新时期提高财务档案信息化管理的策略研究

徐薇

摘 要：当今社会信息和网络十分发达，而且信息网络也逐步渗透到不同领域以及管理的各个方面，财务档案管理更是不能例外。在信息和网络时代到来的新时期，全面推进财务档案信息化管理已经成为必然趋势，并在提高财务档案管理质量和水平方面发挥了重要作用。因此，新时期企业必须重视提高财务档案管理水平，推进财务档案信息化管理建设，提高财务管理工作，提高财务档案管理的质量，促进企业持续性发展。

关键词：新时期；财务档案；信息化管理；策略

信息和网络时代正在不断发展，企业的财务档案管理工作要顺应时代的发展潮流，改变传统的档案管理方式，充分满足新时期财务档案信息化管理要求，全面推进财务档案信息化管理建设，克服原有繁琐和低效等缺陷，提高财务档案管理的效率和稳定性。本文通过分析财务档案信息化管理的优势以及内容指出提高企业财务档案信息化管理的策略，从而更好地满足企业财务档案管理的需求，提高企业管理水平。

1 财务档案信息化管理的优势

财务档案信息化管理是一种以电子财务档案为依托的管理手段，从而有效提高了对财务信息的管理归纳效率。以传统纸质媒介的财务档案管理相对比，财务档案信息化管理的优势主要有以下几个方面：第一，方便对财务档案信息进行修改、复制和重置，也能够提高纠错和传递效率，同时也使得财务档案信息能够以多种存贮方式存储如光盘、软盘等，为财务档案管理提供了极大便利。第二，财务档案信息化管理方便于对财务档案信息的分析和计算，同时能够较快速度的获得所需要的结果。第三，财务档案信息化管理借助计算机以及网络的交互性，能够充分满足查询、数据交换以及统计分析等不同的档案管理需求，能够实现财务档案信息的无障碍共享，同时也节约了办公成本，避免财务档案的损坏。第四，财务档案信息化管理在档案的保存以及管理等方面优势明显，也方便于对档案信息的专项治理和统一整合，使得财务档案管理工作质量和效率大大提高。

2 新时期财务档案信息化管理的内容

计算机和网路的发展为财务档案管理提出了更高的要求，强调加强财务档案信息化管理建设，提高对财务档案信息的有效利用，从而为财务管理以及财务决策提供重要依据。新时期财务档案信息化管理的内容主要有以下三个方面：第一，建立适合财务档案管理的动态数据库，进而形成一个完善的财务档案信息网，将不同种类的财务档案管理业务文档以及其他相关文件录入到数据库当中，形成对数据的动态存储，确保档案信息的完整性，推动财务档案动态管理。第二，加强财务档案网络安全建设，因为财务档案信息属于企业的重大内部资源，必须确保档案的保密和不公开，尤其是对于重大财务决策项目更是不能有一丝纰漏，要想推动财务档案信息化管理就必须进行网络安全建设。第三，完善企业财务档案管理辅助系统，将先进的理论以及科学管理作为基础，辅之以先进的计算机网络技术辅之以先进的计算机网络技术手段，建立起市一决策运用财务档案管理辅助系统，提高财务档案管理以及决策的质量。

3 新时期提高财务档案信息化管理的策略

3.1 增强管理实效

财务档案信息化管理最为重视的是信息的时效性，同时这也是衡量企业财务档案信息化程度的重要标准，因此全面增强财务档案信息化管理的实效性是企业强化财务档案管理的首要工作内容。首先，企业在建立电子财务档案的最初阶段就必须加强对财务档案信息的分类，并按照企业财务档案管理工作的要求以及分类标准做好档案分类工作，并逐步建立起以财务档案目录为主要内容的财务档案咨询平台，从而为需求者快捷查找档案资料提供较大的便利。在建立电子财务档案之后，必须要及时收集以及整理动态化的财务档案信息以及数据，并在日常的工作当中不断的完善和补充档案信息，提高档案使用的时效性，保障档案信息的可靠和真实。其次，财务档案信息化管理中存储的财务档案信息以及数据必须要确保科学全面，并利用信息化手段增强财务档案资源的共享程度，在保障资源顺利共享的同时也要进一步规范财务档案资料的管理，并严格按照相关管理规章制度执行。最后，财务档案信息化管理对于软硬件设备以及管理系统的要求较高，因此需要定期对电脑设备进行检查维修以及升级换代，从而更好地服务于财务信息需求者，确保财务档案信息化管理的时效性，最大化地发挥财务档案信息的价值。

3.2 保障网络安全

新时期财务档案信息化管理的一个显著特征是保密性强，其主要原因在于保存的财务档案数据和信息量非常大，而且主要涉及企业的内部资源以及核心资料，一旦出现网络安全上的问题会为企业带来不可估量的损失。财务档案信息以及数据的信息化同时也代表网络化，那么确保网络的安全就成为财务档案信息化管理的重要课题，并需要采用一系列的网络安全保障措施避免安全事故的发生。首先，企业要不断建立健全财务档案内部管理制度，重视和加强对网络安全的监督管理，并根据财务档案信息化管理的实际要求以及企业财务工作的实际需要制定规范化的网络操作规范，避免企业财务档案信息被修改、损毁和泄漏，提高企业财务档案信息的安全性和完整性。其次，企业必须维护好网络环境安全，对磁性介质存储设备进行严密检查，避免由此引起的病毒传播造成的网络安全故障。同时，要及时关注计算机设备的运行状况，并对其对这些设备进行改造升级，安装以及检查防病毒软件的运行状况，高频率的检查网络环境和进行病毒查杀，为财务档案信息化管理营造安全放心的网络环境。最后，为了避免发生不可逆转的财务档案管理问题，必须对企业的财务档案信息进行备份，并定期对备份进行更新，避免出现财务档案数据丢失的情况，维护企业的财务安全以及运营稳定性。

3.3 提高人员素质

财务档案管理人员是全面推进厂务档案信息化管理工作的主体，财务档案管理人员的素质和能力会直接影响到财务档案管理工作质量，并影响到财务档案的信息化进程。新时期提高企业财务档案信息化管理水平，必须要有一个高素质的人才队伍作为支撑，同时也要将财务档案管理人员素质培养纳入到当然信息化管理工作环节当中。企业在开展财务档案信息化管理工作时如果管理人员的专业能力、思想态度以及方法运用等不能满足实际需求，会让财务档案管理工作呈现被动状态，为企业的管理和运营带来不利影响。为了确保管理人员更好地服务于财务档案信息化管理，需要从以下几个方面提高管理人员素质：第一，改变财务档案管理人员专业结构单一局面，让大量的专业技术人员充实到财务档案信息化管理队伍当中，更好地满足信息化建设需求。在人才的选拔以及聘用当中必须重视专业性，提高财务档案管理队伍的整体素质。第二，加大对财务档案管理人员的培训力度，结合企业财务档案管理的需求以及信息化建设任务要求开展分层次和阶段的培训工作，培养和锻炼管理人员的信息化技术和能力，增强管理人员对信息技术以及信息化管理方法的应用能力。第三，定期开展财务档案信息化管理水平测试和考核活动，督促财务档案管理人员不断提高其职业素质和专业技能。

4 小結

财务档案管理的信息化建设使得财务档案管理更加便利，也已经逐步取代了纸质介质的档案保存形式，使得财务档案的管理更加方便快捷，同时这样的档案管理形式更加方便查找且利用率高，并成为财务档案管理的必然发展趋势。企业必须充分认识到财务档案信息化管理的优势，全面分析和了解档案信息化管理内容，并提出有效的管理策略，增强企业财务档案管理工作的有效性。

参考文献

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