对事业单位档案管理问题的几点见解

吴宏

摘 要：档案管理工作自身可以说是一项极为基础性的工作，是事业单位管理工作中的一个重要资料依据，不仅是相应决策的重要参考资料，也是职工和单位在自身权益进行维护过程中所需要应用到的一个关键凭证。因此事业单位必须要做好档案管理工作。以下本文主要对当前事业单位档案管理中面临的困境与挑战进行研究，并提出一些规范档案管理工作的建议。

关键词：事业单位；档案管理；困境；挑战；发展

事业单位的档案管理是包含非常多方面的，其中包括人才的选拔、考核及单位的其他工作的记录，这此信息的存档可以让工作人员通过查看档案就可以得到相应的信息，更便于下步工作的实施。研究事业单位档案管理在中面临的困境与挑战，对于提升事业单位档案管理水平有重要意义。

1 当前事业单位档案管理中存在的问题

1.1 一些档案管理设施过于落后

科技及时代的发展，使得现代信息化技术被广泛的应用到各领域，但是由于我国较多的事业单位未充分的重视档案工作，因而没有将现代化的档案管理设备合理的应用到档案管理中来。有些单位的档案管理室条件较差，设备配置不齐全，软硬件设施更新不及时，一些现代化的光盘和电子档案处理需求不能得到满足。现代化的档案管理仅对相关档案信息实现了计算机保存，并未实现信息化的处理，造成了档案信息资料的無形损失。

1.2 当前的档案管理方式有待更新

通常情况下，要保证事业单位档案管理工作的效率，就必须在档案管理方式方面下功夫。然而，随着社会的进步与发展，在事业单位日常档案信息处理日渐繁琐的情况下，档案管理的方式却仍停留在陈旧单一的程度上。档案管理部门对于档案信息的管理缺乏统一的管理机制，传统的档案处理流程也无法对重要的档案信息进行及时整理、装订和归档，同时由于缺乏对现代档案管理设备的利用，缺乏对档案管理方式的创新，也使得档案管理效率低下，大量重要的档案信息资源被破坏和丢失。

1.3 档案管理基础业务不到位

由于有些事业单位对档案管理工作缺乏科学的认识，对国家相关法律学习和贯彻不够，使得单位档案管理工作不被重视，造成档案管理的基础业务相对薄弱、管理混乱的局面。从档案管理的基础工作来看，其档案管理工作缺乏明确的机制、工作流程及标准，即使有的单位建立了档案管理制度，但却在执行落实方面有待欠缺，缺少专人负责，单位领导也未真正督促落实，使得档案整理不规范、组卷不符要求、分散的民生档案移交受阻以及擅自销毁应归档文件资料的现象比比皆是，不仅违背了事业单位档案管理的原则，还造成了有效资源的巨大浪费。

1.4 人员离职交接不清楚

一个人在同一个工作岗位上不可能永远做下去，因为总会有各种各样的问题，比如退休、离职、出国留学等等，这些问题导致了档案管理工作不得不更换其他工作人员，在事业单位档案管理人员交接的时候，有很多问题都交接不到，交接的不完全，很多档案都成了无厘头，这对于事业单位损失是巨大的，这些损失是金钱无法挽回的。

2 目前事业单位档案管理的新形势分析

2.1 新形势下对档案管理制度要求更严格

事业单位档案包含大量个人数据，以及不宜公开的政治、学术、业务信息和反映着各单位组织的体系结构、活动情况等的信息。信息的公开程度和内容是提高信息利用效率的关键，在信息化时代，我们应解放思想，实事求是地对待客观信息，遵守档案保密性，在日常档案管理工作中，按照档案管理客观规律和特点，建立完善的工作流程，制定科学的管理模式，促进档案的开发和利用。同时树立现代化、信息化管理理念，以更好提高档案的服务质量和利用效率。

2.2 新形势要求档案管理人才具备综合素质和能力

随着科学技术的发展，各个学科之间的互相融合和嫁接，促进越来越多的新技术逐渐地应用于档案管理工作中，如通讯技术、微缩技术、自动化技术、声像技术等，而以往的手工劳动很难满足现代信息化的管理工作，这就要求管理工作人员不断地提高自己的管理和业务素质，以及各项技术操作能力。从而不断地提高自己的管理能力、业务能力，使事业单位档案管理在信息化时代下更具有活力和生机。

2.3 新形势下要求档案管理技术不断创新

目前在我国，党和国家的各项工作方针和政策是事业单位档案管理的灵魂，工作中必须遵守法律法规，否则档案管理工作就会失去基础和原则。档案管理工作的保密性特点体现了它是一项政治性较强的工作，在保证档案资料的完好、真实、安全基础上还要确保档案的保密性。在信息化档案管理过程中，传统的管理模式虽然能确保档案的完整和保密工作，但是已经很难适应信息化背景下的管理。在信息化时代，对事业单位的档案的管理技术提出了很高的挑战，不仅要制定完善的各项法律法规以及各项管理制度，而且还要增强计算机技术的开发，包括管理软件的开发、安全技术的保障等都要及时跟上时代的发展，以防止档案信息的破坏和盗窃。

3 对事业单位档案管理的几点建议

为了对事业单位档案管理工作进行完善，从而促进我国事业单位的发展，根据目前事业单位档案管理工作的现状，提出了以下措施。

3.1 建立健全的新档案管理制度

为了让档案工作朝程序化、规范化以及科学化的方向发展，就必须要建立档案管理工作制度，结合实际对制度进行完善。员工的考核、业绩、合同以及工作效益等材料要如实在人事档案中记录，对已经归档的材料内容要进行补充和完善。同时还要建立相关制度用来保障档案工作的顺利开展。

3.2 加强档案管理新设施的建设

部分事业单位的档案管理办公室条件十分差，因此导致工作人员很难对档案进行管理，所以，有关部门应该对档案管理工作加大支持力度，从而改善档案工作条件以及工作设备。

3.3 注重利用信息化技术提高档案管理水平

在现代信息技术迅猛发展的形势下，不断发展的事业单位要想充分发挥出档案信息的作用，就应该采用科学的现代信息手段对档案信息进行高效管理。为此，事业单位应该积极引进适合自身发展与需要的现代档案管理软硬件设施，并在确保单位内档案信息传递准确且及时的条件下，利用计算机、扫描仪等现代信息技术实现对文字类、图片类资料等档案信息的纸质化与数据格式并存，以此确保档案信息的安全、完整。

3.4 加强人员综合素质培训

做好档案工作的关键是档案工作人员，因此对档案工作人员的素质要进行全面提高。档案管理工作具有实践性强、专业性强等特点，因此必须要求档案人员有足够的时间以及工作经验，事业单位的领导者要对档案人员进行技术培训，促进档案人员的综合分析能力以及文字能力的提高。除此以外，还要对档案人员的道德进行教育，让他们有正确的道德观念。

3.5 做好离职人员的交接工作

事业单位应该在人员离职的时候，做好交接的工作，最好留下固定的电话，以防以后发生问题可以及时解决。因此要对事业单位交接工作作出明确规定。

结束语

档案管理工作对于事业单位来说，是不可缺少的一个部分，随着社会的发展，竞争也越来越激烈，因此管理水平要不断地创新和提高，档案管理也是如此。目前，事业单位中的档案管理工作还有一些需要解决的问题，只有解决了这些问题，才能发挥出档案管理最大的作用。因此在以后的工作中，事业单位有关部门要结合实际，制定相关政策，提高工作人员档案管理责任意识，从而让档案管理工作越来越规范化。

参考文献

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