新时期会计档案管理工作存在问题及对策

□赵秋梅 李存英 马红燕

新时期会计档案管理工作存在问题及对策

□赵秋梅 李存英 马红燕

近年来，随着我国市场经济的飞速发展和信息化水平的不断提高，对会计档案管理工作也提出了一些新的、更高的要求。会计档案是各单位重要的历史资料，真实地反映了各单位的各项经济活动情况。从会计工作的社会实践来看，会计档案管理工作是各单位财务管理工作的最后一个环节，也是管理中相对薄弱的环节，尤其是在现今的信息化社会背景下，会计档案管理中也出现了一些新问题，难以满足经济发展的需要。我们要采取积极的应对措施，及时发现问题并加以解决，做好本单位的会计档案管理工作，加强内部控制建设。应该严格按照新的《会计档案管理办法》要求，健全会计档案管理体系，规范会计档案的管理工作，加强对其质量的控制，提升会计档案管理工作的整体水平，以适应时代发展的需要。

一、新时期会计档案管理工作存在的主要问题

当前，针对我国企事业单位会计档案管理的实际情况，我国的会计档案管理工作存在以下几个方面的主要问题：

（一）会计档案管理的意识淡薄

在实际工作中，各企事业单位的领导、财务管理人员等对本单位的资金管理和会计核算工作通常都比较重视，但是对于会计档案的归档、保管及销毁等工作思想上重视程度不够。很多单位认为会计档案管理工作比较简单，管理人员不需要过多地学习和培训就能胜任，所以，一些单位的会计档案管理人员缺乏必要的档案管理知识，不了解档案管理的基本流程和具体步骤，整理出来的会计档案难以达到国家的相关要求，不方便查阅和使用；有的单位由于人员所限，没有专（兼）职会计档案管理工作人员，会计档案直接由单位的会计人员长期进行保管。

（二）电子会计档案管理不到位

多年来，在会计档案管理中，很多单位非常注重对会计凭证、会计账簿、会计报表等各种纸质档案的归档和整理工作，仍依附于大量的纸质媒介进行会计档案管理工作，而忽略了对于电子会计档案相关数据整理以及软件读取平台的建立。当今世界是一个信息化和网络化迅速发展的时代，越来越多的凭证、账簿和报表在电算化下以电子形式产生和传输，生成了大量的电子会计档案。而在实际工作中，一些单位没有制定专门针对电子会计档案的管理制度，忽视了对电子会计资料的相关格式转换和对磁存储介质的保管工作，使得存储在相关介质上的信息没有办法读取，各种安全措施不到位，有的甚至造成数据信息的丢失和数据库的破坏。

（三）会计档案管理制度不完善

完善的会计档案制度可以促进单位的会计管理工作高效运行。按照我国内部控制管理的要求，各企事业单位应建立相应的会计档案管理制度，但是，有很多单位并没有根据国家相关规定建立符合自身情况的会计档案管理制度，使得会计档案管理人员在工作中没有制度依据，难以做到科学、规范管理。即使有的单位建立了相应的会计档案管理制度，但是制度不够健全，有的也没能根据国家相关新政策及时进行更新，执行难以到位。另外，在会计档案管理方面，也没有形成相应的监督机制，管理模式和管理手段与实际情况脱节，出现问题时，难以明确和追究相关人员的责任。

二、新时期加强会计档案管理工作的相关对策

（一）提高相关工作人员的思想认识

单位的会计档案是记录企事业单位经济活动的重要资料和有力证据，既是重要的经济史料，又是单位整体档案的一个必要组成部分。在信息时代，会计档案管理工作的作用越来越明显，会计档案为加强单位财务管理、进行绩效考评、实行责任审计等提供了必要的基础数据支持，具有重要的、不可替代的作用。

为了发挥会计档案的重要作用，首先，要加强宣传，使广大领导干部和有关工作人员从思想上重视会计档案管理工作，在会计档案管理工作中，能够积极支持和主动配合，共同做好单位的会计档案管理工作。其次，在新时期信息化的大潮中，会计档案管理工作较传统管理方式有了很大的变化，对会计档案管理人员的素质提出了更高的要求。单位的领导要支持相关的工作人员加强专业技能的学习，作为会计档案管理人员自身，也要严格要求自己，力争使自己成长为具有过硬的专业素养和操作技能的会计档案管理人员。

（二）加强对电子会计档案的管理

一般而言，对于纸质的会计档案管理工作，相关的管理人员能够驾轻就熟，相对做得比较好；而对于电子会计档案管理工作则还很不尽人意。随着我国计算机技术在会计核算中的广泛运用，为会计档案电子信息化管理提供了可能。在日常电算化和网络化的会计核算工作中，会产生大量的电子会计档案，这些电子会计档案可以依托计算机和网络实现信息的收集、保存以及档案的自动分类、统计等，从而实现档案的智能化、现代化管理。同时，管理人员也可以利用计算机相关配套的设备，比如扫描仪等，将纸质媒介上的大量文字及图像等转化成为需要的相关电子数据。这样，一方面，可以方便各单位数据信息顺利传递，将大量的会计档案工作进行数字化的科学管理；另一方面，借助互联网平台，可以实现电子信息多地、多部门共享。现代化的会计档案管理，可以省时、省力，但是，会计档案管理的现代化，会涉及许多新的问题和挑战，会计档案管理者要不断研究各种新的情况，努力学习计算机和网络的专业知识，对于产生的大量电子会计档案，要严格按照新的《会计档案管理办法》的规定，实现会计档案的标准化和规范化。当然，这需要一个长期的过程，不可能一蹴而就，要经过长时间的努力，以及全体人员的广泛参与，从而加快单位电子会计档案的科学化、规范化的建设步伐，促进各单位经济管理工作的可持续发展。

（三）健全会计档案管理相关制度

当前，在各单位完整的内部控制的管理手册中，应当包括一套健全的会计档案管理制度。相关会计档案管理制度中，具体应涵盖会计档案的整理、归档、传递、保管、借阅、销毁等方面，要明确会计档案的归档内容和要求，梳理会计档案管理的流程，明确各环节工作的责任人。会计档案管理工作人员应当严格按照档案管理制度要求，按时装订各种会计凭证、及时进行会计资料的整理和归档、定期检查各种会计档案的存放等情况，当需要查阅、借出会计档案时，要严格履行会计档案的登记程序和相关手续。要建立相应的安全保密制度，对于实际中出现的随意丢放、损坏以及篡改、泄露会计档案的各种行为实行相应的责任追究制度，保证会计档案的安全和完整。另外，健全的会计档案管理制度，还应包括会计档案管理的内部监督制度，作为单位内部控制制度的重要内容之一，在日常工作中，加强对会计档案的监督管理。除了内部监督外，还必须注意外部监督体系的构建，建议在将要修订的新《会计法》中，增加对各单位会计档案管理工作监督的内容，如要求各级财政、审计等部门在对各企事单位进行有关业务内容检查过程中，应同时关注其会计档案管理情况，并将各单位会计档案管理工作作为进行绩效考评的依据之一，从而促进各单位会计档案管理工作的顺利开展，提高会计档案管理的整体社会水平。

随着社会经济和科学技术的飞速发展，会计档案作为信息资源的重要性在各方面愈发凸显。我们应当与时俱进，不断研究会计档案管理过程中出现的新情况、新问题，探寻会计档案管理的趋势和特点，努力提高会计档案资源的利用效率。在信息、网络高速发展的今天，会计档案管理者要顺应时代发展的要求，更新观念、边学习边实践，努力提高自身业务水平和职业道德修养，以科学的态度进行会计档案管理。各单位在加强内控建设的同时，要完善会计档案管理制度，在会计档案管理工作中，做到依法、依章办事，内外监管到位，确保会计档案工作科学、规范，促进会计档案管理工作有序进行，使我们的财务管理工作更上一层楼，为社会发展及经济建设提供更好的服务。

作者单位：河北经贸大学河北省财政厅 河北省农林科学院

责任编辑：魏笑甜