基于管理软件的档案信息服务

刘彦丽

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

基于管理软件的档案信息服务

刘彦丽

（武夷学院 档案室，福建 武夷山 354300）

档案信息服务是集档案文献、信息咨询、信息网络为一体的服务体系，是档案管理工作研究和实践的核心内容，其方式随着社会的进步和科技的发展也随之发生改变。档案管理系统运用数据库等技术手段，进行档案目录数据的自动化管理，是档案信息“输入—处理—输出”的过程，以符合档案形成规律和档案工作标准规范为基准，以信息服务为根本，将档案信息主动呈现给利用者，实现以实体服务为重心向以信息服务为重心的转变。

档案信息；管理软件；信息服务

从某种意义上说，档案信息服务是档案管理工作研究和实践的核心内容。档案管理软件的运用使档案管理手段迈上了新的台阶，也使档案软件管理下的信息服务质量面临新的机遇和挑战。在档案系统管理软件的支持下，以档案信息为中心，充分考虑档案用户的要求，了解档案信息服务的源流，分析档案信息服务的质量，解决系统管理下档案信息服务存在的问题，使信息服务贴近档案利用者的使用要求，为用户提供优质服务，推动档案信息服务的发展进程。

一、档案信息服务的源流

档案管理工作随着社会的进步和科技的发展，形成了不同的发展阶段，档案信息服务的方式也随之发生改变。在档案实体的管理阶段，注重的是档案的整理与保存，利用服务处于“你查我调”的状态；档案信息管理阶段，以档案内容的开发和利用为信息服务的重点，解决档案信息的传播与共享；档案信息资源的管理，将档案信息看作信息资源的一部分，注重档案信息内容和支持工具管理，最大限度地满足了利用者对档案信息的需求；利用计算机技术建立数据库，集成档案实体信息资源，将档案承载的信息存储、定位，建立档案信息资源数据库，向档案用户提供准确、丰富的档案信息；通过计算机将档案信息与用户联系起来，建立档案信息的网络服务，形成了推送服务（即：信息源将信息主动推送给利用者信息）和拉取服务，（即：利用者主动从信息源中拉取信息）的推拉服务模式，“推”与“拉”的有机结合，呈现“先推后拉，先拉后推，推中有拉，拉中有推”的服务思维。

档案是档案信息服务赖以存在与发展的物质基础[1]。档案资源的丰富性和档案信息的真实性，是档案信息服务的必要条件，凭借原始记录性使档案优于其他各种文献资料，档案原载体的形式赋予档案无法替代的凭证作用。档案信息服务是集档案文献、信息咨询、信息网络为一体的服务体系，构建以计算机为媒介、网络技术为依托的档案信息服务平台，在网络管理的基础上支持档案用户对信息的利用服务，将网络管理的理念与信息服务的要求融入档案信息服务平台的建设之中，实现资源的整合与信息服务的高效实施。

二、档案软件管理下的档案信息服务

（一）档案信息管理软件

运用档案管理软件，借助计算机进行档案信息的管理与服务，在档案部门已基本实现，档案管理系统是一个将档案信息整合在一起的系统，档案信息作为数据存入计算机，利用数据库管理系统进行处理、整理、分类、存贮、检索、统计后，输出所需信息，实现计算机对档案的自动化管理。目前，选用商业性的通用档案管理软件较多，而且以建立档案目录数据库为主。通过人工录入方式，将著录、标引信息，如：文件编号、题名、责任者等反映档案各种特征的规范档案目录数据依照一定的存储格式存入计算机，形成由计算机管理与检索的目录数据体系。档案管理系统运用数据库等技术手段，进行档案目录数据的采集、排序、检索、统计等自动化管理，实现档案利用的科学化管理，在档案信息服务方面满足多种类、多途径的检索要求，以满足利用者的需求。

（二）运用档案管理软件提供档案信息服务

档案信息服务围绕档案信息的内容、形式以及档案加工信息等方面进行。福建省档案部门从20世纪90年代开始应用计算机管理档案，1999年之后，统一开发、推广使用的科怡档案管理软件（普及版），是档案目录数据库，主要是档案信息的外在特征，诸如文件编号、题名、责任者、形成日期等外在形式提供利用，依靠计算机的逻辑运算能力和处理数据的功能，进行档案目录数据库的智能化检索，迅速、准确、完整、多渠道对存储档案目录信息进行检索。至于档案信息内容的利用要通过档号 （系统档号显示：全宗号—年度—分类号—保管期限—件号）显示档案实体所在位置，准确无误地调用档案原件，也就是说，档案信息内容的利用服务仍然回归到档案实体原件。通过档案管理系统软件，检索所需档案信息的外在形式特征，尔后，又回归到档案实体的利用服务。档案管理软件的运用是档案信息“输入—处理—输出”的过程，只有保证输入档案数据和特征信息的完整准确，才能确保管理系统输出高质量的档案信息。

三、档案信息服务存在的问题

（一）档案信息服务的固化思维

档案管理软件按照输入档案信息的不同特征，将档案数据按规定的格式系统化、条理化，根据档案用户的需求，编制出多种不同的档案目录，检索速度快、质量高，有着手工检索无法比拟的优势。久而久之，提供服务的方式就会按照已有的道路“耐心”前行，按固有的思路行事，形成一种固化的思维方式，凭借已有的经验，照搬以前的方式方法，重复着“复制、粘贴”的操作过程，缺少对需求情况的分析。在用户提出档案信息的需求时，检索工作因循多于创新，难以扩展思路，缺乏挖掘潜在档案信息与变通的能力，使档案信息推拉式的服务模式出现“拉”多于“推”，甚至是只“拉”无“推”的现象。

（二）档案数据和特征信息的完整程度影响检索质量

数据输入是档案管理软件工作程序极为重要的基础环节，输入原始档案数据的完整性和准确性，直接影响档案检索的查准率和查全率。在实际工作中，由于档案数据和特征信息的完整程度而影响档案检索质量的情况比比皆是。显而易见，在档案管理系统数据输入时，档案工作人员比人工管理档案付出更多的努力，进行更加细致的工作。档案信息特征的存在形式有外在的，也有潜在的，还有两者兼有的，档案信息的输入是对档案的内容和形式特征进行分析、研究、选择和归纳的过程，而具体操作人员又存在知识水平、个人能力、逻辑思维、总结归纳等方面的差异，使得档案数据输入的完整程度有所不同，也就不同程度地影响了档案检索的查准率和查全率。以归档文件：“关于XXX等五位同志任职的通知”为例，有外在的信息特征，也有潜在的信息内容，在录入时不但注重文件题名的特征信息，还要体现其他四位同志的潜在信息，尽显完整性。用户需要时，以“姓名”作为检索词汇，其准确性可大幅提高。

（三）目录数据库和数字文本没有建立技术上的联系

档案管理软件，经过人工著录、标引后建立的反映档案内容和形式等各种特征的档案目录数据库，是由计算机管理和检索的目录数据体系。档案全文数据库是采用多媒体技术、汉字扫描识别技术、压缩技术等数字化手段，将传统载体形式档案的文本内容信息转换成二进制数字编码，建立计算机环境下可利用和信息共享的档案数据库，以数字化的电子图像和电子文件的文字识别获得档案信息，它可以存储在计算机以外的介质（如：光盘），也可以进行网络存储（如：电子邮箱），与档案管理系统的目录数据库呈现分离式格局，两者没有建立技术上的联系。

四、档案信息服务的趋势走向

（一）打破固化思维，打造创新服务境界

固化的思维会堵塞思路，影响创新。思维决定出路，改革需要挑战固化思维。以现有的思维模式提出有别于常规思路的见解为导向，利用现有的档案管理系统，在特有环境中，本着理想化需要或为满足档案用户需求，而改进或创造新的方法、路径，打造档案信息创新服务的境界。档案信息化服务直接来源于利用者的需求，档案用户需要档案信息，档案管理要满足用户需求，一切信息服务根基于需求。因此，运用档案管理系统提供档案信息服务在“需求”上做文章。档案利用者对需求信息有着不同的关注点，将这些关注点转化为检索行动的注视点是档案工作应有的素质要求。当用户对所需要的档案信息的关注点与档案目录数据库的信息吻合的时候，检索没有难度而且很容易满足需求。通常情况下，用户对需要的档案信息的关注点与档案目录数据库的信息存在偏差，检索过程要冲破固化思维的禁锢，多加思考，从不同的角度迎合利用者对档案的需求。文件的检索可以有题名、关键词、文号、分类号、文种、保管期限、时间年度等不同渠道，档案工作者提供利用时，形成一种“赠送”思维，为档案用户推荐不同的检索渠道。档案信息管理系统虚拟平台中有相似的档案信息，在档案数据完整、准确的前提下，档案用户可以抓住需求信息的根本。

（二）提高档案信息服务的质量

档案信息服务的条件是信息资源、管理设施、服务方法。将“档案信息资源”“档案管理设施”“档案服务方式”等因素的综合效用，用于衡量档案信息服务质量，也就是档案用户对档案信息利用的满意度。这里所说的满意度是指利用者在某一特定环境下愿意并且能够利用档案的信息量，利用者总是为满足各种需求而利用档案信息。这种需求的实现，以档案信息服务有应对能力为前提，然而，档案信息服务的应对能力有限，存在服务约束，档案信息的利用者必须在这种服务约束下，在信息资源、管理设施、服务方式的组合中进行选择，使其效用最大化，也就是使利用者对档案信息的需求得到最大程度的满足。

随着时代的发展，档案信息资源结构由盲目追求数量向着优化馆藏结构的方向发展，由单一的纸质档案向着磁带、磁盘、光盘等多元化载体形式的方向迈进；档案信息服务设施体现了信息服务能力，在计算机广泛利用的今天，扫描仪、数码相机的运用，是对传统介质的档案进行数字化加工的必备的硬件设施；档案信息服务的方法和手段，也由档案文献服务、档案管理系统检索服务，发展到网络管理下档案信息服务，这些要素的变革影响档案信息服务、用户满意度以及这些要素之间的相关程度。将该模型用于档案信息服务质量领域，以服务各要素为变量，使其成为档案用户的函数，以此衡量用户的满意程度。

（三）正确处理档案信息资源共享与安全保护的关系

档案信息的内容关系到一些机关、企事业组织及个人的秘密和隐私，人类进入信息时代，档案信息安全成为计算机环境下档案管理的重要内容，特别是计算机网络的应用，使得档案信息在传输加工过程中存在安全隐患，档案信息在接收、移交等传送过程中可能出现数据流失或遭受破坏的情况。因此说，档案管理软件不但直接涉及到档案信息管理的规范化、标准化，还应注意到一些资源的共享和涉密文件的安全[2]。档案的管理部门作为信息处理的主体，是实现档案信息资源共享不受侵害的主体，在档案信息提供利用过程中，强化安全意识，把握档案信息资源共享与安全的尺度，确保档案信息的安全。

档案信息查询是信息资源共享的主要体现。网络版的档案管理软件，是网络用户环境下通过系统管理权限的设定，进行档案数据传输，实现档案信息资源的共享。运用管理软件建立档案目录数据库和档案内容数据库，但不能任意开放、上网发布，必须经过严格的审查和鉴定后，方可传输、存储和利用。同时，将各种载体的档案信息进行数字化，制作图片、动画、声像等多媒体数据库，通过网络进行发布和利用，实现档案信息的共享。

（四）强化档案系统软件的开发质量监控

档案软件管理系统的高效和稳定运行是档案信息服务的关键。随着信息化建设的不断发展，档案管理软件的开发日渐改进。档案管理系统，提供完整的解决方案，构建完整的档案资源信息共享服务平台，形成现代化信息管理网络，逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，建立在以服务为模型的系统平台之上[3]。然而，由于软件开发人员没有具体从事档案管理工作的经历，他们有技术力量但缺乏档案工作经验，而档案管理部门又存在软件开发的弱势，致使档案管理软件在使用过程中总是有一些不尽人意的地方，总有一种渴望的意念。在未来很长一段时间里，由具有软件开发经验的计算机信息专业人员和实践经验的档案管理人员对档案管理软件的共同研发，对其过程进行全面的质量监控，不失为提高档案管理软件质量的有效途径。

档案信息化服务是信息社会对档案工作的必然要求。档案管理软件以符合档案形成规律和档案工作标准规范为基准，以信息服务为根本，将档案信息主动呈现给利用者，利用者从这些信息源中获取所需的信息，实现以实体服务为重心向以信息服务为重心的转变，加速实现档案管理现代化的进程。

[1]张燕.裂变与融合：档案信息服务的两大趋势[J].档案管理，2001（6）：4-5.

[2]裔红艳.档案信息化软件质量控制方法研究 [J].办公室业务，2013（23）:256.

[3]江帆，董爽.档案管理系统[J].兰台世界，2015（S2）：32.

（责任编辑：苏娟娟）

Archival Service based on Management Software

LIU Yanli

(Achives office,WuyiUniversity,Wuyishan,Fujian 354300)

Archival service is based on documents and archives,information consultation,information network,which is the core of archivesmanagement research and practice,which changeswith the development of society and the progress of the science and technology.Archivesmanagement system uses database technology,the automatic management of the data archive catalogue,archives information input and output to conform to the rules and standards so that a shift from paper-oriented service to information-oriented service can be realized.

archival information;management software;information service

G270.7

：A

：1674－2109(2017)05－0067－04

2016-07-07

刘彦丽（1961-），女，汉族，研究馆员，主要从事高校档案管理研究。