新型中小型印刷行业企业管理系统的设计

张萌萌++胡之惠++苗双双++王晨伟++任祖楠

摘要： 本系统采用的是“互联网+印刷行业+企业管理+电子商务”模式。与现有印刷行业的管理系统相比，本系统将电子营销、客户关系管理CRM融入到现有的ERP管理系统中，从而实现了客户、营销、生产、仓储、物流的多元化管理模式。

Abstract： The system uses the mode of "Internet+printing industry+business management+e-commerce". Compared with the existing management system of the printing industry， the system brings the electronic marketing， customer relationship management and ERP into the existing management system to achieve the diversification management mode of customer， marketing， production， warehousing and logistics.

关键词： ERP；CRM；营销；印刷；管理

Key words： ERP；CRM；marketing；printing；management

中图分类号：TP311.5 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）05-0067-04

0 引言

随着电子互联网技术的飞速发展，传统行业受到的影响越来越大。传统印刷行业正处于整合、换代的时期，虽然印刷技术的发展愈来迅速，但是管理营销模式仍处于相对落后的状态。中小型印刷企业承接的绝大多数客户订单，都仅限于中小型批量，而非大企业能承接到印制出版物、报纸、大型期刊的大型订单，同时中小型印刷企业也存在资源有限的问题，因此对于中小型印刷企业而言，多元化企业管理系统将会最大程度地整合企业资源、降低管理成本、拓展客户资源。

1 可行性分析

纸质传媒在生活中随处可见，虽然互联网技术的发展日新月异，但是人们对纸质传媒需求并未因此降低居民反而更倾向于使用高质量的纸制品，如包装、笔记本等，不再是各大商家以宣传为主的各种传统制品。高质量纸制品的制造工艺繁杂，导致中小型企业因资源的匮乏无法独自完成大量订单。据调查研究发现：目前中小型印刷企业模块化的情况非常严重，每个印刷厂仅经营单一工艺纸制品，所以企业的整合以降低制造成本是非常必要的。

行业竞争的逐渐加剧，导致企业利润降低，使得中小型印刷企业的发展日益艰难。调查发现中小型印刷企业的管理模式存在很大问题，虽然已普及使用ERP管理系统，但是这种系统带来的效益并不高。ERP系统人工输入的部分，缺少系统本身运算管理，而仅仅是作为生产单的管理、财务审核的凭证，除此带来的是错误的蝴蝶效应。这远远无法达到印刷企业的需求。

目前，印刷企业已经与电子产业密切结合，但是与互联网的交集并不多。在当今电子商务的环境下，客户更倾向于在互联网上寻找印刷企业，而不是通过厂家的传统各种营销手段来选取厂家。本系统融合ERP、CRM、电子商务等技术，加强了企业与互联网之间的相互结合、与客户的联系，可以整合各中小印刷企业的资源，这将使中小型印刷企业在当今互联网时代获得重生。

2 系统架构

系统设计总图如图1所示，主要分为资源管理、销售/客户管理两大模块。资源管理模块包括生产管理、仓储管理、财务管理、设备管理、人力资源管理等。销售管理与客户管理作为整个项目的重点，单独从传统的ERP管理中提取出来作为两个个主干的一部分。销售管理的主体是电子商务，包括企业网站、连接各销售平台等。客户管理主要是由客户APP等构成。

3 传统ERP模块的改进

3.1 生产管理

生产管理就是对整个生产过程的管理。当新/老客户来询价时，经报价双方谈好价格，然后确认订单开始进入到生产阶段；或者客户已经在公司有过订单、购买公司给出的已经计价的套餐，则直接确认订单进入生产过程。整个生产过程包括印前设计、确认、出板、印刷及后续步骤。生产过程管理是对整个生产流程的监控，以确保每个订单自生成到结束的每个环节都没有错误。

3.2 仓储管理

中小型印刷企业中，由于人员缺乏以及场地租金问题，造成原材料存放混乱、半成品及成品处理不及时等一系列问题，为解决类似问题，本系统针对中小型印刷企业的特点做出了一些的更改，将所有的物品出仓、入仓、存储位置都进行相应的记录。当半成品、成品超出存放时间会进行警报。

3.3 财务管理

财务作为企业的重中之重，一定马虎不得。整个财务管理涉及应收账款、应付账款、成本、工资、银行对账、各类报表等部分。统计销售部门产生的订单，记入应收账款文件；统计采购及生产外包产生的费用，记入應付账款文件；由印刷所用时间、耗材使用等统计得来运营的成本，记入成本核算文件；工资管理是由人事部门计算基本工资，结合每个人的奖惩产生工资单等，并产生明细记录于工资文件中；银行对账后所有明细资料存入相应的对账文件。整个系统中财务所涉及的明细都需将原件扫描存入数据库中，每种文件由系统调用数据库自动生成相应的报表，这样使得财务账单明确、出错几率小。

4 CRM客户关系管理

客户关系管理主要分线下和线上两大部分。系统为了加强印刷企业的线上功能，将原本需要人员电话、现场服务的内容提炼到网页/客户端。线下部分由销售人员和客户面对面的交流组成，每次的行为记录在数据库中。线上部分由APP和网店组成。如图2所示，客户APP为客户提供了在线实时交流支持、订单查询、企业动态、订单追踪和自动报价服务。这些是客户所需要的内容、同时企业动态和实时交流促进了企业与客户的交流。

5 系统特色

自动印刷报价模块独立于各个系统模块，但又与每个系统模块相辅相成。它根据其他系统模块提供的数据，进行相应的运算，而实现自动报价。相比于现有的印刷报价而言，拥有更高的自动化程度、更丰富的报价内容以及更好的报价体验。

普通印刷报价仅包括单一的报价过程，缺少灵活性。本系统设计的自动报价模块如图3所示，具有弹性的价格/种类推荐、成本核算和生产计划/交货时间预计等优点。这方便客户了解订单耗时、不同搭配等需求，同时也满足了企业明确生产链、自动安排订单排序、成本核算等需求。本模块通过提高系统的自动化程度，既兼顾客户体验，又注重到印刷企业的需求。

5.1 环节简介

5.1.1 传统报价过程

基本的印刷报价过程是由客户发起的。客户提出需求后，销售部门开始计算价格。对于中小型印刷企业来说，大多数由人工手算或者普通的印刷报价小软件计算得到。计算得来的价格由销售部门告知客户。往往一次的价格并不能达到客户的需求。例如：客户也许会有不同种类的需求方案，客户每一次变换需求价格就得重新计算一次，直到满足用户所有的需要才能进入下一个环节。

5.1.2 自动拼板

在基本的印刷报价过程中，由于客户所需产品的数量、尺寸不同，可以进行拼板操作以达到节约成本、加快印刷速度的目的。但是传统的印刷报价过程中往往是对照印刷开本进行估算产品所需要用的纸张开本。这造成了纸张的极度浪费和印刷成本的增加。本系统特有的自动拼板功能将省略计算纸张开本步骤，使原本繁琐的计算过程变得简单。

5.1.3 推荐报价

推荐报价就是在本身的报价外，还会输出变换一定报价条件后的价格。这样的设置既可以让客户了解到除本身需求之外的报价数据，视情况改变订单需求，也可以在客户不明确或者需要了解不同条件时，自动输出根据需要变换后的价格。这样就节省了反复多次报价的过程，方便客户了解全面的价格，从而根据需要选择适合的价格。推荐价格是在客户输入完产品要求后，与报价计算同时进行的，在用户输入完产品要求后，输入需要变换的条件，当不输入时则由系统自动设置。接着系统计算客户输入的明确价格，并同步计算用户拟更改某些条件后的价格，然后将所有计算结果输出到显示界面。如果用户确定其中一个作为最终的要求，则进入订单提交环节；如果所有的条件都不能满足需求，用户可以选择更改变换条件，或者重新输入产品要求重新开始报价，直到客户确定某一报价，进入下一关节，也可以直接放弃本次报价。

5.1.4 生产安排（订单耗时预计）

传统印刷报价只能提供产品价格，无法预估生产时间。本系统的生产管理模块将计算并记录每个生产环节所需要的时间，根据每个订单的具体情况进行生产时间的统计，从而预估订单的开始制作时间和结束时间。由于企业每种设备数量的不同，可以组合多种生产设备链，同时产生不同的时间花费。综合所有的因素就会产生最多和最少时间耗费。这样客户就能够明确知道产品生产的时间，也方便了企业对生产的安排。

5.1.5 成本估算

以往的报价中只有报给客户的价格。但是对于每一个订单的成本都没有进行核算，因此对于某一个单独订单而言，只有相对于出厂价的利润，而没有印刷企业自己的利润。这对于印刷企业来说是一个缺陷。本系统将纪录各环节的成本，当订单产生的时候，系统自动计算使用不同生产链时所花费的总成本，并推荐花费最低的生产链作为默认的生产链。同时可以用于错误订单的盈亏核算，使得账目更加明确。

5.2 详细流程

报价流程如图4所示，程序首先判断是不是全新的订单，如果不是则进入旧订单再生报价，否则开始新的报价过程。

全新的报价过程先由客户在网页或者APP端输入报价需要的数据，比如纸张类型、印刷品种、数量、页数等不同需求，产生一系列不同的报价条件。整个报价过程使用当型循环，当所有不同的报价条件全部执行完后进入下个步骤。系统先将所有的条件种类进行排序，然后进入循环流程。进入循环后首先确定条件种类，然后进行尺寸的计算。

手提袋的例子如图6所示，此图展示了手提袋的实物图和其平面展开图，根据其展开图的逻辑使用图5流程进行平面展开尺寸计算和进行拼板操作。拼板操作为了使产品在固定印刷机面幅下，能最多数量的印制，以节省成本。

在进行拼板后，不同的拼板尺寸要选用不同的印刷设备，以保证不同的印制面幅都被计算，而不出现错误。再次进入循环后，首先要确定的就是生产线安排，这样不仅可以预先模糊地了解订单完成时间，还可以计算不同生产线的不同成本，使得利润最大化。

生产计划流程也是使用当型循环结构，遍历所有涉及到的设备。完成生产计划的安排，首先调取整个订单所涉及所有设备现有的生产安排，这就了解到每个设备最早能够开始处理本订单的时间。接着根据每台设备的性能估算每道工艺在各个设备上花费的时间。然后预计开始时间和花费时间，可以得到结束时间。将所有时间进行整合，即可得到订单完成的近似时间。但是由于每种印刷物品种类的印制流程不同，如果仅仅按照时间先后顺序进行生产，则会造成生产的浪费。所以需要经过生产统筹算法，对整个生产进行细化安排。生产计划的完成给印刷企业明确了实施步骤，减少了出错概率，使得订单有条不紊的进行。

进行生产计划安排（如图7）之后，进入产品价格的计算和成本的估算（如图8）。产品价格是由每道工序加工成本及材料成本累加后再加一定比例的利润所得。首先由每个订单数据整合出的单位变量内的消耗成本。成本的估算由单位变量内的消耗成本与每个变量乘积后累加所得。成本的估算使得每笔订单的利润明确，而且在订单出错返厂再造时可以用来核对盈亏，同时也给财务审计带来便利。

到此整个全新报价计算过程结束。当开始进入的不是全新报价的过程，而是老客户，则选择之前的订单再次进行报价，报价程序就跳过尺寸的计算，直接进行之后的生产计划安排、价格計算、成本估算三个步骤。因为再生的订单目的性明确，往往不需要再进行推荐。

经过报价计算之后，得出与一系列初始条件相对应的价格、时间估算表单，供客户进行选择。如果客户满意其中一种则随即生成订单，将此条数据存入数据库，并且将相关信息反馈至其他部门系统，进行再一步的操作，至此报价流程结束。

6 总结

本文详细分析了当前印刷行业中中小型印刷企业的生存现状。根据分析的结果，系统时构建了自动报价等一系列针对印刷企业的模块。这充分降低了印刷企业的管理成本、提高了工作效率；同时与互联网的结合带来了更广的业务范围。拥有这些特点的ERP系统从多方面解决了当前中小型印刷企业生存的窘境。

参考文献：

[1]明日科技.Java从入门到精通[M].三版.北京：清华大学出版社，2012.

[2]潘凯华.MySQL快速入门[M].北京：清华大学出版，2012.

[3]罗鸿.ERP 原理·设计·实施[M].三版.北京：电子工业出版社，2005.