论档案信息服务的创新

曾照军

摘 要：档案是社会的枢纽，在时空上前后相继，绵绵延续，是人类认识的轨迹，过去我们过分强调档案资料“保密”，使档案资料成为“死”材料。面对着网络化、智能化、多样化的知识经济社会，面对着世界范围内的信息产业化程度的增强，伴着互联网++，对档案信息服务也提出了新要求，本文从当前档案信息，档案信息服务存在的现状以及创新策略等方面进行分析，为档案信息服务献计献策。

关键词：档案；档案信息服务；创新

21世纪，档案，档案信息，档案信息服务作为一种社会现象，对人们再认识，再利用起着不可抹灭的作用。21世纪，信息技术，计算机技术，网络技术的结合使得档案信息走出传统的纸质模式，走出传统的档案馆，揭开神秘的“红盖头”，展现自己的价值。1984年邓小平在《经济参考》报题词“开发信息资源，服务四化建设”成为了档案工作的指导思路。档案信息渐渐走出封锁的档案馆，走入平常百姓生活，为人们所共享。“依法治档、科学兴档、强化服务、提高效益”的工作思路让人们越来越重视档案信息。面对着互联网信息社会，对于档案信息服务提出了更高的要求。

1 档案、档案信息、档案信息服务

（一）档案名称的演变

档案，最早的称呼从资料看，叫做“典”和“册”。甲骨文中就有“典”和“册”两字，在周代，档案又有“中”的叫法，在商周简牍档案和缣帛档案，开始用“简”“牍”“简策”“简牍”“简书”“竹帛”“帛书”等称呼文书，档案和书籍。汉唐后，又称“文案”、“案牍”等。“档案”一词初见于明末清初，现存清代档案，康熙十九年的《起居注册》中就有“部中无档案”之语，直至现在留传的成语“名留竹帛”“罄竹难书”等还依稀可以反映当时文书档案的成分。

（二）档案的演变

档案并非自人类出现就同时诞生的一种社会现象和物质实体，它是人类社会发展到一定阶段的文明产物。纵观历史，最初的“结绳记事”、“刻木为契”、“编贝”、“结珠”等对了解档案起着一定的现实意义。中国档案起源致力于文字，是档案产生的条件，最为流行的是黄帝时期仓颉始创文字。商代甲骨文是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。国外，古代埃及是世界文明的摇篮之一，史官们用墨水把文字写在储物罐上等，泥板档案是保持下来的两流域，古埃及等重要的古代档案。以我国为例，自进入历史文明时期以来，我国的档案经历了甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、音像档案、电子档案。当今时期，电子文件已在国内外具有其旺盛的生命力，成为档案信息的又一支主力军。

（三）档案、档案信息、档案信息服务

档案是机关、组织和个人在社会生活中直接相成的，保存备查的文字，图表，声像及其他各种方式和载体的历史记录。档案信息是社会信息的一部分，从广义上，是指来源于档案的能消除人们不确定性的，反映已经发生的各种事物运动状态，方式及其规律的征象或知识，通俗地说是档案的内容及表达档案内容的文字、图形等信息。狭义上，档案信息是指依附于档案载体但不包括载体的档案内容信息。档案信息服务从广义上讲，档案信息服务是指档案机构的整个业务工作，即所有促进档案信息的流通，加快档案信息的传播，提高档案信息的利用率，便与利用者获取档案信息所进行的各项活动，它包括了档案信息的收集，整理和编研。从狭义上讲档案信息仅指档案信息机构接待利用者，利用档案信息服务设施，采用档案信息服务方法，从档案信息资源中提取有用的信息，直接为利用者提供档案信息的工作。

2 档案信息服务中存在的问题

传统的档案工作观念落后，淡薄开放意识和创新意识，阻碍档案信息的数字化、网络化，管理服务现代化的因素，经费不足档案保密和档案安全面临的挑战。为了更好地做好档案信息服务我们应该清晰地认识到档案信息服务中的攻坚战。当前档案信息服务中的瓶颈主要来源于档案网站建设与数字档案馆建设的阻力。

（一）档案网站建设的问题

近年来，国内陆续建立了一批档案网站，档案网站还存在一些缺陷和不足。

（1）目标不明确

目前有些网站“跟风上网”，为建站而建站，没有把网站作为档案管理的重要工具，设计定位不准，仅将档案网站作为装饰门面，大量可查数据等利用率不高，使得档案网站建设流于形式，最终造成网站访问率较低的问题。

（2）整体性差

各馆室的档案网站之间还是处于孤立状态，主要表现在缺乏宏观指导，缺少“龙头”网站以及站点网外链接不够，从而在一定程度上影响档案信息网络工程的推进。

（3）内容贫乏

在档案网站上，大多数网站仅反映一些本单位的信息，而缺乏宏观的一些信息，并且大部分网站仅限于介绍馆藏指南和全宗目录，网站缺乏在先咨询，网站内容雷同，专业内容欠缺等。

（4）网站质量欠佳

档案网站的主页一般由工作人员自行设计，在色彩及计算机技术上或多或少不能达到完美统一。网页设计单调，难以吸引访问者，在策划及总体设计上还需不断完善，以求吸引更多的访问者。

（二）数字档案馆存在的困难

（1）资金不到位

数字档案馆是一个现代化的缩称，面对着大量的档案综合设计、个性化设计等需要投入大量的资金。

（2）技术不到位

当前档案信息数字化的技术还需不断完善，现阶段信息资源数字化的主要方式有键盘录入和扫描。键盘输入速度低、效率低、成本高、扫描则质量不够，扫描速度低以及汉字识别率低等缺陷。同时缺乏足够的数字档案信息介绍、评价和筛选工作，档案信息现代化系统的用户界面复杂，档案信息检索系统功能不强，国内档案馆网站还很少具有系统的搜索引擎。档案网上咨询服务工作还需推进，档案馆网站提供的服务工作往往不分用户对象与用户需求，档案信息个性服务系统处与研制阶段，社会上广大用户获取数字档案信息的能力普遍較弱。

（3）数字化对象种类复杂

传统档案馆保存的档案种类复杂良莠不齐，各种档案信息价值不同，开放利用时限不同，保密程度不同，在限定哪些档案资源可以数字化的限界上存在分歧。

（4）横向合作存在差异

各级档案机构均面临档案信息数字化的现实问题，各机构相互之间就数字化对象的选择上是否能达成共识，是否能分工合作，存在一定的困难。

3 档案信息服务的创新

随着档案信息化的加快，档案信息服务已成为人们社会活动、经济活动的主要内容，网络功能如此便利，手机等为信息的短时效获取信息更是提供了便捷，随着互联网++的时代，互联网档案馆（InternetArchive）与线下档案馆的相互融合等也为当前档案信息服务创新提出新思考。

（一）.创新传统的档案服务模式

在当今的档案管理和利用中，存在一个普遍现象，档案馆与人们的距离较远，说到檔案馆就蒙上一层神秘的面纱。封闭性成了档案服务者和利用者之间横亘的大山。由于档案工作大都实行专业化管理。在这种专业化、独立化的管理过程中，档案被动地从社会生活中“剥离”出来，这就人为的割断了它与社会现实生活广泛而深刻的“有机联系”，使档案不能发挥其作用，出现了“重要却难于发挥重要作用”的局面。创新传统服务模式迫在眼前。

（1）改变坐堂服务，建立主动服务的新模式

档案管理方式不同程度地存在着“看摊守堆”历史原因，档案信息服务局限于狭隘的领域，档案馆保护，管理档案不是仅仅为传统的起收藏的目的，关键的作用是为了能更好地应用档案信息资源，要改变这种消极地档案利用方式，从传统地被动方向向现代化的主动方式转变，改变这种旧的治档方式，在认真履行《档案法》的基础上，在“看和守”的同时，做到“开和放”。我们不能在满足于“等客登门借阅”的坐堂式服务和“皇帝的女儿不愁嫁”的服务作风，应建立新型的“快速服务”、“跟踪服务”、“系列服务”等模式。例如一些部门编史修志工作采用系列服务，全程服务。对一些经济纠纷，房产权属纠纷，可实行快速服务。当今现代化建设中，档案馆的工作人员要走出馆门，变封闭型服务为开放型服务，主动登门服务。

（2）改变单一的服务作风，建立因地制宜的服务新模式。

在档案信息服务的活动中，打破单一的为本单位为部门服务，拓宽服务的领域，多深入到机关、团体、企事业单位，非公有企业中去调研发现问题，了解社会和本行业需要什么，寻求新的服务方式，从而明确档案服务的重点，同时因地制宜有的放矢的为百姓提供服务，专门设立一些网上查档，多从利用者的角度出发，一切服务于利用者，事实证明社会需求，百姓需求是档案工作赖以存在和发展的基础。

（3）改变单调的封闭作风，建立多方位的宣传服务新模式。

要让利用者充分地利用档案信息资源，对于档案信息服务的工作人员来讲，要做好产品的宣传工作，广告工作。档案信息服务的工作人员要通过调查，主动将档案信息介绍给利用者，让利用者使用所需的档案信息，从而提高档案的利用率，宣传是为了档案信息寻找用户，为用户主动提供档案信息，手段可以多样化、多层次化。首先对档案开放利用的重点对象进行重点宣传，其次可以通过电台，电视等新闻媒体方式或举办档案展览来主动向利用者宣传档案馆指南，档案利用实例，公布档案的史料，介绍馆藏，宣传档案的价值和作用，让人们熟悉档案信息产品的功能，便于了解档案信息的类型和提供利用等方式，揭开这一层神秘的面纱。从而使得过去过分强调档案资料“保密”的观念开放出来，深入到百姓中去，提高档案史料的利用率。

（4）改变无偿的服务方式，建立有偿与无偿相结合的模式。

20世纪70年代以来，随着信息技术和信息产业的发展，信息的价值越来越得到社会的认可，昔日的死档案，今天变成“活信息”随着改革大潮的推动，我们也要建立挡案信息商品化的观念，增强档案馆的“造血”功能，在不损害国家利益或他人利益的前提下档案信息产品可以进入市场，参与竞争，创造效益，实现档案信息商品化。这种有偿与无偿结合的方式能更好地推动档案信息网络服务。

（5）改变手动机械方式，建立档案信息网络服务。

在档案信息服务工作中，要使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理，不断增加现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的缩微技术，扫描技术，传真技术网络技术及现代化的档案保护技术。网络技术在档案中的广泛应用，为档案信息服务提供了最佳的技术手段和实现途径。档案信息网络化将是今后档案信息服务的发展方向。以

（二）加强档案馆的软硬件

档案馆是档案信息的聚集中心，交流中心。为了更好地发挥档案信息服务应注意档案馆的整体视觉形象，充分体现文化品位和服务档次。这些视觉形象主要包括档案馆的建筑，馆容，馆貌，档案馆的服务环境，档案馆的办公及保管设施，给公众留下一个清净，舒适、美观的好印象，另一方面丰富馆藏，丰富档案信息资源。不同的档案馆应加强自身的建设，建立科学合理的馆藏体系，不断增加造血功能，创造良好的经济效益。

（1）丰富馆藏，优化结构

建立合理的馆藏结构，充实档案信息资源，处理好档案信息的数量与质量的关系，缩短接待时间，放宽接收范围，最大限度的满足利用者的需求。优化馆藏应从源头抓起，把好进馆档案质量检查验收关和立档单位档案工作的监督指导。解决档案门类单一，文件重复，利用率低的现象。只有建立一个结构合理，门类齐全，富有特色的档案馆藏系统，档案馆才会有旺盛的生命力，吸引利用者主动上门。

（2）齐全设施，服务大众

要使档案信息服务的主动者——利用者乐于上门来获取信息，一流的设施是吸引利用者的关键因素。档案馆应该为利用者创造良好的环境。其中利用者使用最多的外借服务设施和阅览服务设施需重点投资，在管理中需分区明确，避免交叉，合理设置，如服务主层是档案信息机构开展档案信息服务的主要楼层，目录厅，总出纳台，主要阅览室都设在这一层.一般将其放置在底层或二层.再如阅览室；大小和容量应适当，室内采光自然，除配置桌椅和一些缩微还原阅读机外，还需配置现代化设备以辅助利用者来获取档案信息。

（3）取长补短，资源共享

随着社会现代化的发展，馆藏数量的多寡已不再是制约档案馆职能实现的因素，所以在档案馆建设方面应加强宏观管理，加强横向交流，建立一系列现代化的档案检索网络体系，实现档案信息网络化，取长补短，提高档案的利用。各馆藏你有我无或我有你无，需要用积极的方式来互补。同时，档案馆也要加强与图书馆，博物馆等机构的合作与交流，加强软件管理的开发，从而能做到馆藏资源，人才资源，设备资源的共享。

（三）培养一支高素质的档案信息服务人员

面对信息化社会的今天，档案人员不再是单纯的档案管理员，而是充当了多重角色：档案信息财富的管理者和提供者、档案信息的顾问、档案信息的系统专家、档案信息资源的协调者等。信息时代，档案工作的优劣很大程度上取决于档案人员的业务水平，政治素质以及提供利用档案基本功的高低，所以档案馆只有注重人才质量和素质的培养，才能更好地提供档案信息服务.

（1）过硬的基本素质

知识经济时代，档案信息服务的工作者需具备以下几个基本素质，⑴良好的职业道德，档案信息服务人员的工作具有直接的服务性，多样的層次性，强烈的时间性，相当的科学性，这就要求工作者能全心全意为利用者服务，热情大方，不为名利，不怕麻烦.②开朗心理素质。档案信息服务的工作者应具有开朗的性格，能胜任档案馆现代化才能热情地迎接每一位利用者，让利用者满意而来，满意而去。建设、服务和管理的重任③广博的科学文化知识和丰富的档案学知识，并且掌握一定的计算机知识及相应的软件知识及外语和通讯技术，能对档案信息进行综合，深层次加工，提供高素质的档案信息服务。④具有创新，才能不断满足现状，不断从工作中总结经验，开拓创新⑤良好的身体素质。只有拥有健康的身体才能胜任繁琐且工作量较大的档案工作。

（2）更新的继续教育

知识经济时代，知识更新，技术更新的周期迅速缩短，作为专业性较强的档案领域尤其显著，要加强档案信息服务的工作人员的继续教育，与潮流同步。

（3）信息技术

随着档案信息网络化，数字化的发展，对档案人员提出了更高的要求，档案工作人员必须掌握信息技术，包括计算机软件，计算机网络，多媒体等。通过不断培训，为档案信息服务的网络提供必备的技能，从而使档案管理跟上现代化的步伐，让利用者更多、更快、更广地获得档案信息的服务。

（4）公关及社交能力

在档案信息服务中，档案工作者应学会与社会打交道，具有良好的公关能力。在继续教育中，档案人员应拓宽知识面，学习一些新型的现代管理理论，加强馆际交流，为开拓档案事业服务提供后备力量

（5）专业知识和政策

在知识经济社会，档案方面的政策和法规变化也是飞速的，档案馆作为一个重要的社会信息源，其传播知识，提供服务也应该顺应社会潮流，档案信息工作者应及时了解当今档案方面的一些法规政策，加强档案管理方面的业务培训，加强理论研究，从而在接待利用者能用娴熟的业务知识来进行讲解。有问必答，缩短接待时间，快速地让利用者找到所需的档案信息。同时在专业知识方面能有所侧重。因为档案的品种繁多，档案馆的工作人员在培训时应有所侧重，有所擅长，在管理方面应分工明确。从而做到专人专管，宏观控制分工明确，从而更好地满足不同类型的利用者的需求。

（四）加强网站建设

随着网络时代的到来，为档案界提供千载难逢的历史机遇，人们越来越多的通过网络来获取信息，档案网站是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点。档案网站建设成了档案工作信息化建设的重要步骤，它是档案部门联系社会，拓展职能的重要窗口，国内外陆续建立了一批档案网站，这些网站起着服务功能，宣传功能和交流功能，为档案信息服务拥入了一股新生力量。根据种种问题，我国档案网站建设在综合水平上还有一段差距，在网站建设中需不断改进，不断完善，提高网站的访问率

（1）加大投资建“龙头”网站

抓重点以点带面，从而带动整个网站建立一个国家级的档案信息总网站，各级档案馆建立自己的网站，从而从纵向上带动各档案网站，加强横向交流，从而达到建网最主要的目的——资源共享，要广开门路通过多渠道吸纳和有效利用建设资金，改善软硬件设备环境，从而形成龙头网站，各网站相互融合。

（2）丰富内容，形式多样。

网站应建立“以人为本”的方针，不断为百姓服务，在内容的编排上应打破“闭门造车”的状况，在内容上考虑周全，兼顾不同用户需求，同时创建自身网站的特色，不断拓展职能，树立新的形象，可以设立现行文件查阅等，查阅城市建设，环境保护，新闻出版，财政税收，人文地理等方面的内容。可以提供一些法律法规检索及百姓生活息息相关的一些问题，建立在线咨询。同时多配备一些专门人才，吸纳和培养网站策划和网页制作方面的人才，从色彩、模式、链接等多方面综合起来形成形式多样、多层次、多元化的网站，提高网站的服务质量，走特色道路，从而更好地吸引利用者。

（3）快捷服务，以人为本。

档案网站最终还是以利用者为基点，为利用者创造便捷的检索，让用户随时检索之需，用户只需按动一下鼠标即可进入相关网站浏览所需信息，真正融入到网络中去，档案网站要服务基层，建立为利用者服务的观念。

（五）加强数字档案馆的建设。

随着信息化的普及，当前档案信息服务的焦点主要集中在数字档案馆的建设，一流的数字馆建设才会让档案信息服务有飞跃，更好地做好服务工作。

（1）加大投入，建设数字档案基础，强化服务意识，提供个性化服务。

数字档案馆建设的最终目的是为了广大利用者服务，故需加大投资数字档案馆基础建设，积极提供必备的硬件条件，同时要把工作重心转移到数字档案信息服务及数字档案信息资源的开发和利用。

（2）专业人才与计算机人才相结合

引进计算机人才，使计算机专业人才和档案馆中档案专业技术人员达到完美结合，造就既具懂档案工作又掌握档案信息服务意识的复合型人才，从而更好地掌握处理好数字档案信息的现代化技术，不断更新网页的内容，提高网页制作质量，从而真正实现信息服务大众和档案信息共存。

（3）加强馆际合作，处理好资源共享、资源建设与整合的关系。

无论是网站建设，还是数字档案馆，均要走出馆门，走出国界，与同行交流，节省其中摸索的精力。吸收先进的经验，共同讨论，有效利用各个档案馆拥有的专业人才和技术设备，共同参与档案馆的数字化建设、维护、决策、咨询和人才培养，并且在一些档案检索系统的软件和用户界面上能达成共识。不同数字档案信息资源应有机结合，共同投入人力、物力、财力，来制定完善档案信息化建设的标识，尽可能同行中形成较为统一、简单的用户界面，为用户提供方便快捷的模式。

二十一世纪是信息化的世界，信息技术、计算机技术、网络技术的结合。互联网++时代的来临，档案信息也将步入数字化的行列，在未来的档案信息服务中将会更快捷、更加方便直观，从而使档案信息服务真正服务于公众，服务于社会。

参考文献

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