一种高尔夫赛事运营管理系统

袁逸骏, 罗汉文

(1.上海交通大学 软件学院,上海 200240; 2.上海交通大学 电子信息与电气工程学院,上海200240)

一种高尔夫赛事运营管理系统

袁逸骏1, 罗汉文2

(1.上海交通大学 软件学院,上海 200240; 2.上海交通大学 电子信息与电气工程学院,上海200240)

设计了一种高尔夫赛事运营管理系统,自动计算各种赛前筹备活动的开工及完工日期.使用该系统后,相比于传统的管理工具及软件系统,赛前会议、任务发布等比赛筹备阶段中的管理工作效率提升了近40%.并且在这一阶段中经常发生工作拖延、遗漏等计划外事件的比例也降至平均每场5%以内.该系统对于企业降低管理成本、提高工作效率也有所帮助.

高尔夫赛事; 运营管理系统; 关键路径法

0 引 言

近年来一些高尔夫赛事运营公司不断创新,勇于突破传统商业赛事的盈利模式,每年的赛事数量也从以往的10场次上升至50场次左右.在高频率的赛程下,既要保证场次数量又不能降低各个环节的质量,这对公司现有赛事运营管理工作产生了巨大的压力.一些公司尝试过纸质表单及传统的团队协作管理软件等多种管理工具,但都收效甚微.为此,本文作者利用关键路径法,开发了一套符合公司需求的高尔夫赛事运营管理系统.该系统能够重复使用已输入到数据库中的工作任务,在赛事经理确定比赛规模及举办日期后,系统会自动为各员工分配、推送任务,并设定各个任务完工的截止日期.这对于降低管理活动中的人力与时间成本,提高公司整体管理水平与工作效率,有着较大的现实意义.

1 关键路径法的原理

准确估算出各个任务的起始时间是保证系统有效运行的基础,甚至能够间接影响到整个高尔夫赛事体系的排期.若估算不足,会使工作节奏紧张、被动;反之,又会使工期无谓延长,导致工作效率下降.为了实现这个功能,需要借助—种基于数学计算的项目计划管理方法——关键路径法,对高尔夫赛事运营管理系统的设计进行优化.

使用关键路径法的第一步是绘制任务网络图如图1所示.图1中的长方体称为节点,被用来表示具体任务活动,其中首尾节点分别为开始节点与结束节点.在节点与节点之间的箭头指向一般是根据两者执行时的先后顺序与相互关系来决定.而在连接线附近的字母和数字,则明确指出用到的是哪种逻辑关系,以及两者的间隔时间为多少.在图1中共包含了两种先后关系:

1)完成—开始(FS):后续活动的开始要等到前置活动的完成,FS+2则表示后续活动要等到前置活动完成2天后才能开始;2)开始—开始(SS):后续活动的开始要等到前置活动的开始.

其中未标注的均默认为FS关系.

图1 网络图示例

在完成网络图的基础上,关键路径法利用正推法,推算出各活动的最早开工与完工日期,再利用逆推法推算出各活动的最晚开工与完工日期,最后通过推算结果找到该系列活动的关键路径,并依此进行优化调整,从而科学合理地设置各活动起始时间[1].在使用关键路径法的过程中会涉及到以下这8个重要参数:

持续时间(tD):某一活动从开始到完工所要消耗的时长.

最早开始时间(tES):某一活动最早可以开工的时间点.

最晚开始时间(tLS):在不影响整个工期的前提下,某一活动最晚可以开工的时间点.

最早完工时间(tEF):某一活动最早可以完工的时间点.

最晚完工时间(tLF):在不影响整个工期的前提下,某一活动最晚可以完工的时间点.

自由浮动时间(tFF):在不影响后续活动的前提下,某一活动允许延迟的时长.

总浮动时间(tTF):在不影响整个工期的前提下,某条路径上所有活动允许延迟的最大时长.

总工期(tTD):完成网络所有活动需要消耗的总时长.

2 关键路径法的应用

2.1 估算活动持续时间

在推算活动起始时间前,要先估算出它们的tD.常见的估算方法有专家判断、类比估算、参数估算和计划评审技术等.其中类比估算是指把过去类似活动的持续时间作为基础,以推测出当前活动中同类参数数值的技术.若当前活动与以往活动本质上极为相似,那么类比估算是成本最低、耗时最少、最为可靠的估算方法,故采用类比估算法估算tD.

2.2 正推法

正推法是指按照逻辑关系,从网络图的始端向终端进行推导.通过正推法,可求得各活动的tES和tEF,并能推算出tTD.

tES的计算公式为

(1)

(2)

(1)式表示在所有网络图中,其首节点的最早开始时间默认为0,即节点A与B的tES值均为0.(2)式表示了除首节点之外,任意节点j的tES是在其所有紧前活动i中,取它们各自的tEFi与该节点及节点j间隔时间(tij)之和的最大值.

tEFi表示任意节点i的最早完工时间,计算公式为

(3)

式中tESi为该节点i的最早开始时间,tDi为活动持续时间.

tTD表示完成该类活动所需要的总工期数,是在并列末端的几个节点n中取最早完成时间数的最大值,计算公式为

(4)

2.3 逆推法

逆推法是在完成正推法的基础上所实施的,与正推法相反,逆推法是按照逻辑关系,从网络图的终端向始端进行推导.通过逆推法可以求得各活动的tLF和tLS,并能推算出某条路径的tTF与单一活动的tFF.

tLF的计算公式为

(5)

(6)

(5)式表示在该类活动中,所有并列末端节点n的tLF均取tTD的值.(6)式表示除末节点外,任意节点i的最晚完工时间是在其所有紧后活动j中,取它们各自的最晚开始时间(tLSj),减去该节点及节点i间隔时间(tij)之差的最小值.

tLSj表示任意节点j的最晚开始时间,计算公式为

(7)

式中tLFj表示节点j的最晚完工时间,tDj为活动持续时间.

tTFi表示在不影响整个工期的前提下,任意节点i允许延迟的最大时长,计算公式为

(8)

式中tLSi为节点i的最晚开始时间,tESi为i的最早开始时间,tLFi为i的最晚完工时间,tEFi为节点i的最早完工时间.

tFFi表示在不影响后续活动的前提下,任意节点i允许延迟的最大时长,计算公式为

(9)

式中tESj为紧后活动j的最早开始时间,tEFi为节点i的最早完工时间.

此外,通过与tTF定义的对比可以发现:当节点i出现延迟时,若使用tTF可能会影响到其紧后活动开始的时间,而使用tFF则不会.由此判断两者应具备以下关系:

(10)

即当tTF=0时,必然有tFF=0.故应先观察该节点tTF的值是否为0,以此可快速计算出tFF[2-5].

2.4 寻求关键路径

关键路径是指在整个活动中耗时最长的路径,它由多个活动节点所组成.在该路径上的活动,即使发生很小变化也会影响到工期长短,因此这些活动也被称为关键活动.作为估算活动起始时间的重点,设法找到这些关键活动,并串联成为关键路径,也就成了关键路径法的核心内容.

图2以图1为依据,将每个节点划分为7个单元格.其中上下6个单元格显示该节点的6个时间属性参数,中间1个则显示该节点的活动名称.

图2 包含关键路径的网络图示例

首先,在每个节点上部中间的单元格里填入经估算得到的各活动持续天数D(最小计数单位均被精确到1d).接着在上部左右2个单元格里分别填入由正推法推算得出的tES与tEF值,并通过L、M、P3个节点算出tTD的值为18 d.然后使用逆推法,再由tTD推算出各节点的tLF与tLS值,并将它们分别填入下部左右2个单元格.同时也可计算出tTF与tFF的值,并把tTF的值填入各节点下部中间单元格.最后通过比较每个活动节点内tTF的值,可以快速定位出关键活动:当某一节点的tTF=0时,说明该活动不存在总浮动时间,即该活动的完工日期若发生变化,便会直接影响到整个赛前筹备工作的完工日期,故可判断为关键活动.当某条路径上所有活动的tTF值均为0时,即构成关键路径.

不难发现图2中共存在2条并行的关键路径,它们分别是:A→C→D→E→F→H→J→K→M和B→C→D→E→F→H→J→K→M.可见,在一次赛前筹备工作中,往往存在着多条关键路径,它们的总工期数相同.每条路径上所发生的变化均会影响到整个活动的完工日期,需要被赛事经理同时关注.

2.5 系统应用

由于高尔夫赛事的举办日期是事先确定好的,所以其赛前筹备工作的起始时间,也必须从比赛当日开始向前推算.而最后录入到系统中的时间数值应表示为:赛前Xd开工和赛前Yd完工.由于在估算工期时已考虑到实际工作中存在的意外状况,故使用tES值作为节点活动的开工日期,tEF+tFF的值作为节点活动的完工日期.如表1所示,在时间参数表中“开工日期”及“完工日期”是经过倒推得出的、最终会被录入到系统的参数数值.

表1 时间参数表

至此,已合理计算出所有活动任务的起始时间.将它们录入系统后便会依照比赛日期,自动转换为具体的开工及完工日期,并在指定时间点发出提醒.不过这些活动的逻辑顺序与起始时间并非是固定不变的,会随着赛事规模的变化而发生改变,需要赛事经理将它们制成模板,以供日后反复调用.

3 系统验证

经优化设计的高尔夫赛事运营管理系统自上线后运行稳定,可以满足日常工作需求.图3分别列出了当使用纸质表单、传统的团队协作管理软件以及本系统后,单月连续4场赛事,每场用于会议讨论、任务发布等赛前筹备工作所消耗的工时数.可见,当最初使用纸质表单时,用于赛前筹备所需的平均工时数为8.25 h.随着本系统的上线,其平均耗时数缩短至5 h,工作效率提升了39.39%.而图4则比较了分别使用这三类工具,上述4场赛事在筹备阶段发生工作拖延、遗漏等计划外事件的几率,比例从平均每场10%～15%下降至5%以内.由此可见,该系统对开展工作具有较高的实际应用价值,有助于企业降低管理成本、提高工作效率.

图3 各管理方案所耗工时数对比图

图4 各管理方案计划外事件发生几率对比图

4 结 论

设计了一种高尔夫赛事运营管理系统,通过关键路径法准确估算出各个任务的起始时间.首先,利用正推法推算出各个活动的最早开工与完工日期;然后再利用逆推法推算出各个活动的最晚开工与完工日期;最后通过推算结果找到该系列活动的关键路径,并依此进行优化调整,从而科学合理地设置各个活动起始时间.为了验证系统上线后的效果,对使用纸质表单、传统的团队协作管理软件以及本系统所耗工时数与计划外事件的数量进行了对比.结果表明,经优化设计后的系统有效可行,有一定的实用价值.

[1] 张国斌.基于WBS方法的火电建设项目进度管理研究 [D].北京:华北电力大学,2011.

Zhang G B.Research on WBS schedule management of thermal power construction project [D].Beijing:North China Electric Power University,2011.

[2] 张丹.PERT网络总工期概率特性研究 [D].大连:大连理工大学,2011.

Zhang D.The research on project completion probability characteristic of PERT [D].Dalian:Dalian University of Technology,2011.

[3] 王艳春.基于关键链技术的项目进度管理研究 [D].北京:华北电力大学,2014.

Wang Y C.Research on the project schedule management based on the critical chain [D].Beijing:North China Electric Power University,2014.

[4] 侯星然.基于PERT模拟的项目进度风险分析研究 [D].天津:南开大学,2010.

Hou X R.The research of project schedule risk analysis based on PERT simulation [D].Tianjin:Nankai University,2010.

[5] 张杰.PERT技术在基于Web的项目进度管理中的应用研究 [D].北京:华北电力大学,2010.

Zhang J.Research on the web project schedule management based on the PERT [D].Beijing:North China Electric Power University,2010.

(责任编辑：包震宇,冯珍珍)

An operation management system for golf tournament

Yuan Yijun1, Luo Hanwen2

(1.School of Software,Shanghai Jiao Tong University,Shanghai 200240,China;2.School of Electronic Information and Electrical Engineering,Shanghai Jiao Tong University,Shanghai 200240,China)

In this paper,an operation management system for golf tournament is designed to calculate the beginning and finishing dates of the preparation automatically.The efficiency of management work during preparatory period,such as meetings before match and task announcement,is raised by nearly 40% after using our system than using traditional management tools or other software systems.And the probability of occurrence of delay and omission of work are controlled within 5%.It is proved to be helpful for reducing management costs and improving efficiency of tournament management company.

golf tournament; operation management system; the method of critical path

10.3969/J.ISSN.1000-5137.2017.01.002

2016-11-29

袁逸骏(1990-),男,硕士研究生,主要从事项目管理与软件测试方面的研究.E-mail:yyj90127@qq.com

导师简介: 罗汉文(1949-),男,教授,主要从事无线通讯方面的研究.E-mail:hwluo@sjtu.edu.cn

TP 315

A

1000-5137(2017)01-0010-06