解析档案信息化建设与档案管理的几点思考

王纪奎

摘 要：随着我国社会发展速度的不断加快，档案逐渐实现了信息化管理，这是档案管理未来的一种发展趋势。计算机技术正在日新月异，其在档案管理方面也发挥了极大的作用，提升档案管理效率，同时也使档案资源得以长久保存，实现资源共享。文章主要分析档案信息化的内容，阐述了提高档案管理效率的相关建议。

关键词：档案信息化建设；档案管理

Abstract： Along with the accelerating social development speed， file gradually realized information management， this is a development trend of archives management in the future. Computer technology is changing， its also played a great role in archives management， promote efficiency of management of archives， but also make the resource file can be preserved for a long time， realize resources sharing. This paper mainly analyze the content of archives informatization， expounds the related Suggestions of improving the efficiency of archive management.

Keywords： Archives informatization construction File management thinking

1 档案信息化概述

所谓档案信息化主要是指运用先进的管理技术对档案进行有效管理。档案信息化是一种档案管理的创新，相较于传统管理模式其自身具有一定的优势，提高档案管理效率。档案信息化涵盖很多内容，从广义角度分析，其可以吸收所有领域的信息，然后进行有效整合，这其中包含以下内容：比如经济信息、文化信息以及政治方向等等，有效收集此类信息，并按照相关内容分门别类，这在某种程度实现了资源整合，同时也使档案信息实现共享；而从狭义角度分析，档案信息化内容相对简单，主要针对档案内部而言，使其内部资源实现信息化，依托信息化技术，让档案资料更为完整，信息更为丰富，这样信息阅读者使用更为方便，信息资源更为真实可靠。实现档案信息化离不开以下技术的支持，即信息技术，通过这种技术可以使资源信息得以有效整合，同时也可依据资源信息类别不同进行分类，将相同信息归纳到一起，这样相关人员查阅起来非常方便。档案信息化建设具有重要的现实意义，这可以使档案信息管理更为规范，同时也使其与之相关信息相融合，更好的服务大众，档案建设发展进入一个新阶段，提高资源信息使用价值，也使信息获得更广阔的应用平台。

2 改进档案信息化管理的有效对策

（一）完善工作体系

要想档案信息化得以有效实现必须完善以下内容，即相应工作体系，只有相关工作体系有所保障，才能确保档案信息化管理得以有效实现。可以从以下几方面着手：第一，明确管理制度，同时改进运行机制。认真贯彻执行相关法规，并在此基础上完善电子文件管理，实现所有部门联动管理，确保电子文件能够全程监管。与此同时，按照国家档案管理相关规定，将档案管理职能下放，使档案局可以进行行政管理，促使档案部门拥有更多的管理权力，使其信息化建设能有效推进，形成上下联动，协同统一体系。此外，档案信息化还应在以下领域强化，即电子政务建设，这样可以使两者同步进行；第二，完善对应法律制度，规范工作行为。针对档案信息建设而言，必须要制定专项规划表，并完善工作任务分解示意图，明确以下方面的内容，比如目标任务、完成时限、责任单位。同时，制定绩效评估体系，进一步推动档案信息化建设。在此基础上，完善相应的法律法规，建立规章制度，加强监督检查，按照相关规定有效执法，确保档案信息化建设能够进入新阶段。

（二）实现档案数字化，形成资源共享

对于档案信息化建设而言，其核心是资源建设，这也是所有业务开展必须明确的主题。为此，就当前形势来说，档案信息化工作重点应该放在以下两个方面：其一是实现档案数字化，其二是实现资源共享。首先，档案信息逐步向数字化靠拢，依据科学的编制原则，制定合理的工作计划，而且必须强化监督检查，保障档案数字化得以有效实现。同时，应以用户需求作为基本出发点，建立起相应的目录，确保档案数字化查询更为全面，并增加以下方面的投资，如人、材、物，让各部门能够相互协调，形成良好工作格局。除此之外，可以建立如下归档制度，即纸质和电子文件并存，促使档案全文检索顺利推行。对于档案信息化建设，实现信息资源共享也是档案管理的一项重要内容，依据国家相关标准，完善档案管理系统，并将其与办公室系统实现有效整合，这就可以在网上进行一系列工作的操作，如信息生成、整理以及归档。实现信息资源共享必须遵循先易后难，拟定资源共享目录，在此基础上，借助业务部门职能，通过条块结合，保障档案信息真实性，进一步加快档案信息化进程。

（三）健全技术支撑，保障资金体系

档案信息化管理离不开技术的支持，这是档案信息化的基本保障，与此同时，档案信息化还需借助相关设施，而引入先进设备需要大量资金。因此檔案信息化不仅需要完善相关技术，还要有充足的资金作为后盾，这样才能从根本上推动档案信息化管理，保障其运行稳定，档案信息具有可靠性。档案信息化建设必须首先从基础设施抓起，而这一部分的资金来源基本上依靠国家财政，每年财政部门将资金投入相关单位，以此作为基础设施建设费用，同时还需投入运维费用。除此之外，还需加强软、硬件建设，除了基础设施建设，还需进行设备更新，让档案信息建设能够与时俱进。档案信息化建设需借助相关软件，因此对该类软件加大研究力度，形成统一技术标准。此外，需完善安全建设，实时升级杀毒软件，运用以下最先进技术，分别是身份认证、网络监控，同时设定访问控制，建立相关标准，明确规定以下内容，比如备份机房、相关技术条件，档案信息具有安全性。进一步加快网络建设，进而实现互联互通，促使档案信息建设不断完善，信息资源平台得以实现。

3 结语

综上所述，档案信息化建设已经成为档案管理未来发展方向，随着信息技术的不断发展进步，我国档案信息管理也随之不断完善管理模式，档案管理部门也正逐渐加大对档案管理的重视。文章简要介绍了档案信息化建设的主要内容以及发展形态，重点阐述了档案信息管理需要改善的几点建议，推动档案信息管理更为完善。

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