地方高校秘书队伍职业倦怠现象及对策研究

摘 要：本文通过对地方高校行政秘书和教学秘书职业倦怠情况的调查，运用比较法分析职业倦怠产生的原因，并从学校层面和个体角度入手，对怎样干预和消除职业倦怠提出可行性方案，以期为提高地方高校管理队伍的整体工作效率提供有益的借鉴。

关键词：行政秘书；教学秘书；职业倦怠

职业倦怠是指个体在高强度工作下产生的一种身体和心理过度疲劳与耗竭的心理状态，在各个行业都会表现出来。在地方本科院校的工作中，行政秘书和教学秘书的作用非常重要，二者在工作中产生职业倦怠将极大影响学校管理的效率和质量，制约整个学校管理水平的提高。

本文通过对地方性本科院校行政秘书和教学秘书这一特殊群体的研究，探讨他们产生职业倦怠的原因，提出可行的解决策略，缓解他们在工作中的倦怠情绪，以引起学校高层对行政秘书和教学秘书的重视，提高教学管理的效率和质量。

一、职业倦怠的表现

在实际工作中，高校秘书队伍的职业倦怠主要表现在以下三个方面：

1.缺乏工作热情，办事效率低下

有些行政秘书和教学秘书不能正确认识自己的工作，看不到工作对学校管理的重要性，总觉得管理工作干多干少一个样，一味地应付工作，这种消极情绪严重影响了他们的工作热情，使他们缺乏工作的动力，办事拖沓，工作效率低下。

2.避重就轻，推诿责任

秘书队伍处在学校行政工作的底层，学校的大小事情都离不开他们，事务繁多，工作繁重。因此，对一些责任过重的工作，有些人是能推就推，能少干就少干，谁也不愿意负责任，总抱着得过且过的心态。

3.心理失衡，情绪化严重

有些行政秘书和教学秘书在工作中经常受到领导的批评和指责，这使得他们对工作的热情减退，产生烦躁的情绪，在接人待物的过程中情绪变化无常，忽冷忽热。这种情绪化的状态会极大地影响学校的管理工作，造成不良影响。

二、职业倦怠的原因分析

高等教育发展到了大众教育阶段，为缓解重点高校超负荷招生的窘境，地方性本科院校应运而生。随着时间的推移，地方高校在管理方面存在的问题越来越凸显出来。行政秘书和教学秘书出现职业倦怠是其中之一，究其原因主要有以下几个方面。

1.工作量大，负担重

地方性本科院校的发展历史一般都伴随着升本、合并和规模的扩张。地方性本科院校为了保证教学质量这一核心工作目标，往往对行政管理人员一再压缩精简，使行政秘书和教学秘书的日常工作内容过多，加之学校处于上升转型阶段，行政教学管理任务环环相扣，工作量巨大非常繁重。在地方性本科院校发展的过程中，社会和家庭对院校的期望值增高，这使学校对管理工作的要求更加苛刻，对秘书的素质要求越来越高，造成秘书的工作量不断加大。

2.报酬不对等，待遇不公平

在地方高校的各项工作中，行政秘书和教学秘书的工作任务繁重，工作强度、工作压力比一般的行政人员都要大，但是收入微薄，与同级别的其他岗位相比相差甚远，而且职称的晋升也是困难重重。在地方高校中，大部分的行政秘书和教学秘书都属于行政编制，不属于教师编制，因此在职称的评定和职务晋升时，一般都参照科层职务管理模式，这种模式无视高校与纯行政单位人员构成上的巨大不同，无视学历层次与知识结构的差距，使行政秘书和教学秘书的职业发展处于无人理会和关心的窘境，其工作的积极性大打折扣，严重影响了工作的效率。

3.服务对象多元，工作事务繁杂

行政秘书和教学秘书处于学校管理的最基层，在学校的工作中，既要执行领导下达的各种任务，也要衔接学校各个业务处室的工作，有时还要直接面对学生。尤其教学秘书需要经常和学生打交道，为学生提供服务。但是由于教学秘书数量有限，服务对象众多，且事务非常复杂，往往出力不讨好，很难看到工作的实际成效。所以，当巨大付出与回报不成正比时，就会打击行秘书工作的积极性，挫伤他们的工作热情，使他们产生抵触情绪和对立情绪，影响学校的管理工作。

4.社会地位不高，位置尴尬

行政秘书和教学秘书是学校管理队伍重要的组成部分。行政秘书负责学校工作的上传下达，起着重要的沟通桥梁作用。教学秘书在院系的日常教学工作中充当监管者的角色。行政秘书和教学秘书除了监督别人，自己也受别人的监督，在许多事情的处理上没有发言权，时时处处看领导的脸色，在学校管理队伍里面他们是最底层的，在许多人的眼里他们都是可有可无的，社会地位低下，位置十分尴尬。

行政秘書和教学秘书在处理日常事务时，一定要谨慎小心，不能出半点差错，一旦有意外事情发生就会被定性为教学事故，因此高校秘书职业还是一个只有危险、没有好处、容易引发教学事故的高危职业。日常工作中，他们战战兢兢、如履薄冰，焦虑情绪非常严重。

三、消除职业倦怠现象的对策

1.制订相应的规章制度，加强学校层面的干预

在地方性本科院校中，为了体现公平以调动秘书群体的工作积极性，学校应进行适当干预，这是非常有必要的。学校应该深入实际，在福利待遇、晋升制度、培训与教育等方面制订一系列的规章制度，切实保障他们的权益。此外，学校还要时时处处关心他们的生活和身心健康，以增强行政秘书和教学秘书在地方性本科院校中的归属感，从而缓解职业倦怠。

第一，分流工作任务，适当减轻秘书的工作压力。地方性本科院校快速扩张，但是用人机制上过分精简，使管理人员的数量远远滞后于学校规模扩大的需要。地方性本科院校的行政秘书和教学秘书工作量是重点高校的几倍，工作量巨大。扩招前和扩招后，学校的规模和学生人数不可同日而语，行政机构一再细化，但是秘书的人数很少增加。为了完成任务，在工作中他们不得不经常加班加点，长此以往不仅严重影响学校的教育和教学管理质量，而且损害他们的身心健康。因此在分配任务时要抓重点，好钢用在刀刃上，对一些不太重要的事情可以向各个院系分摊，分流工作任务，聘请学生辅导员分担，适当减轻工作压力。

第二，加强人文关怀，营造和谐的工作环境。地方性本科院校过分强调规模效应和低成本办学，而对教职工的人文关怀上表现不够。人力资本是地方性本科院校的办学基础，行政秘书和教学秘书的能力素质对地方性本科院校的教学管理有着重要的影响。为防止人力资本成为“木桶效应”中的“短板”，地方性本科院校应该充分关心行政秘书和教学秘书的生活和身心健康，要从实际出发为他们提供一个相对宽松的工作环境，关心他们的生活，想方设法为他们的生活提供帮助，使他们心情愉悦的工作。在工作之余，学校要充分发挥工会的作用，开展各种丰富多彩的业余活动，组织多种多样的教职工比赛，使他们的紧张情绪得到缓解。

第三，同工同酬体现公平，提高秘书的福利待遇。多劳多得，少劳少得，公平公正是社会主义价值观的重要组成部分。学校在管理过程中，应该在公平公正的基础上，制订具有激励作用的薪酬管理制度和奖评制度，使他们在工作中看到希望，这样才能充分地调动行政秘书和教学秘书的工作积极性，以饱满的热情投入到工作中去。

第四，特事特办，完善职业晋升制度。制订合理的晋升制度是地方性本科院校缓解行政秘书和教学秘书职业倦怠的重要途径之一。在制订秘书职业晋升制度的过程中，学校应当根据自身的特点，从实际出发联系地方学校的具体情况，参考行政人员职务评审的相关文件政策，特事特办。制订出的晋升政策，对行政秘书和教学秘书的职业发展给出明确的指引，使他们能看到自己未来的美好前景，调动他们的工作干劲。国家或省级的评职评审，在条件要求上较高，地方性本科院校可针对行政秘书和教学秘书的职业特点，提供优惠政策，制订校级的评审机制，对那些职务晋升无望的工作人员也是一种激励，使他们能安心工作。

2.加强自身修养，消除职业倦怠

在高校的秘书队伍中，秘书的工作艰辛是客观存在的，要真正做到按劳分配尚需很长时间的努力。在学校干预的基础上，秘书群体还应该不断加强自身修养，进行心理调适，以积极的心态和乐观的情绪面对自己的工作，提高工作效率。因此他们从自身出发进行心理调适就显得尤其重要。

与行政单位的秘书相比，高校群体秘书是事业编制，工作量相差不大，但晋升机会很少，他们长期从事各种各样事务性工作，难免出现工作上的差错，经常受到领导的各种批评和指责，付出和回报相差甚远，渐渐地就会对自己的工作产生怀疑，产生倦怠情绪。因此在日常工作中，要对他们进行职业价值教育，只有使他们正确认识到秘书工作的重要性，看到自己在工作中的作用，才会在心理上感到一种成功的愉悦，产生职业的自豪感，提升职业价值感，使他们乐于自己的工作，提高工作效率。

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基金项目：陇东学院科技创新基金项目（项目编号：XYSK1306）。

作者简介：郭麦霞（1975— ），女，硕士，讲师，主要从事中国现当代文学的教学、研究工作。