浅谈专项工作档案的整理

冷海鸥++李冬梅

摘 要：在各方面都不断发展的今天，人们事业在发展，祖国经济在发展，各方面的档案也逐渐增多，所以我国在档案的统一管理中也顺应时代的潮流，扩大了档案收集的范围，做到档案收集的每一个领域都全面发展，内容种类齐全，专项档案就是在这种环境下慢慢成型，专项档案就是指在社会发展中发生的一些大事，比如在政治、文化、经济领域发生的特大活动，其中也涵盖一些社会性突发情况事件，比如突然爆发的传染性疾病，发生时，处置中，解决后整合在档案中都给我们的今后发展起到了前车之鉴的作用，不过在我们身边的日常工作生活中的还是以一些节日宣传活动为主。本文浅谈专项工作档案的特点，及如何进行高效的整理进行讨论。

关键词：专项；档案；优化；整理

专项工作的档案是在社会大发展中衍生出来的新种类档案，因为社会进步快了，每天发生发展的事物也随之增多，这些事情的发生并不是无用之谈，有些政府举行的重要活动，不可能只办一次，每次进行中的记录档案整合，就对下一次的活动有着部分经验的作用，所以专项工作的档案整理工作存在着必要性。

1 专项工作档案整理的必要性

应时代的新发展，社会中的各项工作进展也如日中天，同时开展的一些特殊会议、活动也不断增加，其中一些活动中的记录，召开会议时下发的文件，都是非常重要的社会资源，对于突发的疾病和社会事件进行详细记载，归入档案，如果以后发生同样的情况，调出相关档案进行整合即可，专项档案要做到，分门别类的将专项工作档案做到条理清楚，借调查找方便，档案归类一目了然，方便在资料中吸取经验，在问题之初得出最优的处理办法，为了今后社会的发展进步起到前车之鉴的作用。

2 专项档案整理存在的问题

2.1 专项工作由突发事件转为正常工作后的档案整理归档问题

在某一些专项工作整理成为档案之后，随着时间的推移，科技发展，人们进步，已经不是比较特别的案例，或者已经被冲破，成为日常可以解决的范围，比如曾经爆发的禽流感，已经国家编辑传染病的档案进行管理，那么这一类型的档案该如何整理，是否应该从专项档案中转移到医学中的传染病档案中，还没有明确的规定。

2.2 专项档案有名无实

在档案的整理过程中，专项档案的整理还属于不成熟的阶段，它不像其他档案类别已经有了规范化的管理，档案整理人员的不熟练，对专项档案范围的不熟悉，造成了专项档案整理的有名无实，往往只整理记录了，各项会议中的文件，领导的讲话，一些普通的会议计划总结，而忽略了一写与社会相关事件的，影音文件、实况记录、和与事件相关的重要文件，这样专项档案文件的整理，就存在价值来说与普通档案毫无区别。不能给社会的发展带来更多的帮助。

2.3 管理人员工作懈怠

正因为档案管理工作的与众不同，具有一定的特殊性质，环境与工作一直在不变的状态，所以档案管理人员对及其容易懈怠，对档案整理工作的懈怠，会导致档案的不完整，整理时，众多有用的档案资源被弃用，在信息化飞速发展的今天，档案的整理方式也在不断改变，员工一直保持着老旧的整理，不去积极学习新的方式方法，技能跟不上时代的脚步，这会给我国的档案带来档案资源滞后的危机。

3 专项档案管理问题的解决对策

3.1 适当的压力激励

目前，许多人都认为高校档案馆是一个比较清闲的地方，没有什么压力的，甚至有的馆员也有这样的看法，工作机会竞争的激烈和就业的压力对其构不成多大威胁，在档案馆岗位设置上也极其不合理，忙闲不均，致使有些人工作中无事闲聊，不思进取，这样就会极大地挫伤爱岗敬业、踏实肯干馆员的工作积极性。只有压力才会产生动力，适当的压力会产生意想不到的效果，所以，应该让其领悟到工作懈怠就会而临可能被淘汰的后果，让其改善工作不思进取的局而，同时，也要加大对工作中的积极肯干、爱岗敬业的馆员的奖励，营造出一种积极进取的、和谐的工作氛围，使他们能够看到自己工作的价值，产生一种成就感和对树立做好本职工作的信心。

3.2 环境激励

由于档案馆工作的特殊性，有的馆员职业懈怠随之而生。因此有计划地安排档案馆员定期或不定期地进行培训或轮流在不同的岗位或不同地点工作。环境和工作条件的变换，可使档案馆员保持好奇心和新鲜感，并且岗位的变换，有利于让员工全而系统地掌握专业知识和技能，对于档案馆职业和员工是一种双赢的安排。遇阻代庖的现象，这样长久下去对整个档案事业是不利的。

3.3 建立情感激励机制

擁有一支爱岗敬业的档案人员队伍是高校发展的根本保证，学校管理者应该注重情感上的投入，通过尊重、信任、关心档案人员，并与他们进行有效的沟通。彼此之间建立起一种互相信任、关心、互相支持融洽的氛围，以激发档案人员的工作热情，使他们愉快地为实现自己的人生目标，积极主动地工作。

3.4 为专项工作档案单独设置全宗

站在综合档案馆的立场上，也可以认为有不少活动过程是由多个主体单位合作进行的，实际上可以将客体看作是这种活动过程的中心，而不是主体。“如果文件数量庞大、独立性强，就可以专门设立时机构的主体全宗，将该项活动过程中产生的全部档案文件都组织进去，就是说，即使可以把不少活动过程中形成的文件的核心看成是客体，在综合档案馆中也仍然可以按主体全宗的形式去组织它们。”进而，笔者认为不妨直接为专项工作设置客体全宗，如“某县学习实践科学发展观档案”、“某市既往有偿供血人员普查档案”等。

3.5 确档案收集的范围和重占，每种形式的档案分别整理归档

一是必须以本级文件为主，同时兼顾上下级文件；二要特别注重原始调查表、登记表、统计表的收集归档，其中文书档案的整理，原则上可一律按《归档文件整理规则》执行。

3.6 文件的分类

在整理专项工作档案时，需注意以下三点：第一，原则上按文件的形成时间划分年度。但也有一些例外，比如实习实践科学发展观活动档案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分类；第二，专项工作一般不要按组织机构进行分类，一是因为专项工作机构不固定，即使分工明确，后来人利用档案时也会因不清楚其职责分工而带来诸多不便；二是因为在专项工作中有的机构因分工不同，干了很多工作却很少形成档案。所以应尽量按问题进行分类，甚至可以直接按活动自身的阶段来划分整理档案。

结束语

专项档案的产生是顺应时代发展，具有一定的必然性，它可以结合社会的需求，帮助社会更好的发展，从多方面整理出的档案，为今后的相关活动开展提供了经验。同时也因为专项档案的系统性管理为档案管理的整体带来更加系统性的升级，在社会发展中，专项档案的整理与群众息息相关，做好专项档案的整理，提高档案整理人员的素质与工作劲头，认真的对待每一件专项档案，保证档案的完整性和准确性，才能让社会发展更加和谐，更加有条理，为国家的发展尽一份力。

参考文献

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