工程设计企业电子档案的管理

曹豫斌

摘 要 由于经济的快速发展，推动我国工程设计企业的发展，特别重视电子档案管理，因此本文针对工程设计企业电子档案管理的研究提出以下内容。

关键词 工程设计企业 电子档案 管理策略

中图分类号：TP319 文献标识码：A

0引言

在工程设计领域中，由于信息技术的不断发展和CAD技术在各个领域中的普遍运用，工程项目中的电子文件已经在一定程度上成为企业生产、管理活动过程中的产物之一，同时也是企业重要的知识财富。新时代背景下，怎样利用现代信息技术对电子档案进行有效管理，保证电子档案的完整性，发挥重复使用效率，是工程设计企业面临的主要挑战和重大课题。

1工程设计企业电子档案管理历程和普遍存在着的问题分析

1.1电子档案管理的主要历程分析

电子档案管理在设计企业中的兴起是从20世纪80年代中期而发展到至今，经历十多年的发展历程，主要分为两个发展阶段：一是电子化阶段，工作内容是引进图档案管理系统软件，通过对其利用，能够对档案信息的整编以及录入有效的完成，对档案手工检索卡片进行甩掉，实现档案检索的网络化，保证借阅管理的电子化。二是电子化档案管理，该阶段的档案管理呈现出和以往不同的许多新特点，表现为：档案文件的管理已经为电子化文件，实现档案信息电子化，并且存在各种管理信息系统中。对于电子档案管理来说，其自身的新特点以及新变化，大多数设计企业都进行有效管理探索。

1.2存在问题

一是电子文件不能得到完整收集，由于企业业务的不断扩展，所做项目也逐年呈现增多趋势，相关电子文件的大量产生给电子文件归档以及管理带来困难。主要因为收集归档电子文件没有通过规范化处理，没有实施分类和有效的整理就将其存在同一电子文件名下，容易出现数据丢失现象，不能充分保证电子文件的真实性。二是电子文件的特点就是易更改和丢失，所以电子档案在管理过程中的重点内容就是安全存储问题，电子档案数据量大导致存在一定安全隐患，如果服务硬盘出现损坏，或者人为因素对服务器上的数据进行删除，都会带来不可弥补的损失。所以应该探求新的解决措施，对服务器存储压力进行缓解的前提下，还要促进电子档案数据的安全保存。

2工程设计企业电子档案管理新技术措施和方案分析

2.1保证电子档案得到有效利用

由于企业在综合管理信息系统平台网络背景下，新的图档管理系统不仅支持局域网本地访问，同时也在一定程度上支持广域网的异地访问，不管在哪里，只要能上网，相关设计人员都可以对系统中的文件查询功能进行利用，检索或者浏览工程项目类等电子档案资源。如有需要可以通过审批手续获得相应授权后，设计人员对系统中在线下载这一功能合理利用，对已经完成的设计文件进行下载，在新设计项目中对已有设计知识合理借鉴，对设计过程简化，减少项目整体设计周期，保证电子档子的资源共享。

2.2保证电子档案中的数据安全存储

由于现阶段企业电子档案的日积月累，尤其对历史档案资料实施的数字化处理导致出现较多的电子化档案数据，给档案管理服务器带来严重安全隐患的基础上，也加大存储量。为了能够对服务器存储容量压力进行有效缓解，实现电子档案在数据上的安全存储。运用光盘与服务器两者相结合方式，不仅保证电子档案数据得到安全存储，同时还能管理光盘载体资源。电子档案数据在备份过程中可以完全利用光盘库存储，如果存储数据一旦刻录，就会形成不可更改的数据，提高安全系数，促进电子档案数据的安全存儲，进一步为服务器节省出较大的存储空间。

3工程设计企业电子档案的备份

电子档案要想安全存储的主要前提条件就是档案具有真实性和完整性。不管使用哪种介质作为载体，都可以在数据备份的方式上对存储的安全性进行加强，最大限度的减少数据出现丢失或者损坏的风险。在硬盘上存放的电子档案数据可以数据中线对其实施统一备份和管理，备份服务器会结合之前制定好的计划在规定时期内发起备份，对于服务器而言，它向硬盘数据区对读取控制指令进行发出，需要备份的数据就会在局域网的作用下传输到备份服务器，致使备份达到服务器的磁盘陈列中。为了不给相关业务系统的正常运行带来影响，可以实施每周一次完全备份，对数据在备份过程中的效率进行保证。

4工程设计企业电子档案载体的存放环境以及定期检验

4.1存放环境

现阶段由于工程设计企业对电子档案存放的载体主要以光盘为主，但是光盘载体大部分使用的是聚碳酸酯作为盘基，铝或者其它相关金属质膜作为反射层，保护层是聚丙烯酸脂。如果在使用过程中或保存不当，容易被损坏。所以要为载体创造出较好的保管环境，促进电子档案数据的安全。光盘匣自身存在防磁和放光功能，将光盘放在光盘匣中可以降低对光盘的磨损程度，周围环境应该在十七到二十摄氏度之间，相对湿度为百分之三十五到百分之四十五之间，存在的地点应该防火和防湿，避免在高温环境中。

4.2定期检验

电子档案光盘载体需要进行定期抽样检验，这样做的目的能避免光盘由于外界环境因素的影响出现不必要的错误，降低数据出现丢失风险。对电子档案存储光盘载体进行抽样机检验，如果存在不能读取的光盘，应该在第一时间内找出备份光盘，将数据复制工作做好，充分保证数据的安全存储。

5总结

工程设计企业电子档案主要是企业的技术资源和宝贵的知识财富，因此做好工程设计企业电子档案管理工作，充分发挥出电子档案重复使用效率，使其更好的为企业生产、经营以及管理提供出相应活动，真正实现档案管理工作的规范化以及信息化，同时也是企业档案管理部门的重要职责，是档案管理工作的最终目标。

参考文献

[1] 仲杰，陈薇薇.如何提高工程设计企业电子档案利用率——以西南电子设计院有限公司利用情况为例[J].四川档案，2016，04（08）135-137.

[2] 张燕.水电工程勘察设计电子档案的管理探析[J].办公室业务，2012，21（08）134-136.

[3] 沈强东.实施电子档案管理工程促进企业档案管理现代化[J].工程建设与设计，2000，01（07）135-136.

[4] 王海萍.港口工程设计中的电子档案管理[J].港口经济，2014，05（08）145-147.

[5] 宋莹莹.朝阳区广电中心人事档案管理系统的设计与实现[D].北京工业大学，2016.15（08）145-147.