加强档案信息化建设 提升档案管理水平

徐文娟

【摘要】加强档案信息化建设，需要增设相关单位的硬件设备，更需要相关的档案管理人员积极主动学习新的方式方法，提升信息技术在档案管理中的有效应用，提高工作效率，促进档案管理的秩序化和规范化，以形成新的档案工作理念和思想，为企事业单位的持续发展提供准确、全面的信息资源。

【关键词】 档案信息化；管理水平

随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来。面对这种挑战，相关档案工作者要不断学习科学知识，加强档案的信息化建设，全面掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，已经成为摆在众多档案工作者面前的一个重要课题。

信息化建设，就是在档案管理部门的组织下，对企业形成的各门类的纸质档案进行数字化加工，同时对档案信息资源进行管理。档案管理的信息化主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化。档案资源只有通过信息化，才能真正发挥档案信息资源的利用价值，是保证档案资源数据真实可靠、提高服务企业和社会的必然要求，同时对推动我国经济社会的快速发展也具有十分重要的作用。

一、明确档案信息化建设的三个原则

（一）规范性原则。档案工作现代化的需要，是提高档案工作质量和效率的需要。实现室藏纸质档案信息化，需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，是通过室藏数字化档案还是电子文件档案，都應该坚持规范性原则，制定相应的规定。

（二）安全性原则。目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术防范和研究，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。

（三）效益性原则。档案信息化建设涉及到多学科知识，多专业配合，需要投入相当的人力、物力、财力，对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化，为企业的生产经营提供服务。

二、档案管理信息化的作用和意义

（一）档案管理信息化是实现资源共享的重要途径。在经济社会全球一体化发展形势下，档案管理信息化能够打破信息使用者之间闭塞的壁垒，加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递，实现资源的有效共享。

（二）档案管理信息化是档案事业发展的新起点。传统的档案管理方式已无法适应当今飞速发展的形势，档案管理人员必须打破旧有的管理思维，积极消除影响档案管理信息化发展的弊端，运用适合于档案管理信息化的工作结构，使档案管理工作与社会整体发展相互协调一致。

（三）档案管理的信息化是改革进步的新要求。过去的档案管理工作主要是使用人力对档案进行收集、整理、保存等，人力资源投入大但效率低，档案管理的信息化不仅提高了档案的存储数量，还极大地解放了人力，提高了效率，适应现代社会快速发展的要求。

三、加强档案信息网络化的管理

随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的客观环境：一是档案管理部门都配备有现代设备，确保服务工作的有效性，提高档案服务的质量。二是许多档案管理部门就档案信息化建设进行了积极的探索和尝试，为档案管理由传统的手工操作走向现代化管理积累了经验，给予档案管理工作强有力的支持。三是数字化带动了传统载体档案的数字化，加快了数字化档案的建设步伐，完善了电子文件的规范管理，使档案部门成为向社会提供信息的重要渠道之一。四是随着档案管理工作的法律、法规陆续颁布，使档案工作人员对做好新形势下的档案工作意识不断增强，对所管理档案进行系统地整理，为档案的现代化管理奠定了基础。

四、做好档案信息化建设的保密工作

档案信息多含有涉密信息，作为一些核心秘密，涉及经济社会发展的安全。保障档案数字化安全是档案工作者的重要责任，明确小组成员的职责和任务，从源头上对档案信息化工作进行规范。档案人员必须保持警惕，避免档案的丢失和泄露，尽职尽责保证档案资料的安全，为档案管理工作规范化打下良好的基础，真正为社会经济建设服务。

五、构建与现代化相适应的信息化档案管理体系

档案管理是以现代化作为发展方向的，而现代化则又是以标准化为前提。以计算机技术应用为中心的现代档案信息管理方式必须建立在各项业务工作标准化的基础之上，因此，实现档案管理工作的标准化，是实现档案管理信息化、科学化的必要条件。

根据标准化要求，一是建立健全档案保管安全体系，在库房建设、温度控制、防火防盗、虫霉防治等方面达到国家标准，有条件的还应该建立库房自动控制系统。二是以缩微、裱糊、翻拍等技术手段进行档案抢救，提高重要、珍贵档案保管质量。三是抓好计算机应用工作，注重档案数据库基础建设，建设数字化、信息化的档案管理方式。四是加快现代化技术人才的引进和培养，使之成为能担当起新世纪档案管理迈向信息化建设的中坚力量。真正建立起现代化的档案信息管理体系。

档案历史记录，它对于人们目前或未来的工作有借鉴参考的作用，我们要重视档案管理信息化建设，充分利用档案资源的优势，从而实现档案利用价值。因此，在新的历史发展时期，档案工作人员必须要紧跟时代发展步伐，关注科技创新，积极完成档案管理信息化技术的创新，从而带动档案管理水平的提升，实现档案管理的新突破，为档案管理事业贡献力量。

【参考文献】

[1]刘斌.论档案信息的电子化管理制度推进.河南省社会科学界联合会，2009年版.

[2]王建芳.如何提高档案信息自动化的应用水平.河南省档案局，2009年版.

[3]段荣婷.论国际档案信息标准化现状、发展趋势及我国的对策.科学技术学会， 2008版.