基层院校档案信息资源开发利用的对策

文/刘宏彦

基层院校档案信息资源开发利用的对策

文/刘宏彦

在网络时代的今天，基层院校档案信息资源的开发与利用，其重要性越发凸显。如何充分提高基层院校档案的利用率，如何在校内积极开发和利用档案信息资源，不断拓展档案资源开发利用的新途径，是经济快速发展以及社会进步的必然要求。

一、积极开展档案信息数字化建设工作

档案信息数字化是基层院校在工作方式上的一种创新，它不仅可以充分发挥其信息优势，为利用者提供及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，而且能够满足科学研究的需要。档案信息数字化的本质是让档案管理从传统迈向现代，与现代社会发展同步。传统的档案管理由于存储空间大导致使查找检索费时，需要大量的人力物力，维护起来也不方便。档案数字化一般可通过扫描仪，将纸质档案信息录入到计算机数据库中，通过检索词条进行查找相关信息。用计算机存储档案信息的优点是检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小、维护方便、安全。档案信息数字化是一个改革、创新、发展的过程，也是一个系统工程。

档案数字化建设不仅在量，更在于质，在档案数字化建设中，应该树立特色信息意识，对档案进行详细的类别划分，需要分析各类档案的作用、使用频率、保存的需求，从而为日常的借阅和管理奠定基础。一是要对重要档案目录进行数字化处理，这是档案数字化的基本工作。因为档案数字化就是在档案信息管理系统中采取目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据，以目录数据为检索入口，从而实现图文信息的浏览。二是要有选择地对重要档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。三是根据单位工作的需求，将重要信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。

二、努力实现档案信息资源网络化共享

互联网是计算机技术与通信技术相互渗透、不断发展的产物，数字化档案信息传输只有实现了网络化，才能高效、广泛地实现价值。由于网络具有资源共享性和组织、扩充灵活性等特点，网络化将成为档案工作现代化管理发展的必然趋势。档案网络化是指充分利用现代网络技术，将各种数字化档案信息融为一体，进行管理、传输、检索和利用，真正实现档案信息资源的共享。在这种状态下，档案人员可以运用现代网络技术、计算机技术、通信技术等，对已归档的电子文件进行全面管理，也可以按照多种规则对电子档案进行排序和检索。

三、全面完成档案利用信息化平台建设

档案信息化建设的步伐不断加快，对档案的信息服务利用产生了积极的影响。传统背景下档案利用的方式主要包括阅览服务、外借服务、展览与陈列服务、制发档案副本服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务、档案咨询服务、编研服务等。如今，除了沿用传统的利用方式外，利用方式的实现途径已经发生了很大变化，从依赖档案室和档案人员转为主要依赖网页和数据库。信息化将成为档案工作的重要管理平台，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括两个“建设”：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库。二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。落实到具体工作中，就是推行两个“一体化”，即文档一体化和科室一体化。文档一体化就是以系统理论为基础，运用先进信息技术手段，实现电子文件管理和电子档案管理两个信息管理系统的有机联系，从而创造最佳档案信息效益的过程。科室一体化，就是要以档案数据交流、传递与共享的规范为基础，实现教研科室与档案室之间档案信息资源的共享目标，最大限度地实现档案数据的使用效益。

档案信息的数字化、管理的网络化、传播的信息化从根本上形成了系统的档案开发利用体系，为档案信息资源开发工作构建了和谐的社会环境。基层院校必须树立开发与利用档案信息资源的意识，做活档案信息资源开发与利用的大文章，使档案信息资源在新时期更好地为学校各项建设做好服务。

（作者单位：白城市行政学院）