“互联网+”背景下高校档案信息服务与共享研究

黄晓婷

“互联网+”背景下高校档案信息服务与共享研究

黄晓婷

“互联网+”时代的到来，信息的产生方式和载体形式发生了重大变化，公众对信息的需求空前增加，使高校档案事业发展进入了新的机遇期。高校档案与“互联网+”深度融合，加强档案信息服务与共享，更大限度服务社会发展，是社会的大势所趋，是传统高校档案工作的重大变革。如何利用现代互联网技术推进高校档案信息服务与共享成为新的焦点。

“互联网+”；高校档案；信息服务与共享

[作 者]黄晓婷，仰恩大学。

随着2015年国务院《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》的印发，与“互联网+”的深度融合，成为高校档案等传统行业新的发展趋势。高校档案是学校发展以及社会发展不可缺少的公共信息资源，在持续不断推动高校档案电子化、数字化的前提下，更广泛地利用大数据分析、联网共享等现代化互联网技术，推进高校档案信息服务与共享，更大限度服务社会发展，满足社会公众对档案信息的需求，充分发挥高校档案信息资源的价值，成了符合时代发展要求的高校档案工作的新课题。

一、“互联网+”环境对高校档案信息服务与共享的影响

移动互联网、大数据技术、云计算等高科技成为当今时代的主流，人们的工作方式、生活方式发生了前所未有的变化，也给高校档案信息服务与共享带来了深远的影响。

（一）互联网时代对高校档案信息服务与共享的带动

在社会信息资源网络化、全球化的大背景下，社会对信息的需求空前增加，信息、资源不仅更加公开透明，人们的沟通和交流也更加便捷。依托链接世界各地的计算机网络、各种媒体平台，以及信息技术产品的层出不穷，互联网从根本上打破了时空限制，人们几乎能无时差地进行信息交换、利用、共享。这必然给传统高校档案以藏档为主要任务，“重藏轻用”的观念带来新的冲击，也必然带动高校档案主动整合档案资源、促进档案开放、传播档案信息、激活档案资源，加强档案信息服务与共享，实现档案资源的价值，融入互联网时代的主流方向。

（二）互联网技术对高校档案信息服务与共享的支持

依托现代互联网技术的鼎力支持，传统的高校档案工作逐步迈向了信息化时代。档案管理软件、档案数字化等现代化互联网技术的使用为传统闭锁的高校档案工作开拓了崭新的业务领域，给高校档案信息服务与共享提供了新的便捷渠道。社会媒体的普遍使用，使高校档案信息化的载体也将日益多样化，档案工作者可将社交媒体作为信息获取和信息发布的重要渠道，档案利用者也可通过智能手机等移动设备随时随地查询所需的信息，给传统面对面的档案利用方式注入了新的活力，异地档案服务、档案利用以及档案共享将成为新的潮流。

（三）高校档案加强信息服务与共享对互联网的需求

充分吸收现代互联网技术为高校档案所用，把互联网与档案信息服务、资源共享进行有机地结合，是适应新形势下高校档案工作的发展需求。高校档案部门既是服务学校党务、行政、教学、科研的行政型部门，也是服务全校师生及其他社会公众的社会型部门，关系到学校发展及社会发展。信息时代的到来，经济社会快速发展、科技水平迅速提高，高校各项事业的发展也是日新月异，公众对档案信息资源的利用需求日益增多，高校档案多元化的职能导致档案利用工作应接不暇。电子文件、电子信息传输等现代化技术在高校管理中的广泛应用，使得传统的档案服务和实体借阅方式显而易见跟不上新形势的需要。

互联网的飞速发展使社会信息量与日俱增，信息超载成为信息时代的主要特征，人们追求更便捷的信息交流方式更加显得顺理成章，档案利用者把对移动网络的依赖迁移到对档案信息服务与档案共享的渴求之上。档案管理手段的智能化、档案服务的自动化以及档案信息的远程传输、远程阅览，这种不受时间和地域限制为利用者提供档案服务甚至提供档案共享的便捷渠道，加速了办事节奏，提高了工作效率，是档案事业新的“兴奋剂”，也是当前高校档案工作的迫切所需。

二、互联网时代高校档案信息服务与共享的现状

高校事业发展与时俱进，信息化土壤肥沃丰腴，切合实际分析高校档案信息服务与共享的现状至关重要。比如档案资源虽然丰富多样而信息化程度仍在初级阶段；档案工作虽然井然有序却始终缺少多样化的服务和共享渠道；各高校档案资源跨馆联合索引仍未实现等。

（一）高新档案信息化技术水平仍在初级阶段

高校档案工作因其思维惯性、学校规模等诸多因素的影响，大部分高校档案信息化还停留在初级水平状态。总体来看，当前高校档案数字化建设才在起步阶段，大多数距档案信息化标准和《数字档案室建设指南》的要求，还有很大的发展空间。高校档案信息技术水平的高低直接影响档案数字化、管理智能化、传输网络化、检索便捷化、服务范围扩大化、资源共享化等诸多环节，一定程度上制约着档案信息服务与共享的进程。

（二）高校档案信息服务与共享渠道单一

大多数高校档案部门利用公共网络向社会各界提供档案信息服务、进行信息交流和资源共享的主要渠道是通过档案网站的设立。网站门类设置主要包括全宗介绍、规章制度、服务指南、在线咨询和档案检索等内容。服务指南多为联系方式和地址；在线咨询一栏鲜有访问者的“足迹”；关于检索功能有的甚至只是一个图标而已。档案网站信息服务和资源共享功能的不完善使利用者很难通过档案网站获取较全的档案信息。面对“互联网+”这个风口，单一的档案信息服务与共享模式显然已经不适应，怎么开发如微博、微信、QQ等多种网络背景下的服务形式和共享渠道来传递档案信息是高校档案工作进一步探索的重要方向。

（三）各高校之间档案信息交流力度薄弱

目前，各高校制定档案工作管理制度、办事细则等之前，缺乏校际间的探讨，档案管理规范不统一，所用的档案管理软件存在不兼容性，难以实现馆际之间的信息交互。各校之间关于档案工作方面的协作交流甚少，大多数仍旧沿用传统各自为政的档案管理办法，各校档案信息化水平、档案服务范围、档案利用渠道等多方面存在差异，档案资源难以实现共享。利用网络技术构建档案资源跨馆联合索引实现联机检索，实现服务便捷、资源共享，对各高校仍是一项挑战。

三、用“互联网+”引领档案工作新常态，大力推进高校档案信息服务与共享

高校档案工作需要满足多样化、深层次的信息需求，主动适应新常态，加强与“互联网+”的深度融合成为推进高校档案信息服务与共享的重要手段。

（一）夯实基础，深化互联网+档案信息化

档案信息化是档案服务、档案资源共享的一项基础性工作，是档案事业可持续发展的重要支撑。

1.转变观念，努力适应信息化新形势。认清形势、转变观念，是开创高校档案信息化工作新局面的首要任务。高校对于档案信息化工作的发展必须认真思考，重新定位，紧跟互联网+高校档案信息化的步伐，将档案信息化工作纳入高校教育信息化建设总体规划中，制定高校档案信息化工作专项方案，重视传统档案的收管利用与信息化管理的有机衔接，加快转型升级，掀起高校档案信息化建设新高潮。

2.加大投入，奠定档案信息化建设技术基础。互联网技术发展势如破竹，在档案信息化管理系统建设、数字档案馆库建设、高效查阅利用、网络安全防范等方面带来全新的动力。开发建设高校档案信息化系统，建设高校电子档案中心、数字档案馆库是实现档案服务便捷化、服务领域扩大化、信息资源共享化的核心驱动力。高校应加大投入力度，科学规范地加强档案信息化配套设施的建设，实现档案管理系统化、档案利用网络化、服务手段远程化。

3.重视培养，提高档案人员信息化素质。高校必须正视互联网时代对档案信息利用的新要求，重视提高专兼职档案人员信息化素质，克服高校档案工作者墨守成规、故步自封的工作习惯，摒弃“互联网+”与档案无关的传统思维。加大对档案工作者的培训力度，加强在应用新技术、操作新软件、运用新媒体等方面的培训，提高运用移动互联网技术推陈出新、优化工作模式的技能，助力档案信息化建设。

（二）顺势而为，加强互联网+档案服务

高校档案通过社会公众广泛的利用与共享以实现其社会价值。依托档案信息化建设成果，高效、便捷、适时获取信息的档案服务是档案信息资源广泛共享的重要保障。

1.形成档案服务新观念。随着档案进一步开放化，高校档案机构也逐渐实现从封闭式向开放式转化，从管理型部门向服务型部门转变，从以机构为中心转向以用户为中心。信息环境中的高校档案工作者更应该以互联网“用户思维”提高主动性，拉近档案部门与利用者之间的距离，客观处理档案保密性和可用性之间的关系，正确介绍档案的内容和使用价值，提升利用者对档案信息的认识，激发对档案利用的热情，改变传统档案工作枯燥、乏味的社会刻板印象，提高高校档案的社会地位，让其焕发勃勃生机与活力。

2.创新档案服务方式。移动终端市场蓬勃发展，使用智能手机、平板电脑等移动设备进行远程资源交换和调用受到大众的青睐，传统手工式的纸质档案服务模式愈发显得烦琐守旧。档案机构应开拓创新，开发网络背景下更大限度、更快速、更便捷的服务形式，为管理者和利用者带来高效便捷的档案应用体验和服务。

建立基于校内网的档案服务平台。如高校档案管理系统，兼纳校内档案的收集、管理和利用，具备数字档案存储、处理、传输、交换、安全防护等功能，便于校内用户在权限范围内自主利用。

建立基于公众网的档案服务平台。通过档案门户网站和微博、微信公众号等“微”媒体，设立馆（室）藏介绍、在线咨询、在线查阅等服务窗口，满足校外利用者的不同需求，提供异地咨询、查档、阅档等服务。

建立档案信息交流的互动平台。开通如博客、微博、论坛、人人网等允许人们撰写、分享、评价、交流、传播的社交媒体平台，一方面给予用户在利用各种可公开的档案信息时拥有极大地参与空间和主动权，扩大档案网络交流和传递的范围；另一方面档案工作者可根据用户反馈、用户评价、用户意见不断完善，提升服务质量。

（三）寻求突破，推进互联网+档案信息资源共享

随着传统高校档案逐步转向信息化模式，实现档案信息资源广泛共享，最大限度发挥高校档案服务社会公众的重要价值，已经成为高校档案工作者普遍关注的焦点。

1.加强交流协作，整合档案资源。高校档案实现信息资源社会化广泛共享，要加强社会公共关系的建立，加强与博物馆、图书馆等信息资源库的协作关系；加强与政府机构、企业事业单位、民间组织的信息交流；在各高校档案机构之间形成工作联盟，以形成良好的社会外部环境。要广泛交流，评估各类档案资源的价值、调研用户的需求情况、探讨高校档案的开发空间，以设计优质的整合方案。要进行针对性的归类整合，除了按照《高等学校档案管理办法》所规定的分类归档方式外，还应将保密档案资源、重要档案资源、特色档案资源、优质档案资源进行有效整合，区分开放范围，做到由分散到集中、由无序到有序，突出重点、亮点、热点，提升高校档案的综合实力，为档案信息共享奠定坚实的基础。

2.加大宣传力度，扩大社会影响力。开展社会宣传对高校档案信息资源开发利用、广泛共享有着举足轻重的作用。随着互联网深入社会的每个角落，以及移动设备、社会媒体、社交软件的普遍使用，现代互联网技术为档案宣传开辟了新型的宣传渠道。例如，开通高校档案微信公众号，通过扫描二维码或关注微信号，用户即可随时随地了解高校档案最新动态；开通高校档案博客、微博，通过粉丝通、话题排行榜等栏目提高社会对档案工作的认知程度；开通豆瓣、人人网、天涯等网络平台，发布相关高校档案信息，增强社会公众的档案意识；校内新闻媒体、广播、电视台等也是档案宣传的重要阵地。通过对内与对外双重宣传渠道，经常性、广泛性的宣传活动，能够扩大档案信息资源的社会影响，使高校档案工作获得社会各界的关心、支持，为档案信息资源社会化共享创造良好的舆论氛围。

3.优化共享模式，丰富共享途径。高校档案作为重要的信息库，理应承担服务社会的责任，探索“互联网+”背景下多元化的网络共享途径。高校档案网络共享范围应根据档案的开放范围来限定，依据档案开放范围界限不同，区分面向校内、面向校际、面向社会的不同群体，设置不同共享模式。面向校内群体，可利用校园局域网，上传本校师生利用率较高的信息资源，提供校内共享；面向校际群体，可依托档案学会、档案协会等机构，设立校际档案资源网络共享平台，建立统一的服务界面，使用共同的检索方法，实现校际信息交互；面向社会群体，可利用档案网站、社交媒体发布如特色教学成果、课程资源等可面向社会公开的档案信息资源，供社会大众共享利用。多举并措，推进高校档案信息服务与共享，扩大高校档案工作社会覆盖面，增强档案事业的生机与活力。

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