电子档案管理现状及管理方法

文/刘东

电子档案管理现状及管理方法

文/刘东

随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分。加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务

一、电子档案的特点

1、依赖性和不可识别性

电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。

2、信息存储的高密度性

无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

3、载体的多样性

传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。

4、信息共享性

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。

二、电子档案管理的现状

1、电子档案管理失控

通过了解，现今大部分的档案馆对凡是属于国家所有的、具有保存价值的实体档案都进行了归档、保存。但对于大量的电子文件产生的电子档案，却很少有档案部门将之列入工作议程。（部分档案馆在尝试收存一些电子档案，但没有一个标准、科学的依据）另外，各个电子档案产生单位没有相应的电子档案管理制度。

正所谓，没有规矩，不成方圆。因为没有相关制度，各单位的电子档案要么没人管理，要么处于不科学、无序、混乱的管理状态，甚至于因为各种原因，导致大量珍贵的电子档案损毁、丢失而造成无法弥补的遗憾。可见电子档案管理已经失控。

2、电子文件法律体系欠缺

在许多国家，电子文件的证据效力已得到法律认可，而且法律强制政府机构和公司有效管理电子文件，以保留业务活动证据。在1998～1999年美国司法部针对微软公司的诉讼案件中，诉讼双方向法庭呈送的大约3000份证据大多数是电子邮件，美国司法部一位高级官员说，电子邮件正是这次诉讼的一场革命。我国在2004年通过了《中华人民共和国电子签名法》，确认了部分电子文件的法律效力，但在一些方面还存在局限性和不适应性。电子文件法律体系亟待进一步完善。

3、电子档案归档率很低

我国目前电子文件的利用率很低，电子档案的利用率就更低了，这造成了大量纸张的浪费。在国家积极倡导绿色环保的今天，仅从保护环境，推行绿色办公的方面讲，电子文件代替纸质文件都是应当被加快推广；科学技术是第一生产力，相比电子文件及电子档案的应用，传统的纸质文件和电子档案在利用方面效率十分低下，改变这一影响工作效率的局面刻不容缓。

4、档案人才匮乏

所有的工作都是围绕人开展的，尤其是具有一定才能的人。目前，在我国电子文件管理没有相应的职业，其中大多数是非计算机专业的人员兼职收集档案，即使是专业的档案员也很少在具备档案管理知识的同时具备较好的计算机技术，由此不难看出，在信息化的大背景下，档案界缺乏一支高素质的管理队伍。电子文件及电子档案管理人才的匮乏，极大制约着我国电子档案管理的可持续发展。

三、电子档案管理创新

1、管理理念创新

面对新生的事物，人们往往会有抵触或戒备的心理。电子文件的出现，甚至于趋向替代传统的纸质文件，这一形势必将成为历史的必然。面对这一必然趋势，电子文件的缔造者，即电子文件生成者与电子文件成为电子档案的管理者应当改变传统观念，正确地认识这一变化，以迎难而上的积极姿态迎接新生事物挑战。

2、领导组织创新

信息化发展到今天，在电子文件逐渐取代传统纸质文件的过渡期这一关键历史阶段，需要充分发挥领导者的组织创新管理能力，纵观历史，优秀的人才在历史的某个阶段产生的历史的推动力往往是难以估量的。这就要求各级档案领导干部要乐于学习计算机等信息化技术，只有领导干部了解了信息化技术，才能更好的领导档案队伍，更好地开展信息化建设，而只有领导干部带头组织开展信息化建设工作，才能有更有效地管理信息化工作产生的巨量电子文件，也才能为档案管理者提供高品质的电子档案材料，为形成高质量的电子档案和方便高效的保存、利用电子档案奠定基础。

3、管理机制创新

档案的管理是一项长期性、系统性的工作，电子档案的管理更是一项需要着眼当前、放眼未来的伟大工作。这项工作的有效开展不仅仅需要今天的领导干部具备开拓创新的思路和巨大的智慧与勇气，更需要一项完整的机制来保障电子文件有效归档，成为电子档案。如此才可以避免领导干部换届导致工作政策的反复。在国家带头起草一系列的电子档案归档办法及制度后，各级各类档案管理部门也应结合本行业、本单位实际，制定行之有效的电子文件材料归档制度，为电子档案的建设保驾护航。

4、人才管理创新

任何事业的发展，都离不开人才的培养，电子文件的有效管理，更是需要一只思想素质较高，专业素养较好的管理队伍。目前，因为各种原因，例如：档案工作者待遇偏低、社会地位不够高、人们认知度偏低等原因，导致档案管理部门很难吸引到高学历、高素质的专业技术人才，现有的档案管理人员往往是其他部门临时调入档案机构的。因而，应该从国家层面上制定相关鼓励政策，比如落实对档案工作者有毒有害物质保护的待遇，加大对档案工作者学习与培训，尤其是从政策和资金上鼓励涉及到电子文件及电子档案信息化技术研究与开发方面的研究，在各类大专院校开设档案学专业的基础上，进一步设立档案信息类的公共选修课，培养年轻一代对档案、电子档案的认知，从而逐渐提高全社会对档案工作的了解。

总之，电子文件到电子档案的有效管理和利用，看似简单，实则还有相当长的路要走，既需要具备好的外部环境条件，即人们对电子文件及电子档案的正确认识，国家的各项支持；还需要档案管理者对信息化技术的知识储备，需要人们对信息化人才队伍的建设等条件。电子文件的剧增和电子档案的剧增会越来越快速，这就需要档案管理者以大无畏的姿态迎接这场革命式的挑战，从而更好的保护好由电子文件产生的电子档案，传承好人类历史的文明与记忆。

（作者单位：榆林市环境咨询服务部）