学校档案成绩管理策略分析

谭慧

摘 要：高职院校档案信息化建设是信息化社会的必然要求。文章着眼信息化社会的前沿，立足我国高职教育的实际，阐述了高职院校档案信息化建设面临的问题、档案信息化建設的制约因素、加强档案信息化建设的对策等三个方面的内容。

关键词：学校档案； 成绩管理； 策略

中图分类号：G710 文献标识码头：A

《中华人民共和国档案法》第十三条指出：“各级各类档案馆，机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全；采取先进技术，实现档案管理现代化。”这一规定从管理制度、设施设备、先进技术三个方面对档案工作提出了高标准要求，其中“采用先进技术，实现档案管理现代化”是档案管理的目标和落脚点，“建立科学的管理制度”和“配置必要的设施”是“实现档案管理现代化”的基础，而“实现档案管理现代化”的重要标志是档案信息化建设，档案信息化建设已成为档案管理现代化建设的最主要的内容。因此，加强高职院校档案信息化建设，既是《档案法》赋予档案部门及工作人员的神圣使命，也是信息化社会的必然要求。

一、成绩档案在信息化建设中的重要性

1、促进学校教育教学改革发展的作用。成绩档案是反映学校教育教学全过程，体现学校办学指导思想和培养目标的历史资料。成绩档案不仅能反映学校教育教学的总体情况，而且还能帮助领导决策，科学地总结以往的经验教训，找出影响学校教育教学发展中存在的问题，为学校重新制定正确的改革发展方案，进行新的探索提供可靠依据，起到促进学校教育教学改革持续发展的作用。

2、反映学校教学质量的作用。教师的业务档案记载着每个教师的授课水平、教学业绩、教学点评、学生评教以及教学管理部门和学校对教师的评价等资料，综合这些成绩档案资料，就能真实地反映出学校的教学水平和教学质量。对学校今后如何加强教学管理，提高教学水平和教学质量有着十分重要的作用。

4、成绩档案有服务作用。成绩档案记载着丰富的科学技术知识和文化知识，许多科学技术知识和文化知识在现在的教学中得以应用。如数学建模档案信息的提供利用，在我系的数学建模教学和参加比赛中都起到了很好的作用。档案是全社会的知识和财富它的主要目的是为社会和人民服务。成绩档案也是一样，它不但能为学校的教育教学服务，也能为地方经济建设服务，为国家现代化建设服务。

二、 学校成绩档案的开发与利用

成绩档案工作要有进一步的发展在于它要具有开拓性。档案工作者必须及时开发挖掘现有成绩档案信息资源，把资源优势转变为信息优势，主要有以下几个途径：

1、从目前形势来看，成绩档案的工作重心应由收集、整理和保管转到利用上。具体说，成绩档案工作在坚持收集、整理的基础上，应该充分注意到高校改革对档案工作提出的新要求，不能只埋头收集、保管而要多创造效益，千方百计提供服务，在服务中体现成绩档案的价值。

2、现代化技术是开发利用的重要手段。运用现代化自动技术开发利用档案信息资源是一项潜力大、前景好的工作。档案管理人员要认真学习、掌握计算机网络化及多媒体等先进技术，选用引进起点高、功能兼容性强的档案信息管理软件来管理档案，逐步编制配套的检索与参考工具，建立健全有效的网络检索体系，手检机检相辅相成，齐头并用。为了使利用者直接快捷地用计算机查阅档案信息，可以开通网络，适当建立有关教学中的重要文件数据库、统计数字数据库、学籍卡数据库、教学改革等方面的数据库，在网上提供服务。

3、做好编研工作是开发利用的重要环节。档案编研工作是一项业务性技术性很强的工作。将所保管档案按照专题进行汇编或选编，然后根据需要以不同的方式公布或出版，是开展主动服务的一种有效形式，它可使档案信息资源得到最广泛的开发利用。所以，无论计算机等现代化自动化技术怎么发展，都是不可能取而代之的。

4、加强档案利用工作的信息反馈，大力宣传报道档案利用工作中的典型事例。借阅档案登记簿只能作为借还档案的依据，不能反映档案利用基本情况和效果。档案人员应做好利用效果的收集和补充工作，注意分析反馈信息。同时还要大力宣传成绩档案利用后取得的社会和经济效益，在此基础上将典型事例汇集起来，编撰成利用效果汇编。这不但可以宣传档案工作，扩大影响，提高成绩档案的地位，而且还可以提高档案工作人员的业务水平，能够及时地总结档案利用规律和特点，为档案利用工作的进一步开展提供依据。

三、对学校档案成绩管理策略的思考

随着科学技术的快速发展，许多高科技技术已大量应用档案管理工作中，档案的管理手段、管理方式、服务形式、服务内容等都发生了根本性的变化，对档案管理工作提出了新的更高的要求。目前，高校档案管理工作虽然已发生了很大的变化，但也还存在不少的问题，特别是在成绩档案管理方面。为适应新形势的要求，做好高校成绩档案管理工作，应做好以下几个方面的工作。

1、建设适应现代化管理的档案室。档案室的建设要适应现代化管理的要求，配备必要的管理设备，建立建全网络信息系统，提高档案管理水平。学校的档案资料丰富，种类多，除了一部份由学校档案室保存外，还有大量的成绩档案资料是由各学校下属的院（系）档案室保存。因此，除了要高标准地建设好学校档案馆外，学校下属各院（系）还应建设一个条件环境较好的档案室。目前各高校校一级的档案馆条件环境都较好，能适应现代化管理的要求，但是学校下属院（系）一级档案室建设还存在一些问题。如有的没有设专门的档案室，而是系部的一个仓库或者说杂房。

2、建设一支高素质的档案管理队伍。高校要做好成绩档案管理工作，首先要有高素质的管理人员。目前，档案管理人员中，部份管理人员存在素质不高业务不熟，更换频繁不稳定，地位不高业务培训少，还有少数人员缺乏工作积极性，上进心不强，领导和有关部门过问少等问题。由于这些问题的存在，不同程度地影响了档案管理工作，特别是成绩档案管理工作。为此，学校和教学管理部门应重视档案管理人员（包括兼职人员）的建设。

3、利用现代化管理手段加强成绩档案的管理。随着科学技术的快速发展，许多高新技术被广泛应用到档案管理工作中，特别是网络信息技术，已在档案管理中普及应用。网络信息技术有传播信息速度快，能在不同的时间、不同的地域、不同的空间将信息传播出去。目前，各高校都有自己的网络系统，高校成绩档案的管理应利用学校现有的计算机网络平台，建设好成绩档案信息网络系统，特别是要加强系一级档案网络系统的建设。真正达到成绩档案管理现代化，服务利用信息化的要求。使其更快捷、更全面、更好地为学校教育教学、为地方经济建设、为社会服务。

4、档案管理人员要认真学习业务知识，熟悉成绩档案的管理知识，明确成绩档案的内容。成绩档案内容丰富，种类很多，根据学校成绩档案管理细则所明确的分；综合类；教学管理类；教学业务类；教学研究类等。其中综合类主要包括各级教育教学主管部门的有关教学文件、教学计划、规章制度、教学工作中的数据统计、资料分析、工作总结、会议记录、教学检查等。教学管理类主要包括教师教学资料、师资建设资料、学籍管理资料、学生奖惩资料、教学质量检查情况等。教学业务类主要包括教师业务档案、学生毕业论文、教学实习计划、教学进度计划、教师自编、主编教材等。教学研究类主要包括各类改革项目、科研项目、科研成果、科研论文、科研课题、立项申请及获奖情况等。

参考文献：

【1】 王东宁.档案信息化建设的有规则与策略[J].中国档案，2003，（1）.

【2】 殷涛.如何提高高学籍管理工作水平[j].重庆文理学院学报，2010.