电子时代文档管理一体化研究

石广丽　马晓晨

摘 要：本文首先分析了文档管理一体化的理论基础，然后分析了电子文件时代文档一体 化管理的实现途径 ：树立文档一体化管理意识；提升软件研究与开发力度 ；实施一体化管理体制；加强文书及档案工作的标准化建设；加强管理软件的研发。

关键词：电子；文档管理；一体化；

电子文件及管理中心是現代信息技术发展的产物。电子文件 与纸质文档未来的发展形势理当二存其一，必须对两者进行融合， 使之成为一个整体，实施一体化管理措施，才能保证文档管理的安 全、完整、真实以及秩序。这是任何个人、集体以及国家进行文档管 理的最佳方式。

一、文档管理一体化的理论基础

文档管理一体化观点的建立是基于对文档生命周期以及不同 文档类型的认识上。从文档生命周期来看，每一份文档都需要历经 采集、整理、形成、更改、使用、销毁或永久性保存这一过程，针对其 生命周期的一体化管理就是要针对文档行为的每一个环节进行持 久和不间断的管理。非一体化文档管理所实施的管理措施不能根 据文档生命周期的规律实施统筹管理，导致文档在移动和使用的过 程中，出现了损坏或缺失。而一体化管理则正与之相反，它能很好 地衔接文档的每一个阶段，给与文档持续性的保护和管理，详细的 记述文档生命周期的每一次改变和挪动。

电子文件的全程管理提倡文档部门、信息技术部门和业务部门 在电子文件管理系统的设计、开发、维护过程中开展合作，其合作成果体现在系统中，全体工作人员通过使用 系统来遵守相关规定。该举措增强了管理体制建设的 灵活性和可操作性，扩大了合作范围，提高了协作的水 平。在管理方法方面，传统的文档管理过程中，文件的 形成、归档和作为档案的保管与利用等环节，都将文件 生命周期划分为 3 个相对独立的过程，即现行期、半现 行期、非现行期，并通过现行业务部门、机构档案室和 档案馆 3 个物理位置不同的部门分别完成各自的工 作。而电子文档一体化则将文件、档案的管理流程实现 了集成，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于 文件的形成、流转、整理、归档、保存和销毁等各个环 节，实现工作流程的集成和信息共享。此外，网络共享 信息的特点，为实时监控提供了可能，极大地降低了文 件管理的风险。

二、电子文件时代文档一体 化管理的实现途径

（一）树立文档一体化管理意识

文档一体化管理必 须在文件管理部门与档案管理部门共同努力下才能完 成，各单位的领导和文档人员必须充分认识文档一体 化管理的必要性，增强推行文档一体化管理的自觉性、 紧迫感。在文档一体化管理工作中，打破狭隘的文件档 案互不干涉、各自独立发展的观念，发扬互相协作、目 标一致的精神，把档案工作重心转移到文件信息的整个生命周期。

（二）提升软件研究与开发力度

电子文件时期文档管理难以实现一体化管理的重要原因之一就是管理软件的缺失。先进的文档管理软件，能为对象提供更好的 文件管理服务，单就文件检索而言，一款能按照输入制定，搜寻档 案库中类似文件，并可做到时间筛选、类目筛选等多种个性筛选的 软件才符合当前大批量文件管理的要求。因此，文件管理部门和档 案管理部门应共同致力于开发先进的文档管理软件，并在一体化发 展要求的基础上进行开发，开发文档管理与档案管理的系列软件， 以提升两种管理工作的交互性，同时注意提升软件的安全性能，此 外，还可以开发一些个性服务，如文档定时抽取、文件抽取转移等。

（三）实施一体化管理体制

传统的文档管理不是文件与档案分化管理，就是文件与档案的混乱化交互管理，管理界限与层次极度模糊。为了尽快实现文档一 体化管理，有关部门应当尽快制定文档一体化管理体制，重新规定 各部门关于文档一体化管理的部门职责、岗位职责。实施一体化管 理体制同时需要设立专业的管理部门，承担文件管理部门和档案管 理部门媒介角色，并对文档管理负责。

（四）加强文书及档案工作的标准化建设

文书及档案 工作标准化是对文书及档案工作中反复使用的概念、 遵循往复的处理程序及其他规律性的管理活动，通过 制定、实施标准，以获得文书及档案工作的最佳效能的 活动过程。它是提高文档一体化管理工作质量和效率 的有效措施。一方面要对原有出台的文件管理和档案 管理等业务文件进行修改完善，尤其是对两者之间不 协调，甚至相冲突、矛盾的内容进行重点修改；另一方 面要加强电子档案管理方面的制度建设，使文书和档 案工作领域中内容需要协调统一的重复性事务和概念 达到统一，从而获得良好的工作秩序，提高工作效率。

（五）加强管理软件的研发

档案管理系统与 OA 系统相统一是实现文档一体化的前提。一是应以文件的内 容信息、背景信息、结构信息管理为重点，整合两大系 统，真正实现专业的档案管理系统与 OA 系统的无缝 衔接、相互兼容；二是尽快制定出文档一体化管理软件 的国家标准，并统一推广使用，避免出现五花八门的地 方性标准，为日后进馆做好准备；三是要从系统软件、 技术手段等方面确保网络安全，一方面选用性能可靠 的杀毒软件，定期进行数据备份，另一方面对上网信息 进行加密，建立内网防火墙，限制外网的非法访问。

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