大数据时代的单位档案信息化建设

李瑞鸿

[摘 要]随着行业和单位的不断发展，积累的档案资料越来越多，传统的档案管理模式和技术已经不能完成海量数据的整理和分析，另一方面，大数据技术能够有效处理大规模数据。现代社会信息化程度越来越高，推进信息化在档案管理中的应用，具有重大而深远的意义。基于此，本文分析了大数据技术、现在档案管理存在的问题，进而研究了大数据时代档案信息化的建设。

[关键词]大数据；单位档案；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.112

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-0-02

随着计算机和网络技术的不断发展，信息化已经成为提高工作效率、改善工作方式的重要手段。针对传统档案管理存在的突出问题，通过对大数据技术的深入研究，研究大数据技术在档案管理中应用，是本文的研究重点。

1 大数据技术概述

半个世纪以来，随着计算机技术全面融入社会生活，信息数据已经积累到了一个开始引发变革的程度。大数据正在以一种前所未有的方式，通过对海量数据进行分析，获得有巨大价值的产品和服务或深刻的洞见。一方面大数据可以转化为具有经济价值的技术，另一方面，大数据已经撼动了世界的方方面面，从商业科技到医疗、政府、教育、经济、人文以及社会的其他方面。同样大数据时代的到来，也将影响到档案管理，如何在这种形势下，更好的利用大数据并发挥其在档案管理工作中的作用，也是相关人员现在面临的挑战。

大数据的核心是预测。大数据不是要机器人像人一样的思考，相反，它是把數学算法运用到海量的数据上来预测事情的可能性。2009年H1N1甲型流感爆发，而在爆发前几周，谷歌公司便已经预测到了流感的爆发，并且可以具体到特定的地区和州。这是因为谷歌公司保存了多年以来所有的搜索记录，他们设立了一个系统唯一关注的是特定搜索词条的使用频率与流感在时间和空间上的传播关系。经过一系列处理计算，他们预测的准确度高达97%。由此可见，通过特定的系统对大量数据进行分析，是可以完成曾经用传统思维无法预料到的事情。大数据引发的革命并不在于分析数据的机器，而在于数据本身和人们如何使用数据。

2 现阶段单位档案管理的问题

2.1 档案信息化管理人员的专业水平不高

从事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高的档案管理技能，同时，其对计算机及网络技术的要求也较高。现实中，从事档案管理的人员多数并不是档案管理相关专业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑，由此导致在建设信息化的人事档案过程中，不能快速、准确的完成信息的检索和录入，致使人事档案信息化水平不高。

2.2 档案信息化管理存在安全风险

信息化建设过程中的安全风险是难以规避的，这也是进行档案信息化管理所必须承担的风险。在信息化档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成更为严重的后果。现阶段相关管理人员对人事档案管理中的安全风险认识不足，存在的安全隐患较多。

2.3 信息化建设缺乏相关的管理规范

在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间，但是落实的过程还存在不少问题，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此在各单位系统内部，并没有形成一套完整的、成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，档案信息化建设长期停步不前，多数单位的档案信息化建设只停留在口号中，并没有落实到具体的实践中。

2.4 新技术的重视程度不足

档案管理部门的领导对新技术和信息化建设，在思想上的重视程度不够，认识不全面。档案管理是一项非常基础、默默无闻的工作，部分单位对档案工作的重视程度不够、投入不够、人员配备不足，认为档案管理就是简单的管理档案，只要不发生档案丢失就万事大吉了，致使档案工作的管理水平和质量不高。尤其是在新技术浪潮的背景下，如何使用大数据分析技术和信息技术提升档案管理的水平和效率，还存在严重的认识上的漏洞。

2.5 档案管理信息化进程缓慢

绝大多数单位将资源投入到可以为本单位带来直接效益的部门工作中，对于起到辅助作用的人事档案管理工作，长期不被重视。同时在档案建设与管理过程中存在重收集、轻利用的弊端。很多单位比较重视信息统计的过程，一旦信息归档就认为万事大吉，由此导致档案管理长期停滞不前，尤其是在信息化和智能化方面的投入远远不足，相关软硬件设施建设不到位，没有引入档案管理软件或者信息化管理系统长期不更新。

3 应用大数据技术开展单位档案信息化建设

本文从提升档案存储、利用便捷性、数据分析提高利用程度等方面进行了研究。

3.1 大数据时代发展档案信息化建设的对策

3.1.1 转变档案管理人员的观念

大数据时代要求的不仅仅是一小部分数据，而是对数据整体的分析，具体到特定单位中，在长期工作中整理总结的各方面档案都是其数据处理和分析的一分子。传统的方案管理重在收集和保存，在使用和分析方面重视程度不足的问题。但是在信息时代，需要档案管理领导和工作人员转变工作观念，从保存转变为主动利用，借助于大数据分析技术，加强对人事档案、设备档案、单位工作档案、每年业绩档案等各种信息的分析。提高认识的另一方面就是要对档案管理和利用所能带来的巨大经济效益有足够的认识，档案管理已经不再是单纯的单位附属部门，而是能够创造直接经济效益的部门，在单位重大决策中应提出基于数据分析的建议。

3.1.2 开发大数据在档案管理中的应用

随着单位事业的不断推荐，旧的档案还没有完全利用，新的数据和信息就已经源源不断的产生，传统的档案管理模式已经不能适应海量数据存储、查阅和分析的需要，因此本文建议广泛研究并开发大数据技术下的档案管理新模式。笔者在分析国内外先进管理模式和档案管理新技术的基础上，建议从以下几个方面开展工作：首先，应尽快完成档案的数字化工作，传统的纸质档案无法满足大数据处理的要求，在原有档案的录入过程中，应按照统计学的原理进行分类，便于后期使用；其次，应引入先进的档案管理系统软件，借助先进的科技力量，完成之前数据分析不能胜任的大工作量处理工作；最后，在档案利用的过程中应同时结合横纵分析和动态管理的手段，来保证数据的真实性和可靠性。横纵分析指的是在数据管理中不仅仅需要比对单位随着时间推进所发生的变化，更应该比对所在行业的其他单位的发展、各部门之间的效益对比，动态管理指的是档案数据的及时整理、无用数据的剔除。

3.2 大数据背景下档案信息化管理应注意的问题

3.2.1 增强安全管理

大数据技术支持下的信息化档案管理，其网络和存储的安全问题更为突出。信息化档案的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，应严格控制档案信息的访问权限；其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接；再次，安装杀毒软件并进行定期升级；最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。

3.2.2 重视系统的定期维护

档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要對其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入应完整详细，数据的完整性是后期管理的基础；其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，只有将最新的信息录入系统，才能保证系统在使用中的可靠性。与此同时，在信息删除和更新的过程中，建议使用大数据技术，快速、准确地完成新旧数据的对比和分析，确保录入系统的信息是准确并有效的。

3.2.3 深度开发、充分利用

之所以要利用大数据技术进行档案的信息化管理，就是要提高档案的利用效率，发挥档案资源的作用，因此必须充分认识并大力提高信息化档案的利用率。档案信息化建设主要包括以下几个部分：信息收集和统计、数据日常维护、信息检索和统计分析。在统计学有关原理的指导下开展工作，在信息收集和统计的过程中应按照档案性质进行分类，便于在后期进行数据比对，加强数据的分析，为单位决策提供依据。

4 结 语

现代社会工作和生活节奏明显加快，同时信息大爆发也对传统技术和管理模式形成了巨大的冲击。档案管理面对的数据量激增，对单位的档案管理也提出了新的要求，因此，本文分析的大数据技术在单位档案管理信息化中的应用，具有一定的指导意义。

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