浅谈幼儿园档案资料的有效管理

林叔权

[摘要]随着社会经济的发展和教育教学改革的不断深入，档案管理已成为幼儿园常规工作中必不可少的有机组成部分。幼儿园档案资料的规范整理和有效利用，能够促进幼儿园行政管理、保教科研、后勤保障、卫生安全等工作的深入开展。在实际工作中，档案管理要实现制度化；要真实有效，符合实际；要以人为本，服务基层；要增加实效性，提高利用率；要实现归档的科学化和规范化；要与时俱进，与现代化接轨。

[关键词]档案管理；信息资源；制度化；规范化

科学、规范的档案管理是幼儿园管理工作的重要组成部分。科学、规范地管理幼儿园的档案资料，能够为教学教研提供优质的服务，为幼儿园的科学决策提供重要的参考依据。作为幼儿园档案工作的管理者，在工作实践中要树立服务全体师生的岗位意识，充分认识幼儿档案工作的重要性，努力做好继续教育学习，积极探索档案管理的新方式、新方法，使档案管理工作形成一套脉络清晰、高效运作、层次分明的体系，实现课改和档案管理工作的相互依存、相互促进，对幼儿园的可持续发展起到积极的推进作用。

一、档案管理要实现制度化

以前我园由于对档案工作的重要性认识不足，没有设置专职和兼职的档案管理人员，档案资料的保存也不规范，有时为了应付检查就突击整理一下。近几年来，在领导的高度重视下，我园选派爱岗敬业、事业心强、工作认真细致的辅导员兼任图书资料保管员，初步规范了档案资料的收集整理。园内还制定了《资料档案归档制度》《管理制度》《员工职责》《资料检查备案制度》《交存资料注意事项》等一系列规章制度，并聘请兄弟园有经验的管理人员来园指导，使资料的分类、档案的处理全都达到规定的要求，实现了科学化和规范化。

近一年来，我园建立了电子文件和声像照片资料管理档案，还结合园内的具体情况，先后建立了《教师教育教学档案》《图书管理资料档案》等多种档案文件。这些资料文档的建立，有效推动了我园档案管理的规范化进程。

二、档案管理要真实有效，符合实际

幼儿园档案管理要充分考虑到以人为本的发展需要，除了按照档案分类目录规范立卷外，还应结合具体工作实际，尤其是保教工作实际，优化档案管理。如根据学生的实际情况，建立幼儿残疾档案、健康档案、教师职称和工资正常晋升专卷档案等，做到材料详实、真实可查。

我园规定，财务档案必须按年度装订，如图书馆图书的借阅档案必须严格登记好时间和借还日期，图书的保管要按照规定使用年限详细记载文字说明和日期等。要整理精简各类材料，及时做好统一的归档保管、防潮和遗失登记工作。要规范使用台账的管理，定期对图书的借还情况进行登记，不断提高图书的利用水平。要定期针对图书的借还和使用情况进行研讨，让档案资料在图书管理中发挥更大的作用。

三、档案管理要以人为本，服务基层

以前我园由于人员少，事务繁忙，档案的收集工作无暇顾及。随着人员配备的加强，园领导树立了“以人为本”的观念，提高了对档案管理工作重要性的认识。行政领导经常深入到教师之中，了解一线教师的教育教学活动，并做好资料的收集和归档工作。园长要求每位教师利用各种时机发现和搜集材料，做好教学常规整理工作。如在教学技能大比拼、家长开放日、党章知识竞赛、“六一”庆祝活动之后，一定要加强痕迹管理，做好资料备查。

园内对各科室的职责提出了具体要求，要求各科室完成的工作要留下痕迹，加强痕迹管理。园内每个职工都是资料的收集员，各个部门负责的工作都必须设置专档，并把档案管理的工作纳入到年度的目标管理中，与职工的绩效和奖金挂钩。通过系列活动，档案管理工作得到了不断完善。由于全员职工的高度重視， 大家都自觉主动收集日常工作中的教育教学材料，做到大事不遗忘、小事不漏掉，家长会以及幼儿的成长资料、班务计划、自制玩教具、总结等都及时收集积累并归档保存。短短几年时间里， 在全园职工的认真参与下，幼儿园已初步建立和健全了各类档案资料。这些出自一线教师的丰富的原始档案资料翔实地记录了我园在探索教学管理和幼儿全面发展方面的成果，是全体职工辛勤劳动和智慧的结晶，也为我园今后的良性发展和规范化管理起到良好的促进作用。

四、档案管理要增加实效性，提高利用率

档案工作要强化对档案的利用，档案工作者要及时储存资料、搜集信息，如学具的制作、运动会、亲子活动的图片和文字依据等，并从中提取有价值的信息，抛弃糟粕。

档案要充分利用，最大限度地发挥档案的价值。例如，师生在借阅图书时首先要进行造册登记，约定好书本的归还日期，对于毁坏的书本要及时剔除，以此不断提高档案管理的利用率，更好地为教育教学工作服务。

五、档案归档要实现科学化和规范化

首先，整个归档时间可以按学年度整理，确定好档案的范围，体现时间的科学性。对于园内的教学常规管理和教学研讨活动，应及时采集有价值的图片和文字资料，采取随时归档与定期存档的方法。如开展庆祝“六一”儿童节活动的材料可以列入文书档案，包括“六一”儿童节活动的安排、对家长的邀请方案、家长的签到、活动图片和文字总结以及声像资料等，都要做好登记和整理，一一归档。每学期的班队会议记录、班务日志、党风廉政建设、信息报送，都要及时做好安排，将这些记录资料在学期结束的时候提交学校审核和检查。

其次，结合实际，定时归档。我园将全园的档案进行科学分类，如行政管理中形成的计划和总结、园务工作产生的会议记录、上级对我园的目标考核、园内职称评审相关的佐证材料、教育行政主管部门颁发的有关党的教育方针和政策文件等。幼儿教学形成的保育记录、科研课题、校本教研、师德培训、教育成果、教学工作等相关的文字材料也分门别类地做好统计。家长委员会形成的会议记录、领导名单、以及问卷调查表要求登记详实，有据可查。幼儿卫生保健管理档案，要求记录幼儿的身高、年龄、体重、有无传染病等情况，以便对幼儿的身体健康状况进行全面评估。园内对各类活动图片、录像带、录音带及其他声像资料进行收集，分类保存。按照国家有关规定，将文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，充分体现档案的时效性，形成独特的规范性的案卷。

目前，我园已建立健全了各项档案资料：群团档案（纪检、组织、统战、工会、党务工作）、行政档案（目标管理、人事管理、制度管理、民主管理、文化建设、寻求支持）、人事档案、保教档案（卫生保健、园本教研、家长工作、保教成果 ）、后勤工作档案（安全工作、财产管理、财务工作、服务家长、基本建设）、图书资料档案、音像资料档案等。为便于利用，我园应用了多种档案检索的方法，如案卷的目录查询、全引的目录查询、专题的目录查询等，这些海量的资源，多样化的查询，全面反映了我园的基本情况。

六、档案管理要与时俱进，与现代化接轨

21世纪是信息化社会，信息社会的发展离不开现代化的通信设备和网络资源。在档案管理工作中我们要充分利用这些技术资源，根据幼儿教学管理的要求，引进和借鉴适合幼儿的档案管理软件，科学规范地进行档案分类、统一编号，以及各类档案案卷目录和卷内目录的录入。可以利用主题词、题名、实体分类号、全宗号、案卷及档号等进行检索，这样就能够大大提高档案的检索速度，迅速查到所需的档案。要实现幼儿园档案工作的现代化管理，必须购买足够数量的计算机，建立档案管理计算机网络，购买现代办公辅助设备，如打印机、复印机，根据档案管理的实际情况，引导教师加强业务知识、管理知识、外语知识、计算机知识、历史知识、自然社会科学知识的学习，刻苦钻研业务，改变观念，掌握先进的办公方式和管理模式，为实现档案管理的科学化、规范化和现代化打好坚实的基础。

参考文献：

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（责任编辑 赵永玲）