而且也能在市场中找到发展方向，这样的年鉴才能受到读者的欢迎。

三、增加二次文献的品种和数量

年鉴内容资料的表现形式是多样化的。除一次文献的法规文件、领导讲话和工作报告，三次文献的条目和文章之外，还有二次文献的多种资料形式，其中包括统计表、统计示意图、大事记、专项年表、解释性资料、书目、文摘、题录、名录、照片、索引，等等。但从已出版的地方专业（行业）年鉴看，上述多种资料形式尤其是二次文献的多种资料形式尚未普遍运用，相当多的地方专业（行业）年鉴表现手法还比较单一，内容较为单调。这在一定程度上影响年鉴的编纂出版质量。而要确保年鉴的质量，就要善于将多种资料形式熔于一炉，在有效控制一次文献篇幅的同时，增加二次文献的品种和数量，扩大二次文献的规模，实现年鉴资料形式多样化。当务之急要抓好如下几个方面：

一是抓好随文配图。当今社会已经进入读图时代，图文并茂早已成为大多数出版物的普遍追求。年鉴随文配图应当围绕“图文并茂”4字做文章。首先，图片要跟着内容走，跟着条目主题走。即配不配图，配什么图，配单图或是组图，完全由年鉴内容和条目主题决定。其次，配图数量要足够。全书图文比力争达到1∶5—1∶4的高水平，这样才能基本满足读图时代读者的需求。再次，配图要合理。这就要均衡插图，力求图片资料的广泛覆盖、全面覆盖，至少要全面覆盖综合情况和动态信息各部类的内容。

二是增加统计图表数量。统计图表的特点是具有直观性和便览性，可以化繁为简，方便读者阅读和检索。编得较好的专业（行业）年鉴都刊有数量不菲的统计图表。《中国机械工业年鉴》每年在“统计资料”部类中收入统计表150多页，还在其他部类中收入统计表和统计示意图上百件，全书统计图表所占篇幅比例达到40%。《中国农业年鉴》每年在“农业统计资料”中收入统计表218页，在附录中收入“中国农业同国外农业统计比较”图表40多页，仅此两项相加，就占全书总篇幅的53%。以此反观我们的地方专业（行业）年鉴，统计图表的运用实在差强人意，突出的问题是相当多的年鉴不设统计资料部类，其他部类统计图表也不多。对此，应当采取措施加以改进。

三是善用链接资料。链接资料形式不拘一格。可以是说明文，也可以是开列式文字；可以是统计表、示意图，也可以是文摘、名录、大事年表；可以用于解释条目内容涉及的新名词、新概念，也可以用于说明重大事件的背景，还可以用来提供预测性、前瞻性资料，等等。例如：某些历经多年完成的重大建设项目，在条目对其作介绍时，可以链接项目建设大事年表或进度表；介绍重要评奖活动的条目，可以链接获奖项目名单；介绍某地交通区位优势的条目，可以链接国家中长期铁路网规划图，等等。

四是为文摘、书目、题录、名录等开辟专栏。文摘、书目、题录、名录等二次文献是专业（行业）年鉴常见的资料形式。《中国中央电视台年鉴》在“专论”部类中就辟有“论文摘要”“论点摘编”两个稳定栏目，每年安排五六万字的篇幅，系统汇辑有关中国电视事业的较有影响的论文、论点摘要。《中国出版年鉴》则设有多个文摘、书目、题录、名录栏目，其中包括“书评文摘”“报刊书评索引”“专题书目”“获奖书简介”“新书推介”“畅销书目”等，每年分别以文摘、书目等形式，推介各类图书两三千种，又以名录形式，将国内上千家出版机构尽收其中。这样，年鉴内容不但涵盖国内出版界最新、最重要的成果，而且覆盖所有的出版机构和出版人，信息量相当大。《中国—东盟年鉴》也常设“论文摘要”和“研究成果题录”栏目，每年分别以文摘形式介绍东南亚研究重要论文数十篇，以题录形式介绍东南亚研究成果数百项，篇幅虽然只有几万字，却有很大的内容张力。上述年鉴的做法，也值得大家借鉴。

随着时代的进步，读者对年鉴信息资料的检索有了更高的要求，那就是多元化、明细化和方便快捷，二次文献因此在年鉴中应运而生，而且数量不断增多、品种逐渐多样化的趋势越来越明显。对此，我们应有足够的认识。

四、进一步规范条目编写

条目是年鉴内容的基本导检单元和相对独立的信息主题，也是年鉴内容的主体，条目的编写质量在很大程度上决定年鉴的内容质量。因此，进一步规范条目编写，努力提高条目质量，意义重大。

首先，要规范条目选题。条目选题一定要有原则和标准，不能捡到篮里便是菜。条目选题一般原则是：择新择特，择大择要，可查可用。具体标准则要从自家年鉴的实际出发加以制订。标准的贯彻更需要有足够的马上功夫和马下功夫，不能偷闲躲懒，不能简单化。简单化的具体表现是条目选题栏目化、模式化、雷同化。我曾见到这样一部地方行业年鉴，全省各部门的同行条目一律是“概况”“年度主要工作”“制度建设与管理创新”“人才队伍建设”，各市县同行的选题也一律是“概况”“年度主要工作”“制度建设与管理创新”“人才队伍建设”，而所属行业组织和社会团体的条目，也还是这么几条。全书六七百个条目，同名条占了四五百个，而且大部分是连续几年稳定设置的栏目化条目。这是条目选题栏目化、模式化、雷同化走到极端的例子。这样的案例虽不多见，但类似的情况是普遍存在的。例如：某省卫生年鉴中几十个医疗机构的条目选题基本上也是模式化的，各市卫生工作的选题更加雷同，几乎一律是：“基本情况”“公共卫生”“医政管理”“基层卫生与妇幼保健”“中医药工作”等；某省建设年鉴中各市建设的选题也是千篇一律：“城乡规划”“城市建设与管理”“宜居城乡建设”“城镇村庄建设”“住房与房地产”“建筑业”“建设科技”，等等。大家都知道，任何事物的发展都是不平衡的，各地的发展总有差异。各个城市的卫生工作也好，建设事业也罢，都同样存在巨大的差异。差异就是特点。条目选题模式化、雷同化，完全抹杀了这种差异，也就抹杀了地方的特点，这不能说是一种合理的选择；而从条目选题中完全见不到任何一个地方的工作亮点和年度发展特点，这也达不到年鉴条目选题从实际出发，记新记特、记大记要的基本要求。

年鉴条目化的意义：一是将内容资料化大为小，以方便读者检索；二是有利于大面积更新选题，实现年鉴的常编常新。条目选题大面积重复或雷同，相当多的条目长期稳定设置，既不符合条目化的本意，也不符合条目化的要求。

其次，要规范条目内容要素和记述程序。一般记事条目的内容要素需要按新闻五要素加以规范。新闻五要素是时间、地点、事主、事情、结果，特别重要的事件还需要交待原因，五要素变为六要素。概况（概述）条目内容要素和记述程序一般规定为：基本情况、年度主要业绩、发展特点、存在的困难与问题。会议、节庆活动条目内容要素和记述程序一般规定为：时间、地点、主办（承办）单位、主题、主要内容、参与人数、社会影响等。人物条目的内容要素和记述程序一般规定为：定性语或新闻由头（入选理由）、所在单位、职务、职称、性别（男性不表）、出生年月或生卒年月、籍贯、民族（汉族不表）、主要学历、主要经历、主要业绩、主要荣誉称号、重要社会兼职等。从年鉴中可以看出，不同类型的条目，内容要素和记述程序不尽相同，甚至大相径庭。这是由于记述对象不同而要求有异。但是，同一类型的条目，内容要素和记述程序一般是整齐划一的。或者说，有很大的可比性。这是年鉴作为资料性工具书规范性的具体体现。

规范条目内容要素和记述程序的目的，主要是防止条目写作的随意性，确保条目核心资料相对完整，有效信息高度密集，而且十分方便读者检索和查考。以这样的眼光来考察近年出版的部分地方专业（行业）年鉴，某些方面显然还需要进一步加以规范。例如：某些概况（概述）条目内容要素不周全、不稳定，收入的经济技术指标数据纵横不可比；某些记事条目要素不全，缺少时间、地点，随意省略主语（事主、工作主体），造成所记事项、事物眉目不清；某些会议条目不记主办、承办单位，或不记出席人数，造成信息不完整，等等。诸如此类的毛病，也会降低年鉴的内容质量，应当加以克服。

第三，要规范条头标引。条头标引，应当采用通用的词和词组、独立的名称和概念、短语或短句，不用冷僻、艰深的词汇和令人费解的缩语，也不使用标语口号或推论式、铺垫式句子和因果复句。冷僻艰深的词汇如：“创卫”“四防一体”“两个排查”等。令人费解的缩语如：“一线两带”“两基迎检”“三大建设”“四大目标”“五项整治”“6433工程”等。标语口号如：“政府全心全意为民办实事”“努力改善贫困地区群众生产生活条件”等。铺垫式句子和因果复句如：“加强制度建设，实现节能降耗目标”“加大监控力度，保障网络数据安全”，等等。这类不恰当的标引，使读者如坠五里雾中，实在难明其意、难以检索。规范标引的基本方法和要求：一是以事实和相关信息资料为依据，准确地概括主题；二是措词通用规范，不随意生造名称概念，尽量避免凑数文字；三是十分简洁，不随便多用一个可有可无的字和词；四是有利于检索，尽量切合人们的检索心理，尊重读者的检索习惯，即主题词不能缺失，也不能遮遮掩掩，尽量选用人们容易想起的关键词，等等。

（责编：高生记）

The Key Point of Quality Controlling of Professional（Industry）Yearbook

Xu Jiakang

Combining with the present situation and main problems on compiling and publishing,this paper proposed professional(industry)yearbook compiling must highlight the main narration,properly break through the range of spatio-temporal theme,and increase the species and quantity of secondary literature,then further standardize the item compiling.So the writer hold that the four points mentioned before are the basic program to control the quality of yearbook,also the top priority on enhance the quality of the professional(industry)yearbook.

Professional Yearbook Quality Controlling

许家康（1950—），男，广西合浦人，编审。现任广西社科联巡视员、中国出版工作者协会年鉴工作委员会主任，长期从事年鉴编纂出版工作和年鉴学理论研究。