高校图书馆采编工作外包模式及发展研究

张现龙

(漯河职业技术学院 图书馆， 河南 漯河 462000)

高校图书馆采编工作外包模式及发展研究

张现龙

(漯河职业技术学院 图书馆， 河南 漯河 462000)

图书馆采编业务普遍采用业务外包的形式，如采购外包,编目外包,加工、上架外包和信息服务外包等。采编业务外包提高了图书馆工作效率，但图书馆在人员、技术、业务和质量等方面也会出现新的问题。分析图书馆采编现状，运用制度、技术、联盟、用户评价等措施，加强对图书馆采编业务的审核和质量评价，对图书馆采编工作的健康发展具有积极意义。

高校图书馆；采编工作；业务外包；模式；发展

新技术的引进改变了图书馆的传统服务模式，新业务的开展推动了图书馆资源揭示的广度和深度，图书馆采编业务也因为时代的发展、技术的进步、思想的转变等发生了较大的变革，特别是一些企业的加入更加推动了图书馆工作模式、工作方法的转变。图书馆采编业务外包就是图书馆采编业务以合同的方式委托书商向图书馆提供部分或全部的资源及其后续服务。图书馆业务外包作为一种工作方式对有效解决高校图书馆及许多中小型图书馆在书刊及人员配备上大而全、小而全的格局[1]，推动基层图书馆与国内外先进图书馆的接轨，避免一些人力资源、经费开支的浪费等方面具有积极作用，但也给图书馆的工作程序、购书质量、编目标准、资源揭示、经费分配和资源利用等带来了问题。

一、图书馆采编工作外包的现状分析

随着高校图书馆的发展，图书馆采编部的工作量逐年加大，任务更加繁重，再加上采编人员业务水平参差不齐，使图书编目质量呈下滑态势。在这种情况下，各书商为了占领更多的市场份额，主动开展深度服务，将当初的价格竞争转移到向用户提供技术和服务的高级竞争阶段[2]。目前，图书馆业务外包大部分是采编业务外包，主要形式有：采购外包，编目外包，加工、上架外包和信息服务外包等。

1.图书采购工作外包

现代图书馆越来越注重资源采购的有效性，也就是采购人员所采购的资源能够满足读者需要的程度[3]。图书馆采购满足读者需要的程度越高，采购的有效性就越高。当前高校图书馆的主要工作是为本校师生的教学和科研服务，而图书馆采购工作中对资源揭示的程度决定了资源的未来利用程度。在当前读者需求日益细化的情况下，图书馆的采购工作也将更加专业化。因此，提高高校图书馆采购工作的有效性成为我们亟需关注的问题。

由于采购工作历来被认为是图书馆的核心业务， 采购外包开展得并不是很普及。笔者通过对已公开出版的文献资料的统计， 在国内，浙江大学图书馆、河海大学图书馆开展了“纲目采购”，上海外国语大学图书馆对外文书赠书选书服务等提供了采购工作的部分外包。在理论研究方面，学者们普遍认为：文献采购的“最显著的特点是要保障图书馆资源建设的长期性、连续性和系统性”。也正是基于这种认识， 采购业务只能是部分外包而不能完全外包。

2.图书编目业务外包

当前图书馆主要采取公开招标的方式购置资源，采编部往往将提供免费数据作为招标内容，要求中标商为所购图书提供免费的书目数据。其提供书目数据的形式主要有两种:一是借助于国家图书馆联机编目中心、CALLS 联机编目中心进行数据套录或采用图书在版编目的CIP数据进行CNMARC (中文图书)和USMARC(西文图书)的套录。二是由书商自己进行编目加工，最后将加工数据免费提供给图书馆。第二种形式在2005年以前比较普遍，现在的服务方式和服务内容基本是套录数据居多。

3.图书馆基础业务外包

这是指书商不但提供采购数据和编目数据， 还包括增贴条码或RFID标签、贴书标、覆膜、盖馆藏章等图书馆传统加工业务。部分书商还开展免费送货上门、免费上架服务，图书馆只需在馆验收图书就行， 不仅提高了图书加工的效率，也缩短了图书与读者见面的时间。部分书商还开展回溯建库服务等。这些多种多样的服务方式极大地解放了图书馆采编部的具体工作，使采编部能有更多的精力和时间开展其他服务。

4.电子资源的外包

这种方式比较简单，是目前许多图书馆都采取的包库服务。但有部分图书馆由于不了解采购中的参数和要求，以至于在招投标中和后面的具体实践中无法维护自己的利益。未来发展趋势是利用大数据和云计算技术，通过采购平台由读者通过评价、点击率、利用率等进行按需采购。

二、采编部业务外包对图书馆传统工作的影响

随着社会的发展和整体服务意识的提高，现在图书馆普遍采用采编业务外包的形式，图书馆还是业务外包的承包商在工作中都已经积累了一部分经验，无论是在招投标文件及参数的制定、具体业务的实行等方面，还是采编工作质量、服务细节等方面都取得了长足的进步[4]。但是，随着新技术以及图书馆读者服务、图书馆规模、工作要求等方面的变化，业务外包又遇到了许多新问题，如编目质量的细化、本馆内编目人员技术水平下降、编目部作用退化以及承包商服务水平评价、业务外包的未来发展趋势等。

1.基本业务外包使图书馆采编人员的工作性质发生变化

图书馆主要业务外包后，原来由图书馆采编工作人员从事的采购、分类、编目等技术工作和贴条码、粘磁条等基础性劳动都交给了外包商来处理[5]，使图书馆采编人员暂时处于无活可干的境地。因此，一些图书馆特别是中小型图书馆直接将采编人员分流到其他部门，有些采编部只留少量人员甚至一个人来处理日常工作，这必然造成图书馆资源采购去繁就简，使得图书馆必须做的采购规划、资源配置分析、加工数据处理等毫无章法。

2.图书馆采编人员的技术性与学术性受到挑战

图书馆采编业务外包后，很多采编工作人员直接脱离了一线工作岗位，长时间不接触本部门工作势必影响到原来非常熟悉的分类、编目等基础性工作。同时，对图书馆当前工作状态与业务发展水平缺乏理论指导和前瞻性研究，进而影响对读者决策、特色资源和特色数据库的建设[6]。

三、解决途径

1.加强图书馆采编部的制度建设

政策与制度是做好图书馆采编部工作的前提，也是保障采访工作有效性的基础。图书馆要搞好馆藏文献建设，就要通过制定相关制度实现采编工作规范化，包括建立经费管理制度、文献采购工作规范和监督检查办法等。如在经费管理制度建设中，对采购人员进行分级，并对各级文献采选人员的经费使用权限、经费使用的审批步骤与程序等作出规定。对于文献采购工作规范的建设，要对采购方案的设计、采购方式的确定、书商的选择、工作流程等作出规划。在后续的监督检查工作中，要对采购管理、质量判定、书商考核等作出详细规定并按制度严格执行。我们馆在原来制度基础上，2014年重新制订了《漯河职业技术学院图书馆文献采购工作细则》，从人员、经费、招投标、采购形式、初选、复选和终审、书目验收、馆藏分配、书商考核等方面规定了操作规程。

2.革新图书馆资源采购的模式

首先，组建专业的图书采购队伍。这方面主要由采编部负责，由具有图书馆学、情报学专业知识并对本馆资源构成、资源分布、读者需求等方面较为了解的专业人士组成。其工作职能主要是制订短期计划，负责具体的采选、查重、验收、数据检查等事务性工作。

其次，建立图书馆资源采购委员会。以图书馆为主，建立由院系领导参加、各系部资料室及专业教师负责的图书馆资源采购委员会。委员会定期召开会议，就学院专业设置、图书馆现有资源配置和当前出版和数据库情况进行详细调研，最终决定图书馆每年的资源采购金额、采购品种目录和图书馆未来资源发展规划。图书馆采编室根据委员会的决定和建议安排采购计划，这样不但可以减少图书馆资源采购的盲目性，而且有利于图书馆资源的合理配置，提高图书馆的资源利用率。

最后，建立用户驱动的图书馆资源采购模式。用户驱动是管理学的概念，其主要操作方式是将用户放到采购系统中，由用户作为系统驱动的重要目标与核心目的。图书馆的PDA(读者决策)采购就是用户驱动的典型代表，这种模式是将用户对书目或数据库的浏览与使用记录作为图书馆是否采购该项目的重要参考[7]。特别是在电子图书采购中，由数据商将某电子图书数据库挂到图书馆主页上，但此时图书馆与数据商只是一种临时租用该电子图书的协议，但当众多读者在某一时段多次浏览该书目数据中的某一本电子图书，从而达到图书馆预先设置的触发点时，图书馆将该电子图书直接购入。这种购买方式能使图书馆有针对性和目的性地购入适合本馆需要的电子资源，对于节约馆藏经费、提高图书馆经费使用效率和资源利用效率具有积极的作用。这种模式已被美国密西西根市的大河谷创立图书馆作为购买E-Book Library的电子图书的重要依据。

3.利用技术控制提高图书馆采编工作质量

首先，利用现代科技手段推动图书馆采编业务发展是未来图书馆采编工作的主要发展趋势。深圳图书馆从文献的采购、分类、编目、加工到流通、典藏和读者证卡等工作均利用RFID的相关技术[8]。随着RFID技术在图书馆的应用普及以及RFID标签价格的不断走低，未来出版社出版的每一册图书上都可附装RFID标签。这种标签记载了该书的全部出版信息、在版编目信息甚至物流信息，图书馆通过现代物联网技术就可以清晰地获得到馆图书的信息与路径图，对于图书馆防止盗版、监督书商的加工、货运等都会起到积极的作用。另一方面，如果新出版图书附带有书目数据和RFID标签，将有效提高采编功能及效率[9]。因为藏阅一体化使图书管理系统可以计算书刊在一定的时间段被取阅的次数和读者利用图书的时间，使原来很难统计的非外借馆藏的数据更易于统计，这对于全面精确地评估读者的阅读行为及阅读爱好，为图书馆未来书目采访和资源订购提供科学依据[10]。

其次，大数据及其相关技术已走进国民生活的每一个环节，在每年的节假日，有关部门都通过大数据将居民出行、消费、旅游、物资配送、车辆调度等信息及时公布，对于调整居民个人生活起到积极的作用。对于图书馆，从小的方面来说，读者的喜好、科研方向、科研动态，读者在图书馆的借阅路线图，以及每一种图书甚至每一本图书的利用率、取阅频次、借阅时间等都可以通过大数据呈现出来，然后利用图书馆自己设定的统计程序，制订未来的购书方向、资源类型以及图书典藏调整等业务规划[11]。

再次，对于图书馆联盟来说，不仅可以通过大数据推进电子资源供应商的竞争、融合，抵制他们的垄断服务与无序涨价行为，还可以了解本地区、本系统图书馆资源配置情况。图书馆通过对各图书馆资源类型、资源利用情况的分析以及各出版社图书的出版计划、出版规模和馆配占出版总量的比重的分析等客观数据[12]，为本地区、本系统图书馆资源采购加工提供参考依据，进而影响各馆的采购倾向[13]。这方面，北京市高校图工委已经走在前列，在2014年11月首都师范大学图书馆馆长熊丽的报告中，详细阐述了北京市图工委的联合文献评价系统平台的建设和基本功能。在这个平台上，将北京地区内高校图书馆的购书比例、出版社出版情况、读者对各出版社的喜好程度及读者对图书馆馆藏、图书利用情况的统计呈现给成员馆，对北京市图书馆事业的发展和各成员馆未来资源的调整、图书选购产生了很大的影响。

最后，图书馆也可以通过大数据技术将各书商的公司规模、每年资源完成量、资源加工情况、服务水平等分别赋予权重[14]，并通过大数据平台对合作书商进行评价，在未来的招投标要求、图书采买、书商选择、资源分配等方面赋予图书馆更多的话语权，进而推动单个图书馆或联合图书馆的资源建设。同时，通过质量控制和条件约束，也能推动书商在服务中不断完善和改革自己，为图书馆提供更优质、贴心、客观、积极的服务[15]。

4.通过图书馆联盟推进联合采购工作

当前，图书馆资源共享已进入进一步实施阶段。在这方面，公共图书馆做得较好。如近几年，公共图书馆搞的数字图书馆资源共享工程，使许多基层图书馆获得了积极的发展机会。另外，各地区教育部门通过联合招标，对本地区中小学图书馆进行联合采购等，节约了社会资源，推动了文化的普及与发展。但由于受体制、环境的影响，高校图书馆的联合采购资源共享发展不是太好，至少在河南发展得不是很好。笔者认为，在科技、读者及各图书馆本身等发展较大的今天，通过图书馆联盟，将一些高校的资源进行共享配置进而推动高校图书馆的联合采购，可以有效限制数据商的无序涨价行为[16]。即使不能达到联合采购，我们也可以提供一个采购平台，使各馆采购人员通过这个平台了解国内外出版动态、图书馆服务方向、不同类型、不同专业、不同出版社，甚至出版社出版的每一种书在本科院校、职业院校的不同类型的读者中的使用情况，各个书商的服务水平情况等，从而为图书馆采购人员在采购时不再盲目选择，而是有的放矢地用最少的经费买到最需要的资源，这种想法在当前技术环境下是完全可以实现的。

5.对供应商开展客观公正的评估

在采购图书到馆以后，由专门人员对图书进行配选，防止加塞，对数据进行检查、核对，并将信息及时给书商反馈。另一方面，在每一批图书验收上架完毕后，对供应商的服务水平进行评估，包括服务的响应、到货率、加工环境、数据质量等进行综合评价[17]。特别是一个图书馆可以同时招标不同标段，可以对同一时期的书商进行综合对比，进而决定下一阶段图书馆对不同书商的经费与资源采购的分配调整。这个环节，必须由专业人员通过科学环节进行审核。

6.加强采编人员自身学习与培训工作

针对采编工作外包后采编人员的富余和专业能力下降的问题，采编人员首先应转变观念，采取相应的措施，使工作重心从传统的加工数据等转移到对信息资源的组织、整理、二次文献开发和提高信息服务的质量与效率方面。其次，通过加强对数据商数据的审查、对新信息的归纳、重组等工作来提高自己的理论水平。另外，当前高校文献信息检索课已普遍开设，而该课程一般由图书馆工作人员担任，采编部应对课程和教材的选定、课程内容的组织、授课方式等提供策划，对信息检索的实现目的、信息检索的未来发展方向等做出整体部署，而所有这些教学任务必须由采编部来引导和规划。

新时代、新技术给高校图书馆传统采编工作带来了较大的冲击，积极研究图书馆采编工作面临的新情况、新问题，采用理论指导、实践推进、信息共享、技术保障等措施，以革新、开放的态度积极做好采编工作，这是每一位图书馆采编工作人员应尽的责任。

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[16] 刘海梅.高校图书馆采编业务外包供应商评价研究[J].图书馆杂志,2013(3):46-49.

[17] 胡浩平,陈佳乐.图书馆业务外包合同的要件研究[J].图书馆,2015(2):101-103.

[责任编辑 宋占业]

2016-10-22

张现龙(1970-)，男,漯河职业技术学院图书馆采编部主任，副研究馆员，主要从事信息管理和图书分类研究。

10.3969/j.issn.1671-7864.2017.03.032

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