高校学生社团档案管理研究

胡澎

（江西环境工程职业学院，江西赣州 341000）

高校学生社团档案是高校学生社团在发展中形成的有关社团规章制度、发展历史、相关活动、社团文化、成员信息的原始记录，是有保存价值的不同类型、不同载体的各类历史资料，有利于为学生社团开展各类活动提供参考，对促进高校学生社团传承发展和文化建设具有重要意义。

1 高校学生社团档案的基本类型

1.1 社团文书档案

主要包括社团章程、上级来文、内部规章制度、组织社团负责人登记表、历届成员花名册、社团注册表、历届社团成员合影照片、社团内部刊物、社员发表作品、工作计划、工作日志、会议记录、工作总结、简报、报告、请示、重要会议的会议纪要、经费使用情况表、通讯录、大事记、社团荣誉材料、社团内部表彰材料等。

1.2 社团活动档案

主要包括各类活动策划书、批复文件、活动方案、活动通知、活动海报、活动宣传材料、活动现场照片、活动成果材料、活动总结等。

1.3 社团成员档案

主要包括历届社团负责人和社团干部登记表、社员登记表、社员诚信记录、社员言行录、优秀社员评优申报材料、社员获得荣誉称号的相关材料等。

2 高校学生社团档案的主要作用

2.1 高校学生社团档案能发挥“资政”作用，促进社团的健康有序发展

高校学生社团档案真实记录了社团在发展过程中所取得了成绩和存在的不足，反映了社团发展的经验和教训。因此，高校学生社团通过对自身档案的利用和已有信息的分析，有利于在工作中减少错误，在原有基础上更好、更快地发展。同时，由于高校学生社团成员每届任期较短，成员流动性也较大，社团人员稳定性和流动性的矛盾较为突出，而社团档案有利于弥合这一矛盾，社团档案的价值进一步凸显。

2.2 高校学生社团档案有助于凝练社团文化，促进校园文化建设

高校学生社团档案是学校每个时期学生精神风貌和文化品位的缩影，通过对社团优秀文化的记录和反映，有利于促进社团的文化传承，并在文化传承过程中凝练社团文化。同时，社团文化是校园文化的有机组成部分，优秀的社团文化反映了校园文化的发展方向，并能够发挥一定的辐射示范作用，进而推动校园文化建设。

2.3 高校学生社团档案能发挥“育人”作用，有利于激发学生的荣誉感、责任感和归属感，促进学生成长成才

高校学生社团是大学生展示自我、锻炼自我、提升自我，提升综合素质和某类专业特长的重要平台，在社团中的表现突出的成员取得的重要成绩和荣誉除当时被宣传和表扬外，还能被社团档案所记录，这无疑会进一步激发学生的荣誉感并在潜移默化中提升对社团的责任感和归属感。同时，社团成员的获奖材料、创新档案、创业档案、成功档案、优秀作品等都是促进学生成长成才的鲜活材料。

3 高校学生社团档案管理的基本现状

3.1 学生社团档案管理基本处于高校档案工作的空白地带

目前，随着《档案法》的深入落实，高校档案工作日益规范化、科学化，高校员工的档案意识也逐步增强，但档案的收集范围还主要集中在日常的文书档案、人事档案、教学档案和学生学籍档案等方面，往往忽视学生活动档案的收集，学生社团档案管理基本处于高校档案工作的空白地带。即使有社团的相关指导部门可能会将社团的部分档案收集移交至学校档案馆，但这些档案仍处于分散状态，无法集中整理和保管。很多高校学生社团的档案往往由社团组织整理、保管，由于高校社团换届周期短、人员流动性较大，很多档案往往在社团换届、档案管理人员变动等因素影响下遗失。

3.2 学生社团档案管理缺少制度规范保障

目前，绝大多数高校未建立学生社团管理制度或办法，高校档案馆对大学生社团档案管理不够重视，社团档案工作缺少业务指导和专业人员，甚至一些高校社团未明确负责社团档案管理的职能部门。同时，社团档案管理缺少标准和规范，管理手段、管理方法和档案内容五花八门，经常出现档案信息缺失、装具和存档材料不统一、电子档案信息安全意识不强等问题。

3.3 学生社团档案利用程度低

目前，由于高校学生社团档案意识不足，管理水平低，缺少制度规范保障，导致高校学生社团档案管理散乱，档案内容单一不完整，事实记录不全面，有价值的档案材料较少。因此，高校学生社团档案可利用程度较低，对社团发展的参考借鉴意义不大。

4 高校学生社团档案管理的对策建议

4.1 提高高校学生社团档案意识

高校档案管理部门、学生社团管理机构、学生社团及其成员要提高学生社团档案意识，充分认识到学生社团档案在固化社团记忆、凝练传承社团文化中的价值和作用，做到思想上重视，行动上支持，工作上落实，让学生社团在具体工作中养成及时收集档案材料，定期归档整理的习惯，使学生社团档案能够不断充实，更好地为社团发展和校园文化建设服务。

4.2 加强高校学生社团的档案制度建设

高校学生社团档案制度建设是搞好学生社团档案管理工作的基础和依据，高校档案馆（室）和高校社团联合会要根据档案工作规范和学生社团实际，以《高等学校档案管理办法》为指导，突出学生社团档案育人功能和学生特点，制订内容完备、操作性强的本校高校学生社团档案管理有关的制度、标准和规范等指导性、规范性文件，建立健全工作职责和考核办法，将社团档案管理工作纳入年度社团考核指标体系，倒逼学生社团提高档案意识，重视社团档案管理工作，积极主动开展档案管理工作，促进学生社团档案工作制度化、规范化。

4.3 提升高校学生社团档案管理水平

针对高校学生社团档案工作实际，通过多种手段和办法建立科学管理体系，提升高校学生社团档案管理水平。一是建立由学校档案馆牵头管理，团委和学生社团各归口管理部门协助指导，学生社团联合会建立档案工作部具体开展日常档案管理工作，各学生社团密切配合的管理体制，保证社团档案管理工作顺利开展。二是开展学生社团档案工作队伍建设。根据学校实际，采用学生社团选派、档案管理部门定期培训、学生社团联合会监督考核的办法，培养一批批专业水平较高，工作认真负责、积极主动的学生管理队伍。三是顺应时代发展趋势，提升学生社团档案信息化水平。积极采用纸电同步工作模式开展档案收集整理工作，提倡使用光盘、移动硬盘、云盘等多种信息存储手段。必要时可建立学生社团档案门户网站、引进电子文件管理系统。

4.4 促进高校学生社团档案开发利用

开发利用是高校学生社团档案工作的基本落脚点。要做好高校学生社团档案的开发利用首先要做好档案材料的收集工作，做到材料按时移交、全面准确、没有遗漏。其次是方便查阅利用，要改变服务理念和方式，通过提供电话预约、网上查阅等方式方便学生利用档案。最后做好学生社团档案的开发工作。学生社团和学生社团联合会等组织可组织人员对社团档案进行开发，如按年度编辑学校社团年鉴、社团年度工作报告（汇编）等材料，提升社团档案利用水平。

[1]高飞.加强高校学生社团档案管理[J].经营与管理，2016(4):154-156.

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[3]高飞.高校大学生社团档案的管理[J].兰台世界,2016(16):48-50.