医院纸质档案电子化的重要性与推进策略

张晶

【摘要】伴随现代化信息技术的发展，网络信息技术在医院档案管理方面得到了大力应用，增强了医院档案管理工作效率，实现了医院档案管理的快速化、信息化发展。所以，需对医院档案电子化展开全面思考，方可凸显医院档案电子化管理价值，推进医院长远稳步发展。本文主要通过分析医院纸质档案电子化的重要性，给出了可推进纸质档案电子化的可行措施，以供参考。

【關键词】医院；纸质档案电子化；重要性；推进策略

我国已进入数字化、信息化、网络化时代，科技的发展让医院档案管理面临了前所未有的机遇与挑战。伴随大量电子文件的产生，传统档案管理模式已无法跟上信息化发展步伐，实现医院纸质档案电子化管理势必将成为一种发展趋势，变成医院档案管理工作备受重视的研究热点。

一、医院档案电子化管理的必要性

档案资源为社会经济发展留下的宝贵财富，是人类从过去到现在走过的印迹，可为以后的经济发展提供借鉴经验，一直以来都备受关注。对医院而言，实现档案电子化管理相当重要，具体表现为：1.通过现代计算机的扫描功能，可完成对不同纸质档案或图片的数字化处理，更利于电子文件的妥善保存与利用，可最大程度地保护原件，避免档案原件频繁使用出现破损或遗失，还可避免档案丢失后出现信息短缺等现象。2.实现医院档案电子化管理可提高档案管理工作效率，增强文献管理质量，提升档案利用率。3.医院档案电子化管理可实现档案资源共享，满足不同部门档案使用者的查看需求，增强了档案利用价值的同时，又保证了资源的合理配置。

二、医院纸质档案电子化推进策略

（一）及时做好医院电子文件归档工作。与纸质文件比较，医院电子文件归档为一项相当艰苦且高难度的工作，医院档案部门应始终根据国家标准，结合单位实际，制定档案基础工作标准，如档案归档要求标准、案卷质量标准、分类要求标准等，并在该标准基础上，档案管理人员需把不同科室传输过来的电子文件，根据相应原则与方法给予分类整理，集中处理，明确档案属性，将计算机或网络存储器上的电子文档拷贝和刻录至可移动磁、光介质卡里，便于长期与永久保存。同时在档案整理归档时应注意如下三点：1.不管采用何种途径归档，均应由电子文档形成科室依照统一格式编目给予整理，再传输至档案室，便于电子文档形成部门对数据的准确性与真实性负责。2.电子文件移交时，需做好可读性鉴定、可靠性鉴定与密级鉴定。3.已归档的电子文件需为最终版本，生成文档后不可再作出任何增减删改。

（二）完善医院电子文件管理安全制度。医院档案电子化管理中遇到的最突出问题即档案信息安全问题，若要保证电子档案更安全，还应制定一套合理、科学的管理制度，对电子文档收集与归档、电子化档案制作、时效等环节作出明确规定，使管理工作规范进行。主要做法如：建构档案信息网络与信息安全管理制度；电子档案应用系统安全操作制度；网络安全保密制度等。同时，还应完善并执行考核机制，将责任落实到人头，对工作中屡屡失误的人员给予严格惩处，通过对管理者的有效考核来增强他们的工作责任心，进而实现电子文件的安全性管理。

（三）不断提升医院电子文件档案管理技术水平。若要让医院档案电子化管理效用转化至最大，就应在日常管理工作中注重对基础设施的完善，加大对医院管理工作所用技术的资金投入，提高工作者技术能力。首先，需增加硬件方面的资金投入。做好电子文件档案管理的前提是增加医院内部硬件投入，选用性能好、质量高的设备，降低工作环境里的电磁干扰或辐射，唯有如此，方可确保医院档案电子化管理工作得到高效率开展。现今，大多数医院都建立了微机局域网络，虽然方便了内部信息交流，不过若要确保档案管理的安全，提高工作效率，还需配齐全拷贝、扫描、打印等配套设备，便于信息输出利用。其次，需增加软件方面的资金投入。在医院内部采用适宜工作要求的办公软件，注重一些通用性较强管理软件的使用，唯有如此方可实现档案管理中的自动化管理，全面增强医院整体管理水平。最后，需重视医院内部网络运行的维护，在实际的管理工作中给予相应的网络安全保护，如此可为医院档案的电子化管理提供最佳运行环境，实现在硬件与软件方面运行期间的维护与保养。

（四）加大医院档案管理人才队伍建设。医院档案电子化管理中用到的信息安全保护技术、归档技术、编排技术、病毒防控技术等对医院档案管理人员而言，均属于相对陌生的知识，现有不少档案管理人员在这方面的知识较缺乏，已无法满足电子化管理技术需求。因而，组建并培育一支专业性技术型人才为医院档案电子化管理的首要任务，医院档案管理人员应具备紧迫感，强化学习，不断更新自身知识，除了掌握专业性档案知识外，还应具备计算机网络运用操作能力，使自己始终跟上时代发展步伐，才能在信息化时代做好电子档案管理工作，满足社会与经济发展需要，更好地为医院与社会发展服务。

总之，在全球经济发展背景下，医院可持续发展应足够重视档案电子化管理，树立档案电子化管理新理念，转变管理模式，利用现代化档案管理技术与设备，方可不断增强医院整体管理水平，提高医院发展竞争力，促医院整体效益的提升，使我国医疗事业得以长远发展。

【参考文献】

[1]丁宇琳.基于信息化技术对医院档案管理的新模式探讨研究[J].管理观察，2015（36）：188-190.

[2]孙秀贞.新形势下如何提高医院文书档案的电子化管理水平[J].经济师，2015（12）：281-282.