高校教学秘书岗位服务与管理模式探究

沈丽燕

摘 要 教学秘书需要管理教学工作的安排，也需要对教学信息作出反馈，更需要协助领导者完成教学工作的协调。可见，教学秘书的工作在高校的教学管理中非常重要。文章主要研究了在高校的教学秘书工作中，其岗位的服务与管理模式所存在的问题及改善措施。笔者从教学秘书的具体岗位定位角度出发，深入分析了教学秘书的岗位服务现状，并在文章中阐述了教学秘书在工作中存在的具体问题及改进措施，期望能够为高校的教学工作发展提供参考。

关键词 高校 教学秘书 服务与管理

Abstract Teaching secretary needs to manage the teaching work arrangement， also needs to make the feedback to the teaching information， but also needs to help the leader to complete the teaching work the coordination. Obviously， the teaching secretary's work is very important in the teaching management of colleges and universities. This paper mainly studies the problems and improvement measures in the service and management mode of the teaching secretary in the University. The specific position from the perspective of teaching secretary， in-depth analysis of the status quo of teaching secretary post service， and the specific issues in the article elaborated the teaching secretary existing in the work and improvement measures， hoping to provide a reference for the development of college teaching work.

Keywords college； teaching secretary； service and management

0 前言

我國的高校致力于培养高素质、综合型的人才。为此，高校不断的提升教学质量并对教学工作的管理制度作出调整。在高校的教学工作当中，教学秘书的工作处于一个特殊的位置。教学秘书的服务和管理水平直接关乎到高校的教学质量。但高校的教学秘书工作却并不是一帆风顺的，存在着严重的服务管理模式问题，需要高校在实践研究中予以解决。

1高校教学秘书岗位定位标准

在高校的教职工队伍当中，教学秘书这一岗位占据着至关重要的位置。为了更好的管理教学工作，教学秘书需要时刻处于工作的第一线，与不同的教职团体进行接触。作为教学秘书，其工作范围比较广泛和复杂，教学档案、课程安排、教学质量评价等工作都需要教学秘书来完成。除此之外，教学秘书还需要与学生、教师甚至是学院的领导进行交流，为其提供教学信息的服务。①作为教学秘书，其主要的职责是协调各个学科之间的关系，并帮助各个学院的领导进行交流。教学秘书需要对日常的课程进行合理的安排，并在教学考核的过程中安排好科目和时间。以上工作仅仅是教学秘书日常工作中的一小部分，教学秘书还需要制定严格的教学制度，并对日常教学活动进行监督和管理，从而发现教学中出现的问题。

2高校教学秘书岗位服务现状

其实，高校对教学秘书的服务要求非常严格，要求担任教学秘书的人需要有比较强的管理能力和沟通能力，具有一定的组织能力和协调能力。总体来说，高校的教学秘书的素质都非常高，能够确保在出现教学问题时及时予以解决。但目前状态下，高校的教学秘书在工作服务过程中状态让人堪忧。②高校中出现了教学秘书滥用岗位职权的现象，促使高校的教学体制发生紊乱。现在的高校教学秘书大多都是原本在高校读书最终选择留下来的学生，或者是由在校教师引荐的家属。该部分教学秘书自身并没有丰富的工作经验，也缺乏专业教学秘书的学习。面对高校工作的复杂以及琐碎，教学秘书无法承担庞大的工作量。教学秘书的职责虽然比较广泛，但其在高校中的职工地位并不高，其薪资待遇非常低，这与其日常工作强度非常不匹配，因此，很少有学习专业秘书的人才愿意到高校当中担任教学秘书一职。高校的教学秘书素质不高所造成的后果就是其在处理高校教学事务时无法满足工作需求，甚至会造成大量的工作失误。对于教学秘书来讲，其只有在经过长时间的实践和摸索，才能够完全掌握教学工作的安排技巧。③

3教学秘书服务与管理模式问题

尽管教学秘书的地位是比较平凡的，但在高校的教学管理中却不能缺少教学秘书这一职位。教学秘书的教学服务和管理水平直接影响到高校的教学质量。教学秘书的岗位定位就是为教学管理提供服务，因此，其在教学服务以及教学管理方面需要提升能力，才能够胜任教学秘书的职位。但目前状态下的高校，教学秘书的岗位服务和管理存在很多问题，该部分问题严重限制了高校的教学发展。

如今，高校中教学秘书的服务质量还有待提高。④按照教学秘书的工作职责来看，其主要的职责就是辅佐教师完成教学工作，并为学生提供教学信息。但事实上，高校并没有重视教学秘书的工作，促使教学秘书本身在教职工队伍中的地位比较尴尬，在进行教学工作的协调方面很难让其他教职员工配合。该种情况严重影响了教学秘书的服务质量。教学秘书的素质问题促使其没有接触过管理类的知识，在对教学工作进行管理的过程中也缺乏管理意识。教学秘书的工作本身就会被高校的领导阶层所忽视，而其在不熟悉教学管理的条件下更是难以完成教学管理工作。教学秘书在对教学工作管理的过程中只能依靠领导者的指示，而无法独立完成教学管理，只会让领导更加忽略教学秘书的存在。

4教学秘书服务与管理模式问题的原因分析

之所以教学秘书在工作过程中会产生服务问题及管理问题，其原因主要在于高校对教学秘书工作的不重视。高校方面所聘用的教学秘书在学历方面都不高，即使有部分教学秘书的学历较高，但其所学习的专业也多与教学秘书工作没有关系。⑤高校教学秘书主要都是高校的毕业生担任或者是教职员工推荐的家属担任。该部分人不仅没有学习过秘书相关的专业，也没有学习过管理方面的专业。而教学秘书在高校的地位问题促使没有人愿意指导教学秘书工作流程。高校教学秘书在工作过程中完全凭借着自己的摸索，从而积累比较丰富的管理经验。但近年来，高校频繁扩招，其专业种类也越来越多，教学秘书的工作强度也随着高校扩招而增加，教学秘书需要负担的事情增多，但其能力是有限的，直接影响到了教学秘书的工作服务质量，也影响到其对教学活动的管理。教学秘书不懂得合理利用自身的岗位职能，也无法承担信息反馈的工作任务。而且，教学秘书本身欠缺创新精神，没有进行自主学习和培训，自然无法满足高校发展的需求，从而使教学管理模式落后。

5教学秘书服务与管理模式问题的改进措施

要想提高高校的教学质量，就需要完善教学秘书的服务和管理模式。高校针对教学秘书在进行岗位服务过程中存在的几项问题，进行了深入的研究，最终得出了关于改善教学秘书服务的几点创新措施。⑥

5.1 建设高素质教学秘书队伍

教学秘书首先需要明确自身的职责所在，了解自身的存在是为了帮助高校领导者完成教学的管理工作，并为教职员工提供教学信息的反馈服务。为了完善教学秘书的岗位服务，高校首先需要建设并完善教学秘书队伍，通过不同的教学秘书来管理不同的教学工作。教学秘书之间相互配合，各自完成分内的工作，才能够减缓工作的压力。高校领导也需要重视教学秘书的存在，给予教学秘书足够的工作地位，促使教学秘书与其他的教职员工一样，受到同等的工作待遇。在选拔教学秘书的途径方面也需要做出改进，确保招聘的教学秘书具有一定的秘书工作经验或者管理方面的知识。⑦教学秘书明确了自身的职责，并了解如何管理教学工作，就能够对高校比较繁琐的教学工作熟练的管理。教学秘书通过制定比较完善的管理制度来约束比较杂乱的管理工作，并协调教职员工与教务处之间的关系，从而使教学课程的安排科学且合理。教职员工能够在教学秘书的工作安排下顺利的完成教学工作，就能够提高教学质量。

5.2 培养教学秘书服务管理意识

教学秘书属于高校中的服务人员，因此要重视自身的服务质量。教学秘书需要明确自身的服务职责，进而为高校的教职员工提供高质量的服务。教学秘书本身需要了解高校的发展状态，并根据高校的发展需求与时俱进。教学秘书需要转变自身的服务意识，积极接触新的服务理念，在感觉到高校管理需求变化以后，及时创新自身的服务理念，从而在服务过程中融入自身的管理理念，凭借着對先进管理理念的学习提升自身的管理技能。教学秘书需要掌握学校的教学管理系统，进而使用教学管理系统来执行对教学活动的管理和安排。教学秘书中融入了计算机信息技术，就能够改变传统的人工管理状态。在信息化的管理条件下，教学秘书提高了自身的工作效率，能够迎合高校教学管理工作的需求，从而使高校的教学资源获得更好的管理。⑧

5.3 建立教学秘书培训制度

针对高校中的教学秘书素质问题，高校应该建立起完善的培训制度。高校可以为教学秘书提供培训的机会，或者是让比较有经验的教学秘书带缺乏经验的教学秘书进行工作。通过教学秘书之间的交流合作来为新工作的教学秘书积累经验。高校所提供的培训机会能够教授教学秘书如何进行教学管理服务，如何完成高校中比较繁琐的教学工作。在培训的过程中培养教学秘书的责任心和耐心，教学秘书能够在不断的学习中了解如何与其他的教职员工进行沟通，也能够完善对各个学院的协调工作，从而提升其教学管理的水平。

6结论

尽管教学秘书并不属于高校管理中的高级职位，但教学秘书的存在确保了高校的教学质量。教学秘书需要发挥其秘书的服务和管理职能，从而完善对高校教学工作的服务和管理，结合高校的实际发展情况，及时明确自身的定位，并积极制定符合高校发展的教学课程安排。总而言之，高校的教学秘书需要在学习中不断的锻炼自己、提升自己，从而提高自身的服务素质。

注释

① 邓新荣，高务龙.高校教学秘书队伍建设中存在的问题及其对策[J].民办教育研究，2010.7（5）：48-50.

② 柳靓南，尚庆为.关于高校教学秘书现状的思考与建议[J].商业经济，2010.11（13）：118-120.

③ 李仲铭，范艳，李静华，等.高等医学院校教学秘书队伍建设存在问题及对策[J].现代生物医学进展，2010.4（24）：4764-4767.

④ 倪丽梅.高校教学秘书工作存在的问题与对策探析[J].科教文汇（上旬刊），2011.3（1）：1-2-18.

⑤ 熊红菊.论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境[J].淮北职业技术学院学报，2011.8（6）：51-53.

⑥ 林少婷.新公共管理视角下高校教学秘书工作探究[J].产业与科技论坛，2014.4（2）：193-194-208.

⑦ 王潇.对本科教学合格评估背景下高校教学秘书队伍建设的思考[J].巢湖学院学报，2014.3（1）：138-141.

⑧ 樊静.略论高校两级管理体制下教学秘书工作的定位[J].苏州教育学院学报，2012.8（2）：91-93.