信息时代下人事档案信息管理优化分析

□ 杨柳良

信息时代下人事档案信息管理优化分析

□ 杨柳良

随着经济的发展，我们已经进入信息飞速发展的社会，不仅电子计算机在各个行业中被普遍应用，网络技术也得到了比较普遍的应用。现阶段各个单位都在积极地引进智能化管理，大多数的用人单位都在加强人事档案信息管理。针对如何提高人事档案信息管理智能化，不断提高信息管理使用效率等问题，本文将进行探讨，试图提出相应的优化改进措施。

信息时代；人事档案信息；管理信息化；对策措施

新形势下人事档案信息管理成为很多企事业单位人事管理工作的薄弱环节。人事档案详细记录了档案管理人的社会经历、德才表现和成长过程，是全面考察和了解人员的重要参考。现代社会人才流动不断加快，人事档案信息的管理也呈现动态变化的过程，因此，信息时代下人事档案信息管理系统将是企事业单位人员管理的重要平台，提升人事档案管理信息化水平是加强人事档案管理的时代需要。

一、企事业单位人事档案信息管理存在的薄弱环节

（一）人事档案管理信息化意识不强

很多单位人事档案管理人员信息化意识不强，管理模式比较单一。一些单位在人事档案管理过程中，思想上没有足够的重视，只是对人事档案进行简单保管，当成一项辅助性工作，片面认为人事档案管理工作只是收收管管、查查找找，只要不丢失，能够随时查阅就可以了。长期以来，不少单位普遍认为档案管理就是材料保管和提供查阅咨询功能，没有去创新管理模式；很多单位还停留在手工检索的传统管理阶段，有的单位信息化基础设施配备还不完善，信息资源不能共享，管理模式相对传统，管理效率还比较低。

（二）人事档案信息长效管理制度不健全

有的单位人事档案的管理制度不健全，档案管理人员对人事档案材料的收集、整理、编目不规范、不准确，主观性强，造成有的档案材料书写不规范，内容不完整，档案内容空缺等现象存在；有的单位人事档案信息资源不能有效利用，管理工作又没有制度作保障，没有规范可遵循，人事档案信息管理质量和完整性难以保证。

（三）人事档案管理信息化水平较低

在信息化支持的大数据时代，人事档案管理催生信息化是时代发展的必然产物。但是，很多单位人事部门对人事档案管理实现信息化还未足够重视，有的停留在手工检索的水平，有的人事档案管理虽然建立了数据库管理系统，但也只是输入了相应的个人信息资料，没有后续的数字化管理和信息资料资源共享，利用率比较低，动态管理相对落后，人事档案管理信息化水平较低。

（四）人事档案管理人员缺乏专业的管理知识

企事业单位人事档案管理人员绝大多数是非档案管理专业人员，人事档案管理队伍中具备干部人事档案专业知识又掌握信息化专业知识的人员更少。新形势下的人事档案管理对管理人员的综合能力提出了新的要求，过去把已有的人事档案信息资料简单收集、装订整理的手工化模式与人事档案信息管理信息化、网络化的发展不相适应，人事档案管理人员迫切需要“充电”，以不断提高他们的业务技能、职业道德素养和信息化知识水平。

二、建立信息化系统是人事档案信息管理的必然需求

（一）人事档案管理信息化是管理者的迫切需要

人事档案信息是组织人事部门详细、客观考察一个人的重要依据，如果人事档案管理中各种信息的存贮、加工、检索和传输还是手工方法，难免对人事档案信息汇总不准确，效率低下，影响领导决策。信息时代下建立信息化、实时化和网络化的人事档案信息系统，能够实现一次信息录入，快速重复检索，并能与考核考勤、请休假、培训教育、工资薪酬、社保缴费等相关信息系统形成数据共享。运用现代计算机网络通信技术将档案信息检索提升为智能检索及网络检索，可实现人事档案信息的网络化传递。

（二）人事档案管理信息化是使用者的愿望

建立更先进的人事档案管理系统对于任何有信息需求的员工来说都是一个良好的愿望，人事档案管理系统与单位员工切身利益息息相关，关系到员工的职称评聘、工资晋升、考核管理、人才选拔和教育培训等方方面面。

三、信息时代下人事档案管理的对策措施

在加强人事档案信息管理的过程中，应当充分应用信息化技术和网络技术，实现人事档案信息管理的自动化、智能化，不断提高档案管理人员的综合素质和专业水平，使其适应时代和发展的迫切需要。推进人事档案信息管理的创新发展，可考虑从以下几个方面着手。

（一）领导要增强档案信息化意识

单位领导要高度重视人事档案信息管理工作，充分认识人事档案管理信息化是顺应时代发展所需，形成推进信息化发展的共识。在此基础上，单位领导应加强对人事档案信息管理工作的检查、指导和督促，加大完善人事档案管理信息化、智能化的投入，规范各项规章制度，确保人事档案信息化建设能够有序推进，不断满足单位长远发展的战略需求。

（二）健全人事档案信息管理的制度

信息时代下加强人事档案信息管理要创新工作机制，从“精简、统一、效能”的原则出发，提高工作效能；还应制定、完善相关管理规范，以改革发展的思维提升人事档案信息服务水平，实现人事档案信息管理制度化、规范化、科学化。

（三）实现档案信息的充分共享

信息时代下要实现档案信息的共享目标就必须加强平台建设，建立标准化原则，优化信息技术；在安全的前提下建立、健全整合与共享的标准体系，做到在技术上协调统一，以开放的观念实现档案信息资源共享；做到长远规划、超前理念、全面兼容、安全有效地开发利用，尽快完善人事档案的计算机网络系统，通过局域网等方式实现信息共享、网上采集信息等功能。

（四）建设人事档案信息数据库

目前，很多单位人事档案信息管理仍处在向信息化管理过渡的阶段，要扎实稳步推进人事档案信息化建设，优先将人事档案基础性信息建立数据库。首先，要对本单位各部门人员的基本信息，如编号、姓名、性别、出生年月、参加工作时间、民族、政治面貌、籍贯、专业技术资格、学历学位、专业方向、职务等基础信息根据档案分类编目的要求分别录入，形成档案目录库。建立人事档案信息数据库是需要长期积累的过程，应该从低级到高级不断完善。数据库建设的过程中，应该把档案信息管理和计算机技术进行有效的结合，将各相关部门人事档案信息连接起来，如组织部门的职务任免、政审考核，职改办的职称评聘，工资管理部门的工资变动，社保局的社保办理等相关信息统一起来，把综合数据与档案目录库进行有效的综合，不断完善形成网络开发式、分布式的综合数据库，逐步提高人事档案信息化水平。

（五）提高档案信息管理人员的综合素质和专业技能

档案信息管理工作信息化建设的过程中，需要加强对档案从业人员的技能提升。培养造就一支高素质的档案管理队伍是信息化建设的重要保障。

一是档案信息管理人员要具备较强的政治思想素质和责任意识。人事档案管理工作是一项具有高度政治性和严格保密性的工作，人事档案管理人员需要具备较强的党性原则，每个工作环节都需要按照制度来落实，依据规章来开展。

二是档案信息管理人员要不断学习档案管理呈现的新技术和新方法，与时俱进，不断提升业务素质和能力，强化用信息化手段开展档案规范化管理的能力。

四、结语

人事档案信息管理工作对于企事业单位来说至关重要，相关单位应该统一认识，建立健全人事档案信息管理制度，完善人事档案数据库，提升人事档案信息管理人员的技能素质，加大档案信息化建设的投入力度，提升企事业单位人事档案的信息化管理水平。

1.李如妍.信息时代高校人事档案工作探析[J].辽宁师专学报(社会科学版),2011(1).

2.易正春.昭通档案信息化建设工作现状与发展对策[J].云南档案,2010（2）.

3.郭娅静.信息时代下高校人事档案管理探析[J].城建档案,2015(6).

（作者单位：广西人民广播电台人力资源部）