数字档案管理的障碍及对策

文/张振义

数字档案管理的障碍及对策

文/张振义

数字化档案管理是指将各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片、声音和影像文件，再运用存储技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等大容量的存贮介质上，并通过各种查询手段迅速地检索出所需资料，发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的档案管理技术。如何提高数字档案管理的质量和效率，使档案信息价值最大化，成为档案管理人员面临的重大课题。

一、障碍成因

1.观念滞后。在传统观念中，一直存在着为了保管而保管的思想，对数字档案的作用和价值认知不够，管理方法上也墨守成规，缺乏创新意识。很多单位的信息化程度还处于初级阶段，电子文件完成了运转程序后任其自生自灭，认为纸质文件打印好后保存起来就万无一失了，电子文件没有多大的价值就不再保存，这样无法生成有效的数字档案。

2.管理混乱。有的单位虽然意识到了数字档案的重要性，但因为没有切实有效的管理系统，只是简单地将电子文件保存下来，但完全没有顾及电子文件的真实性和可用价值。有些单位走在信息化的前沿，已经设法探索新的管理方法，但因为存储格式问题，原数据格式不够规范，数字档案统一管理时，难以转换成规范统一的格式，转换中会丢失很多有效数据。肩负保管任务的档案管理部门，也常常因为数字档案的电子化原因而忽略了管理，造成信息遗失。以上出现的数字档案不规范的现象主要根源于档案管理意识不足。

3.保管难度大。与纸质档案不同，数字档案保存难度较大，环境和人为因素都会影响数字档案的真实性和完整性。实体档案保存较为简便，注意防火、防盗、防蛀、防潮即可，而数字档案除此之外还要防磁、防病毒。另外，数字档案存储的载体不同，使用寿命也不同。光盘、磁盘寿命较短，要注意定期转录、转换介质，同时要做好双重甚至多重备份。纸质档案保存在监管严密的库房里，而数字档案全天开放，信息资源库的安全隐患极大，约有五分之一的新建局域网会受到病毒的感染和黑客的攻击。

二、对策分析

1.转变数字档案管理观念。档案是对具有保存和查考价值的各类文字、图表、音像的真实记录，是重要的基础性工作。数字档案是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为中心，以宽带通信网络为技术依托的超大规模、分布式数字信息系统管理。数字档案最大优点是不占空间，将文本直接转化成数字信息，储存在计算机中。容易查询，在著录时不硬性地按照实体档案的分类方法人为组卷，不需要档号、类目号，而借助计算机技术虚拟组卷，利用数据库技术在各个有联系的文件目录和内容之间建立联系，随时自动整序，随意分类组合，省去大量繁琐的查阅工作。档案工作者要高度重视档案工作，了解数字档案的意义和价值，不断拓展视野，接收先进的数字档案管理理念，强化对数字信息技术的优点及数字档案管理对人类社会作用的认识，尽快完成从传统档案管理到数字档案管理的意识转变。

2.健全完整的管理体系。随着计算机技术的推广和普及，每个数字信息的领域和部门都面临着数字资源的安全和保存问题，各级档案部门应该展开合作，知识、经验和技术共享，凭借自身优势与其他单位和部门合作，充分发挥联动效益，并结合本单位档案管理体制和人员素质水平实际，制定一套完整实用的管理方案。为了避免分段和分散管理模式的弊端，应将所有电子文件进行统一管理，由档案管理部门全程监控，统一搭建数据库和网络平台。

3.对专业技术人才定期培训。很多档案管理人员并没有受过专业培训，大多都是兼职，专业程度远远不够，尤其是在管理数字档案上，专业能力上的欠缺就更为凸显，数字档案资料多种多样，需要分别归档，工作庞杂，对业务水平要求较高。这就需要严格筛选专业性技术人才，并对其进行定期培训，及时更新知识结构，提高专业技能。尤其是对计算机和软件使用等知识进行有针对性的培训。对于需要长期保存的数字档案要定期检查和备份，防止信息损失，定期检查数字档案的保管环境，添加必要的保存措施，严格控制温度，避开磁场，对损毁的数据要及时修复，将责任落实到个人。为了保证数字档案的信息安全，就需要设计出认证程序，通过设密码和验证码来控制预览，并需要设计防火墙来加强保护。

（作者单位：东辽县妇幼保健计划生育服务中心）