新时期干部人事档案专项审核工作中存在的问题及其对策

■钟启超

新时期干部人事档案专项审核工作中存在的问题及其对策

■钟启超

干部人事档案是组织人事工作的重要基础和价值所在。当前，云南省各级组织人事部门正在全面开展干部人事档案的专项审核工作，针对“三龄二历一身份”信息不准确、整理不规范等突出问题，加大了干部人事档案的审核力度，对存在的问题进行全面整改，坚决查处档案造假的问题，有力地确保了干部人事档案管理工作的严肃性。本文通过分析和总结专项审核中过程中出现的问题及其产生的原因，提出自己的见解和看法，以便更好的管理干部人事档案。

一、干部人事档案专项审核工作中存在的问题

在干部人事档案中，“三龄”是指出生年月、参加工作时间和入党时间；“二历”是指学历学位和工作经历；“一身份”是指干部身份。“三龄二历一身份”是干部人事档案管理的核心内容，也是干部选拔的重要依据。

（一）对“三龄”的认定问题

1.对“出生日期”的认定问题

对出生日期的认定，主要是依据《中组部、人事部、公安部关于认真做好干部出生日期管理的通知》等相关文件精神，坚持“公平公正”、“最先最早”、“全面取证”和“严格组织认定程序”的原则。通常，在干部人事档案审核过程中，出现最多是出生时间记载不一致和涂改的问题，究其原因主要有：一是对农历、阴历日期没有区分，也没有进行备注的；二是入学、参军或招工时修改了出生日期；三是在填写出生日期时，由于粗心大意导致填错后进行涂改的。

附表学历学位应具备的档案材料对照表

2.对“参加工作时间”的认定问题

主要是参加工作时间记载不一致的问题。一是知识青年上山下乡等，这类情况档案中没有规范的审批材料，通常在档案中只有公社或大队开具的证明材料，有的只是在档案材料中体现了相关工作经历；二是企业管理不规范，劳动合同书签订时间和录用时间不一致；三是应届毕业生的毕业时间和参加工作时间出现七月和八月衔接不一致。上述三种情况，就造成了档案材料记载的参加工作时间与本人填写的参加工作时间不一致的问题。

3.对“入党时间”的认定问题

在审核过程中发现有少数入党时间记载不一致的问题，主要原因是在区分党的不同历史时期，党员入党时间的计算方法各有不同理解有误。

（二）对“二历”的认定问题

1.关于学历材料的收集

干部学历的认定要以教育部规定的相关学历、学位管理政策为主。其中，包括全日制教育与在职教育两种。按照国家教育部门关于学历学位的有关规定，属于普通全日制教育的，按全日制教育认定。在职教育包括函授、自考、成人高考、党校研究生学历等。干部学历的认定材料要齐全，入学的手续、毕业的情况等学籍材料都需要审查，对有疑问的学历需要到教育部门进行学历认定和到原毕业学校开具学历证明。

2.对“学历”认定的问题

一是本科学历的认定。在审核中发现多数本科院校没有《授予学士学位决定》，这需要到学校进行核实，没有的要注明原因，但学籍材料中必须要有学习成绩表和毕业生登记表，在报考硕士（研究生）须有《学习成绩表》；二是硕士（研究生）学历的认定。有部分院校没有单独的《授予硕士学位决定》，一般在硕士学位申请中有授予学位决定，在学籍材料中必须要有学习成绩表和毕业生登记表，在报考博士研究生须有《学习成绩表》；三是博士研究生学历的认定。授予博士学位的决定一般都需要有，在博士研究生学籍材料中必须要有两位专家的《推荐书》和《博士研究生毕业登记表》。学籍材料中重点是《学习成绩表》、《毕业生登记表》这两样材料，都必须齐备。此外，学籍材料缺失的，需要到教育部门出具学历证明，到毕业学校查找或由院系出具学历证明。对于不符合报考条件但已取得学历学位和研究生课程进修班文凭的，要重点进行审核，及时予以纠正。

（三）审核清理中存在的问题

1.个人信息不准确的问题

在干部人事档案审核清理过程中，对个人信息的审核是其中重要的组成部分。在实际的工作中，有些干部不重视信息的填写，档案材料中往往会出现多个出生年月的信息。例如，在填写过程中有时填写公历日期，有时填写农历日期，因而，出现出生日期不一致的情况。在填写出生日期时，常常出现因字迹太过潦草而辨别不清年月日的问题，填写信息很随意，填错了进行涂改的情况较为突出。此外，在实际工作中，常常会遇到档案年龄与本身年龄不符的情况，究其原因主要是由于个人利益，如入学、入伍、招聘有年龄限制，而个人未达到年龄要求时，很多人都会修改出生日期，将年龄虚报填大以满足入学、招工等要求。还有的遇到退休、升职的年龄限制时，又会出现将年龄虚报填小的情况。

2.管理的问题

由于对档案管理的重视程度不够，在档案管理工作中常常会出现一些管理漏洞。例如，没有养成档案材料收集的习惯，形成档案材料的部门不能定期移交档案材料，等等，这些都造成材料缺失和信息不符等问题。

3.材料不齐全的问题

有些干部在参加工作时，原始的档案材料本身就不齐全，尤其是知青上山下乡证明缺失的较多。此外，还有一些临时工转正档案不齐全，调动材料不完善等多方面原因造成的问题。

4.进档材料审核把关不严的问题

干部个人对档案不重视，经常会出现各种填写错误的问题，这往往是干部人事档案管理部门没有意识到档案管理的重要性，对干部档案材料的审核把关不严，导致档案管理中材料出现单位印章不规范和材料制作不符合要求以及材料中出现空白等问题。这就要求在进档过程中要严格按照《干部人事档案鉴别归档制度》进行认真鉴别，切实把好“进档关”，从而提高档案管理的效率。

5.档案管理人员自身的问题

部分档案管理人员缺乏对专业知识的学习，参加档案管理培训的机会较少，大多都按部就班地从事档案工作，就致使这些档案管理人员的观念落后，不会运用先进的思想理念、现代的技术手段、科学的管理方式开展工作，造成工作效率低下等问题。

二、做好干部人事档案专项审核工作的对策建议

（一）对“三龄二历一身份”认定的对策

1.对“出生日期”认定的方法

对“出生日期”的认定，应依据干部的出生日期以档案中记载“最先最早”的材料为准。对于个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期作为依据。关于农历公历换算问题，干部人事档案中最早材料记载的干部出生日期且注明了农历(阴历、古历或旧历)等字样的，可以按照换算后的公历(阳历)时间进行认定，如没有注明的则不能进行换算，应以最早材料记载的出生时间认定。对于最早形成的材料有涂改的，要认真甄别，区分开笔误和故意涂改的情况，并按照“全面取证”的原则，调阅原始户籍档案进行核实。当难以认定时，应到公安机关的物证鉴定部门进行技术鉴定，这需要有丰富的审核经验，通过采取对档案前后比对、相互印证、逻辑顺序推理等手段进行鉴定。对干部入学、入团、入伍、招工等不够年龄而将早期材料记载的年龄虚报填大的，或者干部因入伍、招工等超过年龄而将早期材料记载的年龄虚报填小的，都需要审核人员根据逻辑推算其是否合理后加以判断，防止“继续得利”和“重复得利”。总的来说，审核出生年月的重点在于看干部档案中记载的有没有“重复得利”和“继续得利”的问题，如果出现这样的问题应坚决予以纠正。

2.对“参加工作时间”认定的方法

认定参加工作时间的难点在于差缺早期参加工作的相关材料，参加工作手续不全等情况，这主要查看档案中记载的招生（入伍、招工）政审材料及登记表、知青上山下乡证明、录（聘）用审批表、应征入伍登记表、毕业生转正定级审批表等进行审查认定。一是对于特殊时期，由于年代久远的，下乡知识青年没有相关证明材料的，可以查看当知青时的相关材料，是否记载下乡的经历以及公社的鉴定及印章，可以根据实际情况，本着“尊重历史、实事求是”的原则进行认定。二是劳动合同书签订的时间和录用时间不一致的，一般按单位录用时间为准，确实拿捏不准的需要到原单位开具参加工作相关证明材料。三是在应届毕业生毕业时间和参加工作时间出现七月和八月衔接不一致的，类似这样的问题有很多，根据审核的经验，一般在《就业通知书》中记载七月几号至八月几号报到的，可根据最新《干部任免审批表》中参加工作的时间进行统一。

3.对“入党时间”认定的方法

从1982年9月6日至今，入党时间按照为党员大会接收预备党员之日（须经上级党委批准）进行认定，入党时间不一致的需要更正过来。

4.对“工作经历”认定的方法

干部的工作经历要根据档案中的工作证明材料进行认定，包括《干部履历表》、《干部任免审批表》等。特别对于工作单位有变动的干部，从2008年3月以后需要有《公务员调任审批（审案）表》和《干部零星调动审批表》，并按照档案对每一段工作经历逐一进行核实，对档案中形成的材料要前后比对、相互印证，缺失工作经历的需要原单位提供补充材料。对不符合政策规定的，要严格审核，坚决不予承认。

5.对“一身份”认定的方法

对“一身份”的认定，主要看是否符合当时的干部政策和任用程序，对提干、录用的资格、材料、程序是否真实进行认定。尤其对提干、部队转干的要认真审核。工人转干的，需要有组织人事部门出具提干相关审核材料，一般为《录用干部审批表》。战士转干的，在档案中需要有《提升职务报告审批表》，并要有单位的考察材料和培训情况以及师级以上政治部门审批意见。对于不同时期提干的，要根据各个单位的实际情况而定，在认定审核的时候要严谨、细致。

（二）对做好干部人事档案专项审核工作的建议

在干部人事档案审核与清理工作中，主要还是围绕“三龄二历一身份”进行认定。一是要改进档案管理的工作方法，全面审核档案材料的真实性。当前，新时期新形势下，做好档案管理工作极为重要，各级档案管理部门要在思想上高度重视档案专项审核工作，切实提高档案管理工作的效率，真正把档案管理工作落到实处。二是档案管理人员在日常工作中，要加强档案管理的知识学习和业务钻研，要克服档案管理工作中遇到的各种难题，要细心、用心做好每一项审核工作。三是要加强档案管理工作的研究，学习借鉴其他单位的好经验和好做法，做到积极主动地和分管领导进行沟通，并根据本单位的实际情况，提出推进干部人事档案管理工作的合理化意见建议。四是要制定档案管理的规章制度，规范干部人事档案管理的程序流程，建立健全《干部人事档案管理八项制度》，严格规范档案的借阅、复印、查看等工作流程操作，使干部人事档案管理工作的每一个环节都做到管理有序、有章可循。

总之，干部人事档案对于组织人事部门和干部本人而言，具有非常重要的作用。做好干部人事档案专项审核工作，可以最大限度地发挥干部人事档案的作用，使档案能够更好地为干部考察、选拔和任用服务，也对干部人事档案管理起到积极的促进作用，并极大地提高档案管理水平和档案信息质量。因此，各级组织人事部门一定要不断完善干部人事档案的审核制度，不断加大审核力度，将审核工作做细、做实，从而不断提升档案审核质量，促进干部人事档案管理的健康有序发展。特别在档案审核工作中要严格按照中组部规定的“凡进必审”、“凡提必审”和“凡转必审”的原则，严格把好入口关，加强对干部人事档案的审核力度，确保档案信息客观、真实、全面。

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[2]王璇.‘三龄二历一身份’认定过程中的重点及难点探讨[J].中小企业管理与科技.2015，6

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[4]马妙仪.干部人事档案专项审核和专项清理工作中的问题及其对策探究[J].广东省科技. 2016，8

作者单位：中共云南省委党校