面向优抚对象的民政档案管理与利用分析

闫晓慧

【摘要】随着自然灾害与全球局部战争的频繁发生，我国的优抚对象呈现出逐年增多的趋势，在这种情况下就要求我国政府加强对优抚对象的档案管理工作。本文以优抚对象的民政档案为视角，通过对档案管理与利用的分析，为我国优抚对象的民政档案管理提供理论的建议。

【关键词】优抚对象；民政档案管理；民政档案利用

我国于1956年正式确立了优抚制度。这项制度自从被确立以来，由于其具有的优势被我国长期坚持与使用。而自我国建国以来，一直处于相对和平的状态，优抚对象呈现出基本稳定的状态。但建国以后，我国也曾发生过局部战争与自然灾害，这些都集中性地使我国优抚对象在数量急剧上升。而随着我国经济发展与深化改革的不断进行。我国目前重点优抚对象的数量呈现出了逐年上升的趋势。而这也就给各个地方的民政机构提出了档案管理上的新要求。如何有效地管理优抚对象的民政档案是一个亟待探讨解决的问题。

一、面向优抚对象的民政档案管理

做好优抚对象的档案管理工作可以从三个方面入手：

（一）完善档案管理制度。有效管理优抚档案，首先要完善优抚档案的管理制度。要建立动态管理的管理制度，将重点的优抚对象纳入管理与审核的体系，定期对其基本情况与生活情况进行更新，为有效地开展优抚工作提供档案的支持。同时各个民政单位也要積极地改变管理方式，使档案管理向着标准化、科学化的方向发展。同时还要加强信息化的建设，使管理模式更加规范，便捷。

（二）加强电子档案与纸质档案的结合。有效管理优抚档案，要加强电子档案与纸质档案的结合。而这对于工作人员的核心要求就是：做到电子档案与纸质档案同时保存归档。而要做到这一点，就需要工作人员熟练地掌握纸质归档与电子归档的方法。同时对于一些不擅长使用电子归档的优抚人员，档案管理人员要帮助其完成档案填写、核对以及电子保存的各个程序。而在这期间，工作人员要着重注意工作态度与工作方法。而在实践中，各个基层单位还总结出了关于电子档案与纸质档案结合管理的具体工作要求，即“一全、 二清、 三有序”。

（三）及时整理档案信息。优抚对象的一个重要的特点就是：其基本状态处于随时变化中，即有的优抚对象会随着时间的推移而不再满足被优抚的条件，这时其就丧失了被优抚的资格。而有些没有满足优抚条件的对象，可能因时间经过或发生重大事情而满足了被优抚的条件。同时还包括优抚对象去世，重大疾病等其他情况。而这些都会导致优抚对象的信息的变化。这就要求工作人员要及时地整理及更新优抚档案的信息。

可以从以下几个方面入手：制作统一的档案信息目录，方便管理；实行一对一的全程跟踪服务；随时更新电子数据，方便随时查询。

（四）加强档案防护设施的更新与保养。档案防护设施包括：防盗设施（防盗门）、防火设施（灭火器）、防磁设施（防护磁柜）、防毒设施（消毒机）等。这些设施在不同的方面能有效地保护档案不被破坏。因而要做好这些设施的更新与保养。例如：防磁柜的更新换代十分迅速的设施，因而对于防磁柜要做到及时更新，以免其失效而导致档案消磁的问题。而对于灭火器，加湿器等器械要做到及时的维护与保养，使其保持良好的工作状态，能够随时投入工作。

二、面向优抚对象的民政档案利用

（一）完善优抚档案利用制度。优抚档案是国家为有效服务优抚对象而建立的，便于管理的档案。对这种档案的利用要秉持有利于优抚对象的原则，不能滥用。因而必须建立优抚对象的民政档案利用制度。首先要强调的是：优抚档案不能外借，要确保优抚档案的信息安全，防止优抚档案被不法分子利用。其次要建立信息化的利用方式，但对于信息进行网络应用时要保护好信息的安全。可以采用设置工作网络与随时更换密钥的方式。最后需要说明的是：要严格执行优抚档案的利用制度，对于违反制度的人员要给出惩罚，并责令其对造成损失负责。

（二）完善电子优抚档案的利用途径。对于电子优抚档案的有效利用，能有效提高优抚档案的利用效能。可以从三个方面进行利用：

第一，优先考虑“拷贝”利用的途径。拷贝利用具有其他利用方式所不具备的优点。拷贝利用能最大限度地保留原始电子档案的信息，因而能使利用人对档案信息的利用达到最大化。所以在对电子优抚档案进行利用的时候要优先考虑使用“拷贝利用的方式。而这里需要说明的是：在使用“拷贝”方式时需要将优抚信息转化为标准的文档格式，也可以提供打印件或复印件。

第二，利用通信传输。通信传输也是有效利用优抚档案的途径之一。与“拷贝”方式相比，这种利用方式具有不受时间与地域限制的优点，因而可以在满足互联网的要求的情况下广泛地使用。但需要强调的是：对这种方式的使用需要谨慎应对网络病毒与网络信息泄露。因而这种方式也一般被应用在民政部门的内部。

第三，现场查询，直接利用。这种利用方式多存在于民政部门的档案查询现场，主要针对老龄优抚对象和不善于利用电脑的优抚对象。通过现场查询，可以使这部分优抚对象也能及时了解到自身的信息。

三、总 结

加强对优抚对象民政档案的管理，有利于政府有效地服务于优抚对象。本文从优抚档案的管理与优抚档案的利用两个方面分析阐释了优抚档案有效管理与利用途径。并针对特殊情况做出了说明，最后笔者要强调的是：优抚档案管理要来源于对实践的总结，因而基层的档案管理人员对这个问题也要积极研究，深入探讨，为优抚档案的管理与利用作出贡献。

【参考文献】

[1]梁伟，虞翔，赵蔚红.长春市民政系统专业档案管理和利用问题调研[J].中国档案，2016（3）：32-33.

[2]郑建文.民政档案管理要点和方法分析[J].兰台世界，2014（S2）：27-28.