物资集采系统在水运工程施工企业中的应用

尹洁

摘要：物资集中采购是建筑施工企业物资采购模式的重大变革，随着信息技术的推广，运用物资集采系统加强物资采购管理，已经成为企业提高采购效率，节约采购成本的一项重要措施。信息化平台及时、高效的信息交换方式，使物资采购的集中统一管理成为可能。笔者在本文中对物资集采系统在水运施工企业中的应用进行了介绍。

关键词：物资集采系统；施工企业；应用

中图分类号：TU221 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）003-0-02

市场经济条件下，采购管理一直是企业价值链管理的核心环节，控制采购成本已经成为企业盈利的重要手段之一。为实現高效率、高质量、低成本采购，国内外许多大型企业都采取了集中采购的管理模式，同时将信息技术运用到集中采购管理，建立企业集中采购管理系统，通过系统的有效运行对采购环节进行有效的控制和管理，促进企业管理水平提升，从而达到降低成本增加效益的目的，集中采购已成为现代企业采购管理的一个普遍模式。

一、集中采购与集中采购系统

采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。集中采购是指在同一企业或同一企业集团内部的采购管理集中化趋势，即通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本。

由于集中采购数量多、金额大，环节比较复杂，需要有规范严谨的工作流程和便捷高效的信息化平台做支撑，这样集中采购系统（亦称电子化采购平台）便应运而生，其科学的流程设计能有效提高采购过程的规范化，信息化平台能够为采购全流程提供必要的信息支持，使供应商的信息及与采购相关的历史数据能够及时方便的获取。

二、物资集中采购的优势

1.集中采购是控制成本增加效益的有力措施

企业的集中采购，一般是由企业负责物资管理的部门组织进行的，该部门将企业内所有子公司提报的采购计划汇总后统一进行采购。通过这种方式可以汇总企业内子公司的物资需求，同品类物资的采购量增大，会使企业在与供应商的谈判时，具有更强的议价能力，实现规模效益。同时，可以控制订货节奏，减少交易次数，节约交易费用，从而降低采购成本，增加企业效益。

2.集中采购是促进采购管理向供应链管理转型的关键环节

供应链管理是一种新的管理理念，其优势在于用集中化、系统化的思路统筹整个供应链上的各个功能，强调对供应链的物资流、信息流、资金流加以集成，实现供应链整体效益的最大化。从供应链的角度看，实施集中采购有利于加强对供应商管理。通过集中采购，企业能够与实力强、信誉好的供应商保持长期、稳定合作关系，建立起优良而稳定的供应渠道，确保物资供应质优价廉。

3.集中采购有利于降低采购风险

通过集中采购，企业能够动态的把握市场供需的态势和价格走势，从而实现正确决策和快速调整，有效的监控采购资金流动，进行动态分析，增强抗风险能力。

4.集中采购有利于杜绝采购过程中的腐败现象

通过集中采购，实现统一监管，能够克服分散采购中的不规范操作行为。在企业内部形成公平、公开、公正的采购环境，避免权力和个人意志的干扰，实现采购业务的决策民主、操作公开、过程设控、永久追溯，杜绝采购过程中腐败现象的发生。

三、物资集采系统的应用

水运工程施工企业施工地域广、工程项目多且较为分散，传统的物资采购模式要实现整个企业内部物资管理的统一管控难度较大，这就需要利用信息化手段，建立符合生产经营实际的集中采购管理系统，运用该系统实现对物资采购的集中、统一、有效的管理。

物资集采系统主要分为物资采购管理、供应商管理、合同管理、专家管理四大模块。

1.物资采购管理模块

物资采购管理可分为采购计划管理、方案管理和寻源管理三个子模块。施工项目部物资管理人员负责采购计划和采购方案的编制工作，依据系统流程逐级进行上报审批，已审批通过并生效的采购计划与采购方案涉及同种物资，可自动生成计划和方案之间的关联，从而实现计划与方案的一一对应。项目部物资管理人员通过物资采购计划查询功能可以查询到计划的执行情况。而通过集采系统，企业物资管理部门的人员可以对采购计划进行汇总，实现集中管理；并通过采购计划管理，全面掌握采购计划的进展情况，实现对采购计划执行进程的监管。

依据审批通过的采购计划和采购方案进入下一步流程——采购寻源管理，对物资采购方式进行选择。寻源管理分为：招标寻源、询价寻源、竞争谈判寻源和其他采购寻源几种管理方式。一般采取招标寻源采购方式，包括：采购寻源、标书开启、专家评标、监督检查、定标审批、定标确认几个步骤。由企业的物资管理部门发布采购招标公告，供应商依据招标公告内容进行招标响应。网上询价和报价代替了传统订货，采购人员与供应商在网上进行商务技术交流与洽谈，实现了采购业务的异地和电子化处理。网上采购不仅实现了完全的密封报价，竞争更加公平，而且使物资采购由货比三家变为货比多家，以尽可能合理的价格在网上实施采购，采购成本控制能力显著提高。

通过集采系统，物资管理部门和需用单位可实时在网上查询采购进度情况，监察部门可以实时在网上跟踪采购业务运行情况，实施网上采购监控。

2.供应商管理模块

供应商管理包括供应商注册、变更和推荐几个环节。凡具有合作意向的供应商，均需要通过物资集采系统的供应商门户进行网上注册并通过审批，纳入企业供应商统一管理。当供应商信息发生变更时，可通过变更审核环节进行修改。对提供的商品质优价廉，且服务优、信誉好，有长期合作意向的供应商，可以由项目部物资管理人员向上一级单位进行推荐审批，纳入企业合格供应商名录。经过注册并且通过审核的供应商，可以参与采购寻源相关流程。而供应商也可以通过信息查询功能，对自己的注册状态进行查询。

3.采购合同管理模块

依据审核通过的采购计划、采购方案和采购寻源过程中确定的供应商，项目部物资管理部门与物资供应商依据供应商中标确定的报价及项目部需要的物资供应数量签订物资采购合同，按照物资集采系统设定的审批流程逐级进行审核。审核通过的采购合同，即可进入执行环节。企业各级分管领导和物资管理部门可通过合同查询、执行情况查询两项功能监督采购合同的执行情况，经过层层把关，大大降低了合同执行过程中的风险。

4.专家管理模块

专家管理是对评标专家进行新增和推荐的一项功能，涉及人员的专业领域较为广泛，包括：工程技术、质量、安全、物资、监察、财务部门等与施工生产及管理密切相关的各类专业人员。由企业的物资管理部门负责专家推荐工作，经审核通过的专家进入到专家管理库，依据各自擅长的专业领域，参与采购寻源管理不同环节的专家评标工作。

四、结语

物资集采系统的运行，要求所有采购业务必须严格按照管理制度和统一的流程进行规范操作，否则各管理节点均无法通过运行，避免了业务运作中的随意性。将信息技术运用到物资采购过程中，每项业务的工程信息及采购情况系统会实时记录在案，实现了采购信息的高度集成和广泛共享，真正把“操作公开、过程受控、全程在案、永久追溯”的管理要求落到实处，使物资采购管理工作更加规范化、科学化。

参考文献：

[1]丁宁.采购与供应商管理.清华大学出版社，北京交通大学出版社，2012，9.

[2]白丽君，傅培华.项目采购管理.中国物资出版社，2009，1.

[3]曹俊超，戴克商.物资管理理论与实务.清华大学出版社，北京交通大学出版社，2006，1.