信息时代数字档案馆发展探析

徐丹丹

（黑龙江大学信息管理学院哈尔滨150080）

信息时代数字档案馆发展探析

徐丹丹

（黑龙江大学信息管理学院哈尔滨150080）

随着深圳、青岛等城市的数字档案馆普遍建立后，我国的数字档案馆工作取得初步成功的同时也陷入停滞的现状，档案馆如何进一步推动数字化进程，成为未来档案事业发展的重点。通过对目前我国数字档案馆与图书馆建设的现状进行对比分析，找出数字档案馆建设过程中普遍存在的问题，尝试提出解决的措施，为数字档案馆未来的发展建设提供经验的借鉴。

数字档案馆 数字图书馆 经验借鉴 档案工作

一、我国数字档案馆发展现状

信息时代，档案领域广泛应用信息技术与互联网技术对档案资源进行信息整合，紧接着数字档案馆的概念设想提出。自1994年第二届国家人文大会上提出了“电子档案馆”的概念后，关于数字档案馆的相关研究迅速在档案专业领域传播，冯慧玲等档案学者也提出了数字档案馆的设想。从我国数字档案馆概念提出至今，经过十几年的发展酝酿，全国数字档案馆事业也取得了一定的成就，但与此同时，也存在着很大的问题，导致我国档案事业的数字进程停滞不前。

数字档案馆建设初期要对馆藏档案进行数字化处理，数字化的档案是建设数字档案馆的基础。数字化进程对于建设数字档案馆的重要性毋庸置疑，因此启动数字档案馆建设工程的档案馆都大力推进数字化进程。然而，随着数字档案馆工程的不断发展，大部分档案馆都已经初步完成了档案数字化工作，然而数字档案馆工程的下一步的工作是什么、怎样做却迟迟没有达成共识，也没有系统完整的机制和方案来保证数字档案馆的建设工作的持续发展。数字档案馆建设面临目前这种情况，其背后的原因涉及我国的政治制度、经济发展水平、技术应用、政策法规机制等诸多方面的因素。然而，数字图书馆的建设过程中同样面临着相似的问题，同样经过十年的发展，数字图书馆发展迅速，各类数字图书馆不断涌现，其规模也越来越大。与数字图书馆如火如荼的发展现状不同，在国家档案局的号召下，虽然各级各类档案馆也启动了数字档案馆工程计划，即使经过了十几年的发展，大多数档案馆仍然处于就不温不火的状态，只有少数档案馆经过几年甚至十几年建设才建成数字档案馆，其种类与规模也中规中矩。我国档案馆要进一步发展，必须了解目前我国数字档案的特点和面临的主要障碍，以分析数字档案馆未来的发展趋势，促进数字档案馆的建设[1]16。

二、我国数字档案馆特点

我国档案馆在数字化进程中停滞不前，出现这种现象的原因与我国档案馆自身的特点有很大关系。因此，分析我国档案馆自身的特点对于我国数字档案馆的发展具有重要意义。

1.公众对于档案的需求度不高。公众的需求是推动档案馆数字化进程中的重要推动因素，只有强劲的用户需求才是推动档案馆数字化转型的最终动力[2]80。以国家图书馆为例，国家图书馆设有三十余个阅览室，日均可接待读者六七千人次。与档案馆相比，图书馆无论从需求的人数还是需求的范围都远远高于档案馆，其数字化进程也相对较快。而我国综合档案馆平均一天只有几个人来访，其中最高的南京市档案馆也不过一天80余人次。相比较而言，档案馆需求量就比较少，档案的利用同样具有限制性，且目前档案工作的主要服务范围仍然局限在凭证参考方面，没有针对多样化的信息需求进行研究利用。档案的需求度不高极大地限制了数字档案馆的建设进程，阻碍档案馆数字化的进一步发展。

2.档案工作本身具有保守性。档案馆工作具有政治性的特点，在建设数字档案馆的过程中也体现了出来。档案馆的档案主要来源于政府部门，与其他信息机构相比，对于档案信息进行开放的同时还需要重视保密工作。近年来随着民主政治与信息化进程的加快，档案信息内容的开放度加大，档案的政治性逐渐减弱，档案开放的形式与内容开始呈现出多样化的特点。但档案工作的本质仍然更加偏向于政治，档案的利用更多出现在纪念建党90周年、纪念抗战胜利70周年、群众路线教育实践活动、“三严三实”专题教育等政治性倾向鲜明的活动中。其次，档案信息内容的真实性要求更高，这就对档案信息的来源与利用造成了更大的限制。

3.数字档案馆的公共性。数字档案馆的建立是为方便互联网时代档案管理工作而进行的档案管理活动，其主要意义是为档案机构的管理与公众的利用提供便利，受档案机构本身的公共性所影响，档案工作的大多数是一种公益性的开发，提供的是一种被动式的服务，档案工作产生的效益具有滞后性。公益性的被动服务造成档案工作本身并没有一套合理的绩效评估方法，数字档案馆的建设工作不可避免地会出现懈怠的情况。另外，社会对于档案馆的定位是文化事业机构，但其所产生的社会效益在社会中没有很大的影响力，对于社会公众而言其是否进行数字化进程没有立竿见影的影响，认为其建设责任主要在政府的身上，公众没有对数字化进程进行监督的意识。

三、数字档案馆发展障碍

我国数字档案馆建设相比于数字图书馆的发展面临着诸多障碍，随着信息技术的不断发展与互联网时代的推动，社会对我国数字档案馆的发展需求越发迫切。分析我国数字档案馆所面临的发展障碍，是推动我国数字档案馆进一步发展、推进我国档案事业发展的重要举措。

1.我国数字档案馆发展不均衡。2000年5月,深圳市档案局在我国率先开展数字档案馆的建设工作后，紧接着到2003年青岛市数字档案馆、第一历史档案馆等相关机构都完成了建设目标。我国数字档案馆的建设遵循先试点后全面运用的建设规律，数字档案馆的试点建设顺利，并相继完成试点任务。但随着试点工作的顺利进行，本应迅速在全国普及的数字档案馆却迟迟没有进行大面积展开。很多省市往往只有几家示范机构，数字档案馆的大面积普及工作没有顺利推进。试点完成后，呈现的结果是经济发达的沿海城市的数字档案馆建设更加顺利，而其余经济欠发达或是对于档案工作不够重视的大部分地区的数字档案馆工作则仍然迟迟没有进展。受经济因素影响，不同地区的档案馆类型与规模不同，政策实施的情况与经济发展水平不同，数字档案馆的建设难度不同，同样加剧了这种不均衡性。

2.数字档案馆理论与实践研究严重脱节。国家档案局在2005年就提出要建立一批数字档案馆，然而到目前为止，真正建成的数字档案馆却不多，只有少数经济发达或沿海城市有寥寥几个。杨东权在全国数字档案馆（室）建设推进会上指出，以江苏这样的经济发达省份为例，目前全省也只有5A级数字档案馆室三个，4A、3A级数字档案馆室各四个，其他省份的建设情况可想而知。而与惨淡的数字档案馆实践正好相反的是繁荣的理论研究，仅2015年就有644篇相关文献发表在中国知网上，其研究内容涉及数字档案馆的建设、利用、安全、政策法律、管理策略等方方面面的问题，不仅针对目前数字档案馆的研究进程进行总结，对数字档案馆未来发展预测的内容也很多。理论的繁荣让数字档案馆的研究迅速成为当今时代档案学领域的研究热点，但理论的一味发展导致理论与实践的脱节，使数字档案馆的实践成为空中楼阁。

3.数字档案馆的服务不够完善。数字档案馆建设的根本目的在于为公众提供更加便捷与全面的档案信息服务。目前我国已经建成的数字档案馆，其建设工作开始于纸质档案数字化，同时数字档案馆建设也止步于此。档案馆对已经数字化的档案信息过分封闭。档案的信息内容具有特殊性，注意对可能涉及国家与政府的机密、企事业单位商业机密和个人隐私的档案信息进行严格限制是有必要的，但如果受限于这样的原因而不对已经数字化的档案加以利用，甚至连相关目录也进行保密就本末倒置了。另外，数字化的档案标准也没有得到统一，地方档案馆与中央档案馆，专业档案馆与综合档案馆之间数字化成果无法共享，各级各类数字档案馆的工作无法对接，数字档案馆的服务优势也因此受限无法得到充分发挥。

四、信息时代数字档案馆发展趋势

国际大环境不断变化，大数据与人工智能的广泛运用，迫使档案事业尽快转型，不断推进数字档案馆建设。为了更好地保证我国数字档案馆工程的顺利进展，我们需要根据我国目前信息化水平，借鉴国外数字档案馆与数字图书馆的经验形成一套系统的数字档案馆建设机制，这一机制应该包括以下几个方面的内容。

1.加大统筹控制的力度，制定全面合理的发展战略。与过去仅仅进行档案数字化与数据建库的单一性质的建设工作不同，数字档案馆进一步发展是一个经济、政策、管理等多方面因素全面立体的过程。这个过程要求档案机构与社会各部门之间的协同性很高，其中某一方面没有达到要求都会限制数字档案馆的发展水平。只有在档案主管部门进行统筹控制下，根据不同档案馆的实际情况制定全面的发展战略，才能进一步推进数字档案馆的进程。深圳数字档案馆的建设一直是各地数字档案馆建设的榜样，在其建设过程中，形成了全面的发展策略，最终取得了瞩目的成就。为了更好地建设数字档案馆，在早期规划阶段，深圳市政府就将档案馆纳入到政务信息化建设和“十五”期间市信息化重点建设项目中，以便加强与政府机构的联系。深圳市人大常委会颁发的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》为数字档案馆的建设提供了政策支持。在经济方面，深圳作为我国的特别行政区与港澳相邻，经济发达，技术水平位居全国前列，为数字档案馆的建设提供了巨大支持。因此，数字档案馆的建立是政治经济等因素多方面平衡的结果，需要制定切实的发展策略保证数字档案馆建设的顺利开展。

2.重视档案信息内容的整合与开发力度，合理运用大数据开发手段。大数据时代，信息利用涉及公众生活的方方面面，信息资源的重要性得到确认，档案作为最可靠的信息源之一具有独特的作用。随着大数据的迅速发展，数据技术迅速普及，数据与信息的数量急剧增长，仅靠公众本身无法从海量数据中选取自己所需要的信息，因此未来的信息利用更加趋向于对整合后的知识的利用。对于档案信息而言，仅仅依靠档案的可信度进行单点突破无法迎合公众复杂多样、持续变化的信息需求，最有可能出现的后果是将档案信息从公众的视野中边缘化。根据公众的需求对档案信息进行重新整合加工是大数据时代的时代要求，数字档案馆的档案信息大部分为数字化的信息资源，更容易进行加工和利用[3]36。数字档案馆在信息资源的开发过程中应灵活运用大数据的开发手段，对于档案机构内可开放的信息进行重新整合加工，形成更加接近公众社会生活的信息资源是未来数字档案馆发展趋势。在这个过程中，档案馆因其具有公益性，在开发的过程中技术与经济水平受限，因此档案机构可以在保证档案信息安全的前提下，将信息资源开发权适当放权给私营的信息开发商，加速档案信息资源的整合与开放。

3.完善数字档案管理流程，实现与政府信息的数字对接。2012年，美国行政管理和预算局发布了《数字政府:建立一个面向21世纪的平台来更好地服务美国人民》的行政指令，旨在提高政府部门信息服务质量。开放政府信息进程的不断拓展对于信息的质量提出了更高的要求，数字档案馆作为政府信息资源的发布机构能更好地与数字政府进行对接，实现政府的职能。数字档案馆下一步的工作就是在数字化完成的基础上将各级各类档案馆的数字化信息进行对接，在不同领域内部实现跨平台的操作与共享。受档案全程控制原则的影响，其中尤其要注重对于政府数据与信息的接收与管理，要对属于档案来源的文件进行前端控制，保障数字档案馆的来源质量。同时，完善政府信息数据的接收与管理工作可以实现数字档案信息的源头控制，是发展数字档案馆与政府机构合作的基础。

4.开展新型数字知识服务，实现资源协同共享与信息增值服务。目前，我国大部分数字档案馆已经完成对于纸质档案的数字化，具备了一定的数字档案基础。数字档案馆的下一步发展重点是建立数字档案馆网，对数字档案馆的业务进行协同，提供更加全面的数字档案服务。数字档案馆网是在数字档案馆的基础上进行网络化与协作化，这个网络的重点不仅在于整合与协同各级各类档案馆系统，还需要与政府机构进行互联互通，方便对于档案文件的前端控制，加强与政府机构的协作，避免出现类似《政府信息公开条例》与《档案法》之间的公开矛盾，促进我国政治民主与公开的顺利进行。档案馆网的形成不仅有利于对我国档案信息的开发利用，更方便社会公众利用更全面的档案信息帮助公众进行决策支持，促进社会经济的发展[4]111。

与传统档案馆相比，数字档案馆有着档案信息资源数字化、存储更加方便、检索与传输速度更加便捷、档案信息的整合加工与开放共享更加容易等特点。数字档案馆的这些特点更加适应信息时代的发展，因此进行数字档案馆建设是我国档案事业未来发展的必然趋势。然而，数字档案馆作为新兴事物在发展过程中不可避免地会遇到不同的困难，其建设过程也不会一帆风顺。但数字档案馆作为档案事业未来发展的核心，我国必须持续推进数字档案馆的发展，不断解决未来数字档案馆发展可能遇到的障碍与难题。

[1]杨冬权.在全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话[J].中国档案，2013（11）.

[2]李泽锋.基于知识管理的数字档案馆建设框架[J].档案学通讯，2007（02）.

[3]吕元智.我国数字档案馆服务能力结构及其优化[J].情报科学，2015（01）.

[4]周耀林,朱倩.大数据时代我国数字档案馆的建设与发展[J].信息资源管理学报，2015（02）.

Analysis on the Development of Digital Archives in the Information Era

Xu Dandan
（Information Management School of Heilongjiang University,Harbin 150080,China）

With the establishment of digital archives in cities like Shenzhen and Qingdao,our country′s digital archives work has achieved initial success，but at the same time,falls into a stagnant situation.How to further promote the digitalization process becomes the focus of future archives work.Through the contrastive analysis of the current situation of China′s digital archives and library construction,the article finds out the common problems existing in the process of constructing digital archives,and tries to put forward the countermeasures,thus can provide referential experience for the future construction of digital archives.

digital archives;digital library;experience reference;archives work

G270.7

A

2016-11-20

徐丹丹，黑龙江大学信息管理学院档案学专业在读硕士，研究方向为信息技术与档案信息管理。