大数据时代背景下高校档案工作的转变

2017-03-21 21:43段瑶
求知导刊 2017年3期
关键词:时代背景价值资源

段瑶

一、大数据的概念与特点

1.大数据的概念

目前人们对大数据的研究较为广泛,但是并没有形成一个明确的概念。综合人们研究成果,文章认为大数据是通过对庞大数量、众多类型的数据进行信息分析、整合、交换等,形成的新知识,它创造了新价值。

2.大数据的特点

大数据主要包括四个基本特点:数据信息量巨大、数据类型丰富、价值遴选难度大、信息数据处理速度快。数据信息量巨大是大数据的显著特点,信息数据实现了三级提升:TB→PB→ZB。信息数据还在以快速增长的态势增加, 信息数据类型也得到极大的丰富,从传统的数字文档、图片等,扩大到音视频、网页、E-mail、定位信息、运动信息、健康信息等多种类型。信息数量的巨幅提升与类型的丰富,提升了信息遴选的难度,但是通过遴选获得的数据信息价值得到有效提升,信息数据处理速度快速,已经达到秒级定律的高度。

二、大数据时代背景下高校档案工作特点

1.档案信息数量剧增

随着高校管理现代化水平不断提升,高校档案信息数量剧增,不仅档案信息数量日益膨胀,而且档案信息的类型也不断丰富,形成了涵盖文档、图文、音视频等在内的各种档案信息数据,而且随着高校信息化管理的不断提升与办学规模的不断扩大,档案信息数量还在不断增加。

2.档案信息需求扩大

大数据时代背景下,高校多个领域也实现了数字化办公,学生学籍管理电子化、提供电子化成绩单等。这无形中加大了高校档案信息需求,迫切需要高校档案工作作出相应的调整,提升信息资源服务能力,以满足社会、全校师生等不断增长的档案信息需求。

3.信息价值不断提升

大数据真正的价值不在于信息的数量,而是信息价值含量。高校档案信息数据不同于其他信息资源,具有相对的领域属性,它是对高校教育教学工作、教科研工作、教育管理工作、人事管理工作等的有效记载,具有真实性、权威性。因此,高校档案信息资源价值更大,具有其他信息资源所不具备的资源价值优势,其资源价值密度高。

4.信息安全面临挑战

大數据时代背景下,高校档案数字化发展程度越来越高,开放度也越来越突出。这就使得高校档案资源面临着新的挑战,信息安全问题突出。大数据时代背景下,档案资源的共享也是一个大趋势,鉴于数据信息的立法滞后与法律的不完善,各个高校档案资源建设缺乏统一的标准,这也在一定程度上造成了信息安全隐患,需要高校基于大数据建立信息安全体系。

三、大数据时代背景下高校档案工作转变

1.转变思维方式

(1)解放思想,提升转变主动性。高校档案工作要进一步解放思想,做到与时俱进,提升档案工作转变的主动性,从消极应对变为主动转变,基于大数据优势,树立大数据战略思想,深入挖掘大数据时代高校档案资源价值,提升档案信息资源收集、整合、建设能力,发挥档案资源的最大价值。

(2)解放思维,促进思维活性。大数据时代背景下,高校档案工作要进一步从传统思维中解放出来,摆脱传统档案工作思维的束缚,促进档案工作思维活性,从传统思维中转变出来,形成“数据收集→分析量化→剖析关系→提出方案→优化方案”的新思维模式,基于大数据时代背景,转变思维角度,从档案资源服务对象的视角进行思考,充分考虑服务对象的信息数据资源需求、价值追求等,挖掘档案资源的知识价值、资源价值等,真正发挥高校档案资源的价值。

2.转变管理方式

(1)自动化收集。大数据时代背景下,高校档案信息资源数量巨大,信息资源种类丰富,不再是简单的文档与图片等,高校档案收集将借助云平台,实现档案自动化收集,这种收集方式的转变不仅效率高,还能够实现即时自动化信息资源收集。

(2)智能化管理。大数据时代背景下,高校档案管理将云平台强大的信息处理与运算能力,实现对档案信息资源的存储、计算、分类等,大大提升了档案资源管理效率,也提升了档案管理工作的现代化水平。

(3)最优化使用。高校档案价值主要体现在档案资源的使用上,传统档案资源使用方式简单,主要为用户提供凭证或参考决策等简单的服务。大数据时代背景下,档案信息由于借助云平台,不仅能够对档案资源进行有效分析,并且能够对档案信息的发展趋势进行有效预测,档案资源价值更高、密度更大,档案资源潜在价值更高、实现了档案资源最优化使用。

3.转变服务方式

(1)增强服务意识。 大数据时代背景下,高校档案工作要进一步强化定位意识,根据新时期档案工作服务需求与高校发展需要,扩大档案工作定位,从被动、狭隘的档案工作理念中转变出来,树立档案服务意识。

首先,高校档案工作要进一步强化归档意识。高校档案服务能力取决于档案资源的资源效应。高校必须对所有的档案资源进行全归档,扩大高校档案资源的归档面,力求涵盖高校各个领域;其次,加强档案资源的整合与共享。高校档案工作要进一步解放思想,加强与社会档案部门、其他高校档案部门的资源互动与共享,提升高校档案资源的资源效应;最后,提升档案服务的主动性。高校要从被动应对的服务状态中转变出来,向全校师生、社会等主动提供档案服务,同时强化档案信息服务安全意识,为用户提供优质、安全的档案资源服务。

(2)打造个性化服务。大数据时代背景下,高校档案工作出现同质化发展趋向,这就需要高校档案工作打造个性化服务。

首先,高校档案要强化用户群预设。高校档案工作要根据自身档案资源定位于服务特色,细化档案服务群定位,为用户量身定做,提供个性化档案服务,优化档案分类;其次,强化档案信息资源推送服务。大数据时代背景下,高校档案工作要着眼于个性化服务,探索档案资源推送服务,使用户及时地获得档案资源信息;最后,加强品牌服务意识。高校在档案建设过程中,往往形成了具有自身特色的档案服务,高校档案工作要进一步强化档案服务品牌意识,凸显高校档案服务个性与特色。

四、结论

总之,大数据时代为高校档案工作带来极大的发展机遇,同时也带来巨大挑战。高校档案工作要基于大数据时代背景,进一步提升发展意识,解放工作思想与理念,抓住大数据时代机遇,实现高校档案工作的新转变,以更好地彰显高校档案工作的时代价值,为社会发展与高校转型提供更优质服务。

参考文献:

[1]王 玲,张妍妍.大数据时代档案工作面临的大机遇与大挑战[J].兰台世界,2014(17):15-16.

[2]石峻峰,周俐霞,樊泽恒,等.大数据时代高校数字档案资源管理研究[J].现代教育技术,2015,25(1):19-24.

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