新形势下二级学院办公室工作的实践与思考

汲中玲

【摘 要】二级学院办公室在学校行政工作中发挥着上传下达、协调左右、联系师生的纽带作用，是学校职能部门和学院教职工联系的桥梁。办公室人员工作效率的高低、工作质量的好坏直接影响到二级学院的发展速度进而影响学校整体水平的提高。

【关键词】高校；二级学院；发展

随着我国高等教育事业的迅猛发展，以及师生队伍的逐渐壮大，高校面临的形势也日趋多样化、复杂化。作为二级学院，办公室工作在学院、学校内部及对外交流中的地位和作用逐渐显现。二级学院办公室在学校管理中发挥着上传下达、协调左右、联系师生的纽带作用。学院办公室是高校职能部门与学院教职工联系的桥梁，是学院党政工作、人事财务工作、教学工作、科研工作、后勤工作以及对外交流的窗口，是为师生教职工服务的一个门户，是领导实现其管理职能的重要机构，办公室工作人员工作能力的强弱、工作素养的高低直接影响到二级学院的发展速度进而影响学校整体水平的提高。

1 新形势下二级学院办公室的现状及特点

1.1 多样性

首先，由于二级学院办公室集党政、人事、财务、教学、科研、宣传、后勤等工作于一身，这就决定了二级学院办公室人员身份的多重性。其次，新时期的学院办公室工作已经不仅仅局限于文秘、会务、党务、人才引进、财务、宣传、对外交流甚至是国际交流与合作等，办公室工作不再仅仅是做好事务、办好会务、搞好服务，办公室人员也不只是师生的服务者，更是领导的参谋者，工作的协调者 。再次，中国经济的迅速发展、外界社会环境的剧烈变化，使得高校的师生结构、教职工层次及社会关系也日趋复杂，因此，办公室工作的多样性和复杂性进一步增强。

1.2 开放性

新形势下高校的开放性主要表现在：空间的对外开放、资源与社会共享、国际化办学。现在越来越多的高校打开校门，有机地和社会相融合；好多学校实现资源共享，充分发挥高校资源的价值；随着中国经济文化与世界经济文化的接轨，中国的高校也走向全球化，高校在某一领域甚至多个领域产生广泛的合作与交流，多样性的文化、经济与社会元素的融入使得高校的办学更加开放化，国际化办学已成为一种潮流。

1.3 信息化

国家明确提出建设节约型社会的要求，高校作为信息的前沿地带，充分利用网络信息资源，全力推行电子政务及自动化，实行信息化、无纸化办公是必然趋势，而办公室作为高校信息传递的桥梁纽带，更要站在信息化建设的第一线。当前，信息化办公基本已普及到每个学校，拿我们学院来讲，目前有教务系统，科研系统，党建平台和学生系统等，办公室办公，学生选课、申请奖学金、助学金等都可以在系统里进行，既便于管理又环保。

2 如何做好高校办公室工作

2.1 提高政治素质

我们学校刚刚更名，面对学校事业发展进入二次创业的新形势、新机遇，作为二级学院的办公室人员应扎实推进“两学一做”学习教育，积极践行社会主义核心价值观，大力提升思想政治工作水平；只有具备有较高的思想政治水平、较强的政治洞察力和政治敏锐性，才能在大是大非面前坚定立场，在事关全局的问题上保持头脑清醒，抵御各种诱惑，应对各种复杂局面，经受各种考验。

2.2 加强自身修养

二级学院办公室作为联系学校职能部门，对外接待和对内交流的一个窗口，工作人员的穿着打扮、精神面貌、言行举止、待人接物等行为，从某种意义上讲，代表着学院的形象。为此，办公室工作人员必须从以下几个方面加强自身修养：1）实实在在做人，踏踏实实做事。《大学》里讲：“自天子以至庶人，壹是皆以修身为本”，实实在在做人、踏踏实实做事，是作为办公室人员必须具备的基本素质；2）爱岗敬业，乐于奉献。爱岗敬业是职业道德的综合体现，是做好工作的前提；3）稳定的情绪，乐观的心态。长期从事办公室工作的人都知道办公室的工作枯燥乏味，我开始做办公室工作的时候也出现过没有成就感、厌倦的情绪，这时候应该积极调整心态，多去挖掘工作中的乐趣，乐观的开展工作，从而形成一个良好的工作氛围，进入一个良性循环。

2.3 提升业务素质

二级学院办公室工作的性质和特点，决定了工作人员必须具有专业知识储备又要具备“万金油”的本领。高校二级学院工作人员的工作對象大多是硕士博士以上学历，文化知识水平较高，因此对办公室人员的业务素质提出了更高的要求。主要有三个方面的要求：

一是，扎实的公文写作能力和文字处理能力。二级学院的办公室工作一般都比较“杂”，涉及到方方面面，根据文稿的性质和用途不同，需要办公室人员区分对待，这就要求办公室人员必须熟悉众多文稿格式，准确、规范、得体地完成文稿的撰写工作。二是，一定的档案学知识。作为二级学院的工作人员经常要收到学校的各种发文， 工作人员必须严格遵守学校相关规章制度，明确收文工作流程，做好登记、传阅和签收工作，做到有章可查、有据可依，各类文件、收据、明细、投票结果一定要按照顺序归好档，用文件盒装好，必要时应加一分目录，做到查阅时一目了然。三是，丰富的知识储备，办公室人员的知识面越广，经验越丰富，工作能力就会越强，在处理偶然性或突发性事件中就会表现得更加得心应手。二级学院办公室工作人员要多读书，多学习，多培训，不但要掌握一定的文秘、档案、管理学、教育学、心理学等方面的基本知识，还要熟悉本学院的专业知识，才能更好地为本学院师生服务。四是优秀的沟通能力，协调能力。高校二级学院办公室工作的特性决定了二级学院办公室人员在工作中要要格外注意方式方法，重视协调的艺术性。

3 小结

二级学院办公室人员直接服务于学院领导，工作面向全院师生员工，必须需要具备良好的政治素质。要坚定政治信仰，善于从政治角度认识问题、处理问题，要注意保密工作；要端正态度，做好自己的本职工作；现在高校学院办公室工作人员大多都受过高等教育教育，是高级知识分子中的一员，在此基础上，提高自己的思想和认知能力，协助领导处理好工作，并为领导决策提出自己的参考意见，成为学院领导得力的协助者，同时要学会换位思考，创建和谐的工作环境，做好师生的服务者；要积极地深造、培训，多方面提升业务素质，加强自身修养。高校各种培训和出国深造的机会较多，办公室人员应积极地抓住机会，提升自我，只有具备更高的业务素质才能更好地为全院师生服务。

【参考文献】

[1]黄力昕.新时期高校办公室工作人员的素质能力[J].黑龙江高教研究，2006，2（142）：95-96.

[2]郭喜玲，万里萍.提高素质，大胆创新，加强高校办公室工作[J].塔里木大学学报， 2005，17（1）：47-49.

[责任编辑：田吉捷]