探讨流程优化管理策略在医院设备仪器档案管理中的效果

余蔚旻

厦门市中医院 设备科，福建 厦门361009

探讨流程优化管理策略在医院设备仪器档案管理中的效果

余蔚旻

厦门市中医院 设备科，福建 厦门361009

目的探讨流程优化管理策略在医院设备仪器档案管理中的效果。方法我院设备科于2015 年1月～2015年12月采用流程优化管理，回顾性分析2014年间设备仪器档案管理中存在的问题，比较流程优化管理在提高设备仪器档案管理中的作用。结果采用管理流程优化后，我院设备仪器档案管理水平明显高于流程优化前，档案制度完善度流程优化前为87%，优化后为98%；档案缺失或记录不全流程优化前为（15.3±1.5）%，优化后为（7.8±0.6）%，两者差异具有统计学意义（P＜0.05）。流程优化后医务人员的满意度明显高于优化前，流程优化前医务人员满意度为（82.9±6.4）%，优化后满意度为（94.3±5.2）%，两者差异符合统计学意义（P＜0.05）。结论流程化管理策略在医院设备仪器档案管理中效果显著，有效提高管理水平，并且对规范设备仪器管理及采购流程起到有效的监督作用。

医疗设备；档案管理；流程化管理；满意度评价

引言

科学技术的飞速发展使得医疗设备在临床得到广泛的应用，依赖现代化医疗设备和技术是现代医疗工作的特点之一，如今医用设备已成为医院开展日常医疗、护理工作的物质基础，直接影响到医疗水平。设备仪器管理作为医院管理的一部分，设备仪器档案是设备仪器整个周期的原始资料，能够充分反映医院的管理水平[1]。然而，医院目前的设备仪器档案管理工作中存在有很多的问题[2]，比如：设备仪器档案管理与日常管理工作脱节；归档制度没有落实；传统分类方案缺乏科学性及可操作性；人员档案意识薄弱等。为进一步探究流程优化管理策略在医院设备仪器档案管理中的作用，现根据我院流程优化前后的设备仪器档案管理中存在的问题及效果，报道如下。

1 材料和方法

1.1 一般资料

选取我院2014年1月～2015年12月期间设备科相关的仪器档案材料进行分析，2014年间采用传统的管理方式，2015年间采用流程优化管理策略，对每一科室的设备仪器档案材料进行分析。比较各科室进行流程优化管理策略前后的其他一般资料，无统计学意义（P＞0.05），故具有可比性。

1.2 方法

流程优化管理策略前采用传统的管理模式。在充分分析管理中存在的问题之后，采用流程优化，对重点问题进行整改，包括设备仪器档案管理与日常管理工作脱节；归档制度没有落实；传统分类方案缺乏科学型及可操作性以及人员档案医师薄弱等[2]。针对这4个方面的问题进行流程优化管理策略进行管理，

首先，加强档案管理人员素质的培训。档案管理人员是档案管理的关键，加强培训，转变其专业认知，端正其管理态度，提高其管理技能，是根本优化档案管理的措施之一。培训的重点在于档案信息收集整理方面，将科技档案纳入重点强调对象，要让管理人员认识到设备检修、维护等动态档案是至关重要的，动态信息缺失的档案都不是全面详细综合的档案。同时为提高设备使用者、维护者的配合[3]，减少档案管理人员在信息收集过程的障碍，须在全院加大档案管理重要性的宣传，树立档案管理意识。

其次，医疗科技化是未来的趋势，医疗设备档案管理在未来，人工的作用会越来越小，计算机的作用会越来越大。医院必须要建立符合自我需要的档案网络管理信息系统，不断整合完善信息库，最大程度地共享和利用档案资源，对外交流共同提高。档案整理的前提是信息收集，这需要各个部门的信息共享和联通，是个体与整体的辩证统一关系[4]。档案整理必须要全院人员参与，加强档案管理队伍建设，不再只是档案管理人员的单打独斗，建立健全专职兼职档案管理体系，兼职人员和专职人员合理分工，职责划分清晰明确[5-6]，共同致力于档案高效管理。

再次，建立完善的档案管理制度是核心，完善的制度引导合理的管理工作。档案管理制度对医疗设备的档案归整做出了明确的条例说明，设备文件资料，以年限为标准归档，专业管理人员要了解档案收集的内容，并且不同设备仪器进行归类整理。

最后，医院设备仪器多种多样，仪器的多样性导致档案人员在归档设备仪器档案的过程中，对于缺漏等问题难以发现及查询。建议完善的档案管理制度以及明确的分类标准，不仅保证设备仪器档案管理的完整性，同时也能够对于档案材料进行追踪查对。具体操作方法可以通过邀请招标、公开招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式以及设备仪器的价值，及时调整原件分数等归档要求，实现设备仪器档案材料的全程控制。

1.3 评价指标

（1）记录采用流程优化管理策略前后管理效果，即设备仪器档案缺失或记录不全、档案材料归类及档案制度完善度等，对比分析流程优化管理策略前后的效果。

（2）记录流程优化前后医务人员满意度及工作效率评价结果，采用自行设计量表调查医务人员的工作满意度，通过业绩考核评价医务人员在进行程优化前后工作效率评价结果。

1.4 统计学方法

2 结果

根据流程优化前后管理效果，可以发现流程优化后管理水平明显高于优化管理前，差异符合统计学意义（P＜0.05）。详见表1。

表1 流程优化前后管理效果的比较 (%)

根据流程优化前后医务人员对设备管理制度的满意度调查结果，可以发现流程优化后医务人员的满意度（94.3±7.2）%明显高于优化前（82.9±6.4）%，差异符合统计学意义（P＜0.05）。详见表2。

表2 流程优化前后医务人员满意度及工作效率评价结果的比较 (%)

3 讨论

（1）医院设备仪器档案管理制度不健全，其主要原因是档案管理不能直接创造经济效益，不受到重视，医院未安排专门人员负责医院设备档案管理工作，导致资料管理无条理，过于混乱，相关设备资料记录不全，更新不及时，落实不到位等问题层出不穷[7-8]。即使有专门的档案管理人员，大多档案管理员缺乏专业的档案管理认知和培训，工作心态过于敷衍随意。

（2）医院设备仪器档案管理与日常管理工作脱节，设备仪器档案与设备仪器实体、台账分割，同时档案资料没有及时根据设备仪器进行更新、升级等。此外在收集、整理、保存工作方面，文书档案较于科技档案更为容易，因此，文书档案保存更为完善，科技档案如医疗设备运行、检修等非静态流程档案则严重缺失，这就造成在设备的维修时，相关设备检修人员不能及时找到配件，维修效率大大降低；报废时，对设备了解不全，设备的剩余价值就不能充分发挥。档案管理工作落实不到位，设备管理漏洞百出[9-10]。

（3）人员档案医师薄弱，医疗设备档案管理需要设备使用者、管理者和维修者的通力合作，并非管理者的个体责任，只有三者联动合作[11-12]，才有利于档案信息收集，任何一方的缺失，都会影响整体，缺一不可。另外，由于设备管理人员频繁的交接，档案资料的不全就给了人钻漏洞的机会，这就导致在资产盘点过程中资产账目不实的现象的发生[13-14]，医院财产极易遭受巨大的损失。

（4）传统分类方案缺乏科学型及可操作性，医院设备档案大多都是纸质保存，具有年久纸张损坏，字迹模糊不清的缺点，不利于设备维修和报废的资料核对，并且手工收集、检索耗时耗力，难以查找[15-16]。

综上所述，医院设备仪器档案管理中采用流程优化管理策略，能有效提高设备仪器档案管理水平，对规范设备仪器管理及采购流程起到有效的监督作用。医院科技化是时代所趋，医疗设备在治疗过程的作用越来越大，临床医疗水平和质量也与之联系越来越密切。加强医院设备仪器档案工作的管理强度是医院实现现代化发展的必经途径，不仅从制度上不断完善，也应整合各类设备资源并不断进行优化，达到提升设备管理和运营水平的目的，最终医疗水平提升，为医院建立良好的信誉，在市场化竞争下更有优势，利于长远的发展。

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本文编辑 王博洁

Explore the Effect of Process Optimization Management Strategy on Hospital Archive Management of Equipments and Instruments

YU Wei-min
Department of Equipment, Xiamen Hospital of Traditional Chinese Medicine, Xiamen Fujian 361009, China

ObjectiveTo explore the process effect in optimization management strategy on hospital archive management of equipments and instruments.MethodsOur equipment department managed equipment and instrument archives by optimized process in January 2015 to December 2015, and retrospectively analyzed the archive management problems encountered in 2014, then compared the effect of process optimization in improving archive management of equipments and instruments.ResultsAfter optimizing the management process, the archive management level of equipments and instruments in our hospital was significantly higher than the original process. The perfection degree of archive system was 87% before optimization, yet 98% after then; the archive loss or record incompletion before and after optimization was (15.3±1.5)% and (7.8±0.6)% respectively，so the difference was statistically significant (P＜0.05). The satisfaction of medical staffs was also higher than before, reflecting with (82.9±6.4)% in non-optimized process and (94.3±5.2)% in optimized process, thus the difference was statistically significant (P＜0.05).ConclusionApplying the process optimization management strategy on hospital archive management of equipments and instruments could effectively improve the related management level, and effectively supervise the normative management and procurement process of equipments and instruments.

medical equipment; archive management; process management; satisfaction evaluation

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.03.042

1674-1633(2017)03-0153-03

2016-11-07

2016-11-30

作者邮箱：yuweimin201702@sina.com