大数据时代背景下高校档案工作的转变

段瑶

一、大数据的概念与特点

1.大数据的概念

目前人们对大数据的研究较为广泛，但是并没有形成一个明确的概念。综合人们研究成果，文章认为大数据是通过对庞大数量、众多类型的数据进行信息分析、整合、交换等，形成的新知识，它创造了新价值。

2.大数据的特点

大数据主要包括四个基本特点：数据信息量巨大、数据类型丰富、价值遴选难度大、信息数据处理速度快。数据信息量巨大是大数据的显著特点，信息数据实现了三级提升：TB→PB→ZB。信息数据还在以快速增长的态势增加， 信息数据类型也得到极大的丰富，从传统的数字文档、图片等，扩大到音视频、网页、E-mail、定位信息、运动信息、健康信息等多种类型。信息数量的巨幅提升与类型的丰富，提升了信息遴选的难度，但是通过遴选获得的数据信息价值得到有效提升，信息数据处理速度快速，已经达到秒级定律的高度。

二、大数据时代背景下高校档案工作特点

1.档案信息数量剧增

随着高校管理现代化水平不断提升，高校档案信息数量剧增，不仅档案信息数量日益膨胀，而且档案信息的类型也不断丰富，形成了涵盖文档、图文、音视频等在内的各种档案信息数据，而且随着高校信息化管理的不断提升与办学规模的不断扩大，档案信息数量还在不断增加。

2.档案信息需求扩大

大数据时代背景下，高校多个领域也实现了数字化办公，学生学籍管理电子化、提供电子化成绩单等。这无形中加大了高校档案信息需求，迫切需要高校档案工作作出相应的调整，提升信息资源服务能力，以满足社会、全校师生等不断增长的档案信息需求。

3.信息价值不断提升

大数据真正的价值不在于信息的数量，而是信息价值含量。高校档案信息数据不同于其他信息资源，具有相对的领域属性，它是对高校教育教学工作、教科研工作、教育管理工作、人事管理工作等的有效记载，具有真实性、权威性。因此，高校档案信息资源价值更大，具有其他信息资源所不具备的资源价值优势，其资源价值密度高。

4.信息安全面临挑战

大數据时代背景下，高校档案数字化发展程度越来越高，开放度也越来越突出。这就使得高校档案资源面临着新的挑战，信息安全问题突出。大数据时代背景下，档案资源的共享也是一个大趋势，鉴于数据信息的立法滞后与法律的不完善，各个高校档案资源建设缺乏统一的标准，这也在一定程度上造成了信息安全隐患，需要高校基于大数据建立信息安全体系。

三、大数据时代背景下高校档案工作转变

1.转变思维方式

（1）解放思想，提升转变主动性。高校档案工作要进一步解放思想，做到与时俱进，提升档案工作转变的主动性，从消极应对变为主动转变，基于大数据优势，树立大数据战略思想，深入挖掘大数据时代高校档案资源价值，提升档案信息资源收集、整合、建设能力，发挥档案资源的最大价值。

（2）解放思维，促进思维活性。大数据时代背景下，高校档案工作要进一步从传统思维中解放出来，摆脱传统档案工作思维的束缚，促进档案工作思维活性，从传统思维中转变出来，形成“数据收集→分析量化→剖析关系→提出方案→优化方案”的新思维模式，基于大数据时代背景，转变思维角度，从档案资源服务对象的视角进行思考，充分考虑服务对象的信息数据资源需求、价值追求等，挖掘档案资源的知识价值、资源价值等，真正发挥高校档案资源的价值。

2.转变管理方式

（1）自动化收集。大数据时代背景下，高校档案信息资源数量巨大，信息资源种类丰富，不再是简单的文档与图片等，高校档案收集将借助云平台，实现档案自动化收集，这种收集方式的转变不仅效率高，还能够实现即时自动化信息资源收集。

（2）智能化管理。大数据时代背景下，高校档案管理将云平台强大的信息处理与运算能力，实现对档案信息资源的存储、计算、分类等，大大提升了档案资源管理效率，也提升了档案管理工作的现代化水平。

（3）最优化使用。高校档案价值主要体现在档案资源的使用上，传统档案资源使用方式简单，主要为用户提供凭证或参考决策等简单的服务。大数据时代背景下，档案信息由于借助云平台，不仅能够对档案资源进行有效分析，并且能够对档案信息的发展趋势进行有效预测，档案资源价值更高、密度更大，档案资源潜在价值更高、实现了档案资源最优化使用。

3.转变服务方式

（1）增强服务意识。 大数据时代背景下，高校档案工作要进一步强化定位意识，根据新时期档案工作服务需求与高校发展需要，扩大档案工作定位，从被动、狭隘的档案工作理念中转变出来，树立档案服务意识。

首先，高校档案工作要进一步强化归档意识。高校档案服务能力取决于档案资源的资源效应。高校必须对所有的档案资源进行全归档，扩大高校档案资源的归档面，力求涵盖高校各个领域；其次，加强档案资源的整合与共享。高校档案工作要进一步解放思想，加强与社会档案部门、其他高校档案部门的资源互动与共享，提升高校档案资源的资源效应；最后，提升档案服务的主动性。高校要从被动应对的服务状态中转变出来，向全校师生、社会等主动提供档案服务，同时强化档案信息服务安全意识，为用户提供优质、安全的档案资源服务。

（2）打造个性化服务。大数据时代背景下，高校档案工作出现同质化发展趋向，这就需要高校档案工作打造个性化服务。

首先，高校档案要强化用户群预设。高校档案工作要根据自身档案资源定位于服务特色，细化档案服务群定位，为用户量身定做，提供个性化档案服务，优化档案分类；其次，强化档案信息资源推送服务。大数据时代背景下，高校档案工作要着眼于个性化服务，探索档案资源推送服务，使用户及时地获得档案资源信息；最后，加强品牌服务意识。高校在档案建设过程中，往往形成了具有自身特色的档案服务，高校档案工作要进一步强化档案服务品牌意识，凸显高校档案服务个性与特色。

四、结论

总之，大数据时代为高校档案工作带来极大的发展机遇，同时也带来巨大挑战。高校档案工作要基于大数据时代背景，进一步提升发展意识，解放工作思想与理念，抓住大数据时代机遇，实现高校档案工作的新转变，以更好地彰显高校档案工作的时代价值，为社会发展与高校转型提供更优质服务。

参考文献：

[1]王 玲，张妍妍.大数据时代档案工作面临的大机遇与大挑战[J].兰台世界，2014（17）：15-16.

[2]石峻峰，周俐霞，樊泽恒，等.大数据时代高校数字档案资源管理研究[J].现代教育技术，2015，25（1）：19-24.