更新档案管理理念 实现人事档案科学管理

刘保瑞

（曲阜市档案局，山东曲阜 273100）

在信息时代飞速发展的大背景下，我国的档案管理工作也逐渐走向了标准化、现代化和系统化，它们受益于当今社会各种制度的不断改革，也推动了档案管理理念的更新。纵观传统人事档案管理模式，它缺乏一套合理高效的人事档案管理制度，不能将档案管理理念与人事档案管理工作的内容进行有机结合。基于此，我国当前人事档案管理工作改革的重点，就必须要更新观念和创新方法，利用现代档案管理学知识推动我国人事档案管理工作迈向新的台阶。

1 人事档案科学化管理的现实意义

1.1 人事档案科学化管理有助于减少部门的日常工作量

作为我国各行各业人事管理制度的一项重要组成部分，人事档案是个人身份信息、企业信息和社会信息等方面的重要依据，与个人工资待遇、公司福利待遇、社会劳动保障、社会组织关系紧密挂钩，具有社会和企业认可的法律效用。因此，构建一套合理高效的人事档案科学化管理机制，有助于实现人事档案管理的规范化、现代化和标准化，方便个人、企业和社会各类组织开展快速查询和及时调阅，获取到准确无误的人事档案信息，避免了社会组织和用人企业花费大量的时间和精力在个人人事档案信息上，极大减少了档案管理部门的日常工作量。

1.2 人事档案科学化管理提供了招聘录用的重要依据

在现代人事档案管理体系中，它涵盖了个人履历、鉴定材料、学历职称材料、政审资料、表彰奖励资料、违法违纪资料、人事变动资料、健康资料等相关人事档案资料，它们能够集中反映单位所需招聘岗位的一些人事资料和岗位需求，也成为单位开展招聘录用的重要依据。因此，开展人事档案科学化管理可以帮助用人单位建立客观公正的个人评价体系，确定自己在招聘岗位的竞争优势，明确自己在用人单位的岗位职责、晋升途径和发展目标。长此以往，就可以帮助单位明确岗位需求和职责履行范围，也凸显了人事档案科学化管理的价值取向和管理动力。

2 阻碍人事档案科学管理的诸多现状

纵观当前人事档案管理的现状，还存在档案管理手段落后陈旧、人事档案管理重要性认识不足和档案管理人员重视程度不高等诸多问题。

2.1 档案管理工作落后陈旧

现代档案管理工作包含了诸多档案资料，需要档案管理部门开展繁重而复杂的档案资料管理服务，有效开展档案的立卷归档、整理保管、借阅查询、鉴定销毁等活动，这就对档案管理的工作效率和技术手段提出非常高的要求。但是，我们很多单位的档案管理还停留在传统档案室管理阶段，没有相对应的档案微机室和档案管理系统，导致很多人事档案资料的收集整理、鉴定统计工作需要依靠手工操作，不仅浪费大量的时间和精力，而且不能保证人事档案的权威性和准确性，这些都违背了现代化、标准化和系统化的档案管理理念。

2.2 人事档案管理重要性认识不足

随着市场化经济的深入开展，各类人才的流动性和调动性逐渐增强，而人事档案在国家公务员的选拔、事业单位和成熟民企的招聘中也甄选人才的重要依据。但是，纵观当前人才招聘市场，在很多用人企业和各类人才中普遍存在着对人事档案管理不了解、不关心的现象，很多毕业生在工作很多年以后，档案依然放在学校，而很多流动性比较大的专业人才甚至已经将人事档案遗失。

2.3 档案管理人员对档案的重视程度不高

在用人企业，办理相关社会保障、职称晋升、出具相关工资提升证明都需要提供本人的人事档案。在已经上交人事档案的企业中，很多档案管理人员对档案的重视程度不高，不能及时向员工确立归档资料的真实性，不能及时将各类最新的材料做到收集补充，导致人事档案的时效性严重缺失，影响了人事档案的科学管理及使用价值。

3 人事档案实现科学管理的积极对策

3.1 更新档案管理理念，严格档案管理程序

没有严格的管理程序，就很难谈档案管理的科学性和准确性，也更难开展相关的档案归档、调阅、存储和检索工作。因此，实现人事档案科学管理的前提条件就是从思想上更新档案管理理念，严格落实档案管理程序，积极将档案管理的具体措施与人事管理工作中的工资福利、职称评定等做到有效对接。

当前，人事档案管理需要三个层次的管理程序：第一是开展人事档案资料管理和档案信息开发工作，主要是开展人事档案的收集、归纳、鉴定、保管等工作。第二是人事档案信息加工和档案输出环节，构建完整系统的人事档案管理体系，有效落实目录索引、信息汇编和资料输出等服务内容。第三是开展人事档案与用人单位档案需求的衔接工作，设定好人事档案管理体系的各项功能，保证它们能够组成一个有机的整体，最终保证人事档案信息能够为社会实践、企业人事管理服务。

3.2 健全档案管理制度，提高档案管理认识

只有健全的档案管理制度，才能保证档案使用者和档案管理者从思想上提高对档案管理的认识，有效加强对于人事档案的科学管理和有效建设。因此，针对人事档案管理的现状，建立健全人事档案管理制度，主要是从以下几点开展相关的制度建设：

首先，人事档案的制度建设必须遵循档案科学管理的现代化需求，有效保证档案管理规则制度的合理性，这样才能保证制定执行的档案管理制度能够迎合单位特点，推动档案管理的科学化建设。其次，人事档案管理制度必须简明扼要，有效保证各项规章制度能够具备可操作性，有力发挥人事档案在单位人事管理中的指导作用。最后，档案制度执行必须具备严肃性，强调档案部门在人事档案管理中的权威性，保证档案管理制度既能做到令行禁止，又能针对具体情况具体对待，能够保证人事档案在整个档案体系中的核心位置。

3.3 把握档案管理脉搏，做好流动性管理

纵观人事档案的科学化管理，它体现在单位内部人事档案的指导作用，也体现在人才市场的规范管理。因此，在单位内部，档案部门应该最好同类专业人才的人事档案流动性管理，保证职工在工作期间，可以借助人事档案来建立完整齐全的档案资料体系，保证个体材料客观真实，有效服务于单位人事（服务）部门的人才档案管理和工资、职称等岗位评定。

同时，等专业人才离岗或者去新的就业单位，可以利用人事档案管理系统实现档案资料与职工人事管理的相互统一，保证社会和企业能够构建完整系统的专业人才流动管理体系。另一方面，人事档案科学化管理也应该强化专业人才的动态化管理，保证人事档案能够随着职工职场变迁和岗位变动实现动态化管理，保证专业人才在单位内部每一次岗位调动，都可以把人事档案调转到新的管理部门，保证了人事档案的完整性和权威性。

4 总结

我们的时代在飞速的发展，对于人才的评定和管理标准也在不断改变，这些现状都对人事档案管理提出了更高的要求，也导致了档案管理理念的更新成为了必由之路。因此，加强当代人事档案的科学管理，必须从更新档案管理理念入手，把握人事档案管理的时代特征，建立健全档案管理制度，推动人事档案管理的现代化、标准化和系统化建设，保证人事档案能够为社会和企业的人事管理提供更好的服务。

[1] 张雷生.韩国高等教育政策改革[1] 王传宝，更新档案管理理念 实现人事档案管理科学化[J]，黑龙江史志，2015（02）

[2] 贾红霞，浅谈人事档案更新管理理念实现档案管理科学化[J]，内蒙古水利，2015（12）