对重大活动档案征集工作的几点思考

文/徐振业

对重大活动档案征集工作的几点思考

文/徐振业

做好重大活动档案征集工作，确保重大活动档案的齐全完整，对于记载我国全面建成小康社会，真实维护历史面貌具有重要意义。

一、重大活动档案征集工作存在的问题

制度不健全，责任不落实，导致重大活动档案资料大多存放、散失在一些单位的非档案部门和个人手中，不能及时归档和有效保护，给档案利用工作造成了困难。

1.重大活动档案管理制度不健全。重大活动档案的归档范围，收集、管理、保存、利用、统计等各个工作环节，还没有一套完整的规章制度可遵循，大多数单位基本参照文书档案工作的办法进行管理，忽视了重大活动档案管理的特殊性与系统性要求，影响了重大活动档案的征集。

2.档案部门对重大活动参与力度不到位。档案部门一般不能从重大活动一开始就介入，往往后期才参与，导致档案部门不熟悉重大活动的全过程，不能及时掌握相关档案资料的形成情况，做不到心中有数。

二、做好重大活动档案征集工作的对策

1.认识重大活动档案征集工作的重要性。重大活动档案是指在重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教等活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的历史记录。重大活动档案的及时收集、安全保管与有效利用，对于丰富档案信息资源，真实地记录历史，维护历史真实面貌，记载全面建设小康社会的成就，促进经济社会发展具有重要作用。重大活动档案是传承文明、传播知识的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

2.把握重大活动档案征集工作的规律性。一是临时性。有些重大活动的组织承办机构一般都是临时成立的，包括领导的任命、部门的设立、工作人员的聘用。那么为了在有限的时间内圆满完成活动的举办任务，大家的工作目标和精力重点都会集中在一些事务性工作上，这就会在一定程度上忽略档案工作。二是时效性。由于参与重大活动的人员多为借调或临时聘用的，活动结束后，大部分工作人员会离开，甚至部门会即刻撤销，这从时间上加大了档案收集工作的难度。三是规模性。重大活动的工作内容、涉及领域、参与人员等都有一定的规模，所形成的档案数量较大、类别繁多、载体多样。四是保密性。一般重大活动的某些领域要保证新颖独特的效果，有的甚至会涉及机密工作，这要求在一定时限内限制掌握涉密内容的部门和人员。就要处理好涉密档案和档案收集工作的矛盾。

3.强化重大活动档案征集工作的规范性。重大活动档案征集涉及政治、经济、文化等各方面，涉及活动参与各部门，在大多数人不了解档案工作的重要性、档案意识不强的情况下，法制是档案行政的有效保障。《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》是开展重大活动档案采集的法规依据。对于移交部门人员来讲，这些文件能起到引导和约束作用，在一定程度上也能增强档案工作的重要性、权威性和专业性。要将采集重大活动档案作为依法行政的一项重要内容。事先，向被征集单位发送征集函，告知征集事项、理由、时限；事中派人员主动与被征集单位联系、沟通，办理重大活动档案移交登记等。档案部门在征集档案过程中，应根据档案征集的实际情况，采取订购、购买、征集、复制等多种多样的方式进行征集。通过加大资金投入，全力保障重大活动档案征集工作的顺利开展。此外，还要特别注重宣传、监督、检查等工作，进一步强化规章制度的执行，从而为档案收集工作提供有利保障。事后加强征集档案资料的规范整理。

4.激发重大活动档案征集工作的主动性。观念创新是推进事业发展的不竭动力。重大活动档案征集工作要适应新形势，更新观念，实现档案征集工作观念的“三个转变”：一是由活动结束后接管档案向参与活动采集档案转变，二是由归档管理档案向服务利用档案转变，三是由坐等移交档案向走出去采集档案转变。工作人员要增强采集重大活动档案的主动性、责任心和使命感。同时，重大活动档案征集是档案部门适应新形势的一项创新型工作，档案征集部门立足自身、主动作为是开展征集工作的根本保证。要建立征集工作责任制、推行重大活动主动介入制、注重重要线索追踪制等多项制度。激发档案工作人员的积极性，派员参加重大活动，主动介入、了解信息，在网络、新闻、报纸等媒体中挖掘重大活动档案信息，多渠道收集征集信息。

（作者单位：通榆县档案局）