面向突发事件应急管理的档案工作研究进展

胡康林（四川大学公共管理学院 成都 610065）

面向突发事件应急管理的档案工作研究进展

胡康林
（四川大学公共管理学院 成都 610065）

在调查突发事件应急管理的档案工作研究文献的基础上，从突发事件应急管理的档案工作内涵、档案工作流程、档案工作机制、档案工作经验总结等方面，总结突发事件应急管理的档案工作研究热点与重点问题，指出现有研究的薄弱环节与下一步研究方向。

突发事件 档案工作 应急管理 研究进展

一、研究文献概况

围绕突发事件所形成的档案，是突发事件整个活动过程的原始记录，在重现突发历史事件、资政应急决策者、启迪突发事件预防和应对等方面具有重要意义。为了解突发事件应急管理的档案工作研究进展，笔者在中国期刊全文数据库、维普中文数据库以“突发事件、自然灾害、公共安全、公共卫生、事故灾害、危机管理、应急管理、应急决策（扩检为决策）”等和“档案、文件”组合，于2016年12月进行检索，去除新闻稿和重复文献，共获得相关论文290余篇。分析可知，研究文献大致始于20世纪90年代，2003年以来快速增长，2008年以来则呈现出快速增长趋势。

二、研究文献的主要内容分析

从研究主题分析，可将现有研究成果总结为突发事件应急管理的档案工作内涵、档案工作流程、档案工作机制、档案工作经验等方面，相关内容概况如下。

1.突发事件应急管理的档案工作内涵研究。主要包括突发事件应急管理所产生的档案作用及应急管理对档案工作的要求等方面。

（1）突发事件应急管理的档案工作作用。黄雄（2005）指出，应“充分发挥突发事件档案的教育作用，树立敏感的危机意识和档案意识；加快对突发事件的档案研究，为各级政府部门提供咨询和决策服务；做好突发事件档案信息公开，服务民众”等[1]27-28。吴加琪（2013）认为，突发事件的档案工作有助于“提升档案工作的社会服务能力、有效辅助危机决策和树立档案部门良好的社会形象”[2]58。蔡娜（2014）等认为，突发事件档案在应急管理各阶段发挥着“研究灾害规律，预测灾害危机；建立预警机制，做好应急准备；及时响应危机，积极应对灾害；加强档案研究，做好恢复重建”的重要作用[3]1。韩亚洲（2016）以天津滨海新区爆炸事故为例，阐述了公共危机中档案由隐性价值到显性价值转变而在决策和救援中发挥信息支撑作用[4]35-36。概言之，面向应急管理的档案工作作用：一是在突发事件的整个过程中发挥着“预防、准备、响应和恢复”的信息保障与支撑作用；二是在日常社会服务工作中具有“提升档案工作的社会服务能力、发挥突发事件档案的教育功能、树立档案部门良好的社会形象、助力于灾害规律和档案工作研究”等方面的作用。

（2）突发事件应急管理的档案工作要求。高莉、沈耀东（2003）从“领导重视、早期参与；明确责任、建章立制；加强指导、规范管理；把握全局、主动服务”四方面分析了突发事件对档案工作的要求[5]40-41。李文伟、刘跃新（2005）从“迅速性要求、全面性要求、服务性要求”三方面分析了突发事件对档案工作的要求[6]20。张江珊（2008）认为，档案部门属于“提供信息的辅助部门”，应充分发挥信息机构的优势，为政府的危机管理决策提供必要的信息支持与保障作用，要以积极的姿态参与到政府的危机管理过程中，为危机决策者提供信息参考和咨询提供条件[7]18-20。概言之，应急管理的档案工作要求：一要加强领导及档案工作者的重视，做好早期参与和部门间的协调配合；二要健全相关的规章制度，明确各类突发事件参与部门及责任；三要加强交流合作，规范各参与主体间的管理；四要立足全局、主动服务，为应急决策提供参考等。

2.突发事件应急管理的档案工作流程研究。主要包括各类突发事件的档案资源规划、收集整理、开发利用与档案信息系统等方面。

（1）突发事件应急管理的档案资源规划。从文献分析可知，目前有关突发事件应急管理的档案资源规划研究成果较少。吴佳琪、周林兴（2014）认为突发事件的档案信息资源规划应包括“宏观管理层面、业务建设层面和资源保障层面”等方面[8]65-68。综合而言，加强突发事件应急管理的档案信息资源建设、建立和完善档案信息资源规划体系，是提升档案部门服务社会能力（服务应急管理）的重要途径。

（2）突发事件应急管理的档案收集整理。王贤会（2003）等认为，突发事件的档案收集“时机宜前不宜后、类别宜多不宜少、范围宜宽不宜窄”，坚持“尽早收集、靠前收集和广泛收集”的原则[9]38。张锐（2006）指出，在突发事件档案收集与整理过程中，“各级档案部门必须打破常规，加大收集形成重大突发事件档案的力度；坚持公开与不宜公开的档案材料分别整理，档案材料与资料分别整理，不同载体形式的档案分别整理”[10]45-46。杨秀淼（2008）等指出，通过“实施统一指挥领导；集中使用专业力量；确保安全规范管理（建立专题档案室、建设专门档案馆、保留灾害遗址）”加强救灾与复建资料的收集、整理工作[11]24。范敏（2015）从“自身地位模糊性、对象复杂性、主体多元性、时间紧迫性、社会档案意识薄弱、制度体系不完善”等方面分析了重大突发事件档案收集的自身与外部收集困境，并从“档案收集与应急处置关系、社会档案意识、跨部门联合收集、应急收集能力建设”等方面提出改进对策[12]52-53。综合而言，研究者对突发事件档案的收集整理的原则、过程、困境及对策等方面已有较多的探讨。

（3）突发事件应急管理的档案开发利用。张锐（2006）认为，“要结合信息资源开发，拓宽重大突发事件档案的利用渠道，利用计算机和网络等技术，最大限度地为社会提供档案信息的开发利用服务”等[13]13。郑丽（2006）认为，在突发事件过程中，档案部门应“积极主动提供利用、放宽服务对象和范围；拓展提供利用的途径和形式；积极提供信息加工产品”[14]3。杨秀淼（2008）等认为，“档案部门应安排精干力量从事灾害档案的汇集、分析、编研、论证和开发利用，多渠道搞好‘深加工’、‘精加工’，力争多出成果、出好成果，为推动经济社会的科学发展做贡献”[11]24。李杰（2011）提出“第一时间介入、拉网式接收档案、精品化档案编研和社会化论证”的突发事件的档案信息资源专题化建设与利用思路[15]19-20。综合而言，研究者对突发事件应急管理的档案开发利用中的档案部门角色定位、档案开发利用途径与方法、档案成果形式和档案服务对象等方面进行了研究。

（4）突发事件应急管理的档案信息系统。档案信息系统是实现突发事件应急管理中的档案信息资源集成与利用的重要支撑平台，裴雅春（2008）等指出，急救全程档案管理系统应包括“事前预案管理系统、实时急救档案管理系统和事后档案信息管理系统”三部分[16]48-49。吴加琪（2012）从“决策指挥系统、资源保障系统、信息管理系统、决策辅助系统”四方面阐述了面向突发事件的档案应急管理体系[17]38-39。蔡娜（2014）等指出，档案部门可提供的资料和数据应是方向性的指导，而不仅仅处于辅助地位；政府部门可以再档案部门的协助下建立应急管理信息支持系统，实现跨区域、跨部门的信息资源共享，提高应急决策的科学性与时效性[3]4。综合而言，目前有关突发事件应急管理的档案信息系统研究成果主要集中在作用分析、系统设计方面的研究。

3.突发事件应急管理的档案工作机制研究。“机制”是应急管理的档案工作有效运行与发挥作用的重要保障，包括有关的规章制度和运行机制等。

（1）突发事件应急管理的档案工作规章制度。王贤会（2003）等，从“组织领导机制、临时档案工作机构及责任人工作机制、档案宣传工作机制、奖励机制”四方面分析了突发事件的档案工作应急机制，从“应急情况报告制度、应急情况通报制度、应急预案制度、应急业务制度和应急管理制度”五方面总结了突发事件中的档案工作规章制度内容[9]37-39。杨秀淼（2008）等认为，突发事件的档案工作应“在充分调查研究、反复科学论证的基础上，制定和进一步修订系统完备、科学有效的应对各种突发重大自然灾害的应急预案及相关配套的措施、规章等，以此在档案工作系统建立健全起组织领导明确、任务目标明确、责任分工明确、后勤保障明确的应急长效工作机制”[11]23。综合而言，研究者对突发事件应急管理的档案工作应急机制、规章制度以及档案工作应急预案的规章制度和保障机制方面进行了系统探讨。

（2）突发事件应急管理的档案工作机制体系。主要包括突发事件中的档案工作应急预案机制、信息处理机制、信息沟通机制、应急联动机制和管理体系等方面。在信息处理机制方面，向立文（2007）指出档案信息处理机制应包括“信息收集机制、信息整理机制、信息沟通机制和信息反馈机制”等内容[18]57-59；在信息沟通机制方面，吴加琪（2013）提出“加强档案信息沟通管理制度建设、构建档案信息沟通渠道、建设档案信息沟通资源库、建设档案应急信息沟通技术平台和完善档案信息沟通策略”等信息沟通机制的方法与措施[2]58-59；在应急联动机制方面，吴加琪（2013）研究了面向社会突发事件的档案工作应急联动机制问题，分析了档案工作应急联动机制的内涵，提出了构建面向社会突发事件的档案工作应急联动机制的思路与对策[19]7-10。薛匡勇（2015）探讨了突发事件档案应急管理机制的内涵，从“监测预警、应急决策与智慧、抢救修复与重建、评估与奖惩、专家参与、区域合作”六个方面探讨了突发事件应急管理机制的内容[20]17-20。向立文等（2015）从“组织体系、元体系、响应体系、保障体系和法制体系”探讨了档案应急管理体系[21]64-68。

4.突发事件应急管理的档案工作经验总结。主要包括突发事件应急管理中的档案工作经验总结及国外先进经验启示等方面。杨安莲（2009）以美国、加拿大、英国等为例，总结分析了国外“注重预防、及时抢救、人员培训、资金保障、重点突出、探讨新型载体防灾技术”等方面的档案机构对突发事件的应对之道，并提出对国内的启示与思考[22]71-74。胡红霞（2013）以美国、日本为例，总结分析了发达国家档案自然灾害防治经验及其在“防灾意识、组织机构、法律法规、防灾准备、多元主体参与和灾后总结”等方面带给我国的启示[23]140-144。吴加琪（2013）以“4·20”雅安地震为例，通过雅安市档案局网站发布的有关于档案部门抗震救灾的近50篇报道，总结了“灾害中档案工作自救（启动应急预案、成立应急领导小组、抢救档案、灾后重建）和灾害中档案业务工作开展（档案收集、档案利用、档案宣传、档案建设）、灾害中档案系统内部的互救和灾害中档案工作的社会救灾工作等方面的经验”[24]42-43。

三、总结与展望

综上可知，突发事件应急管理的档案工作研究文献日渐丰富，特别2008年以来几次重大突发事件后研究文献快速增长，得到实践部门和学术界的高度重视，研究文献的内容也比较广泛，涉及到突发事件应急管理中档案工作基础理论的方方面面。同时，该领域的研究尚存不足，需进一步加强研究和完善，概言之。

1.从文献数量而言，突发事件应急管理的档案工作研究文献相对薄弱。目前，以“档案工作的突发事件”为视角的研究较多，如档案部门如何应对自然灾害、档案应急管理等方面的研究，而以“突发事件的档案工作”为视角的研究相对薄弱。显然，“档案工作的突发事件”属于突发事件之一，但不能等同于各级各类突发事件。因此，将研究视角转换为“突发事件的档案工作”研究对于档案工作的研究、突发事件的研究都非常重要。

2.从理论研究而言，突发事件应急管理的档案工作理论需进一步深化。目前研究集中在突发事件应急管理的档案工作作用、要求、收集和管理等基础理论方面，侧重点在突发事件中档案本身的价值、管理和保护等方面；而对于突发事件中档案如何鉴定、开发和为应急决策提供服务利用，及其相应的制度标准等方面，尚缺乏深入的探讨。因此，有必要将侧重在突发事件中档案工作本身基础理论的研究拓展为面向突发事件应急管理、应急决策的服务支持等方面的理论研究，促进突发事件档案从“管理保护”到“决策支持”、从“以藏为主”到“以开发利用”为导向的深化，以充分发挥突发事件中档案的价值作用。

3.从研究领域而言，各级各类突发事件的档案工作研究有待进一步拓展。目前的研究侧重在面向突发事件的档案工作、档案工作的突发事件等宏观领域的研究，而面向自然灾害、公共安全、事故灾害和公共卫生等领域，或以某一突发事件为案例进行微观研究的文献甚少。宏观领域的研究对于面向突发事件的档案工作整体规划、预案制定和制度标准设计等方面具有理论指导意义，而面向突发事件具体领域或事件的档案工作研究对于实践工作具有直接的应用价值和参考作用，两方面的研究都不可或缺。因此，在重视面向突发事件应急管理的档案工作宏观研究的基础上，进一步拓展面向突发事件具体领域或具体事件的档案工作微观研究非常必要。

[1]黄雄.关于加强突发事件档案建设的思考[J].档案时空,2005（8）: 27-28.

[2]吴加琪.社会突发事件中档案部门信息沟通机制研究[J].浙江档案,2013（12）:58-59.

[3][19]黄香玲,蔡娜,吴博文.重大突发事件档案在政府应急管理中的应用[J].兰台世界,2014（2）:1+4.

[4]韩亚洲.论公共危机中档案价值的实现——以“8·12天津滨海新区爆炸事故”为例[J].档案与建设,2016（1）:35-38.

[5]高莉,沈耀东.突发事件档案工作的特点和要求——从非典档案工作谈起[J].中国档案,2003（10）:40-41.

[6]李文伟,刘跃新.重大突发事件档案工作机制研究[J].档案时空, 2005（10）:20-21.

[7]张江珊.档案部门参与社会危机管理思考[J].浙江档案,2008（7）: 18-20.

[8]吴加琪,周林兴.面向社会突发事件的档案信息资源规划的发展思路[J].山西档案,2014（1）:65-68.

[9]王贤会,贺冰,田惠泉.突发事件的档案工作应急机制[J].中国档案,2003（10）:37-39.

[10]张锐,刘亚祥.关于加强重大突发事件档案管理的思考[J].兰台内外,2006（5）:45-46.

[11]杨秀淼,李金英,马嫱.突发重大自然灾害档案工作探究[J].中国档案,2008（9）:23-24.

[12]范敏,冉朝阳,宋慧蓉.论重大突发事件档案收集的困境与策略[J].档案管理,2015（4）:52-53.

[13]张锐.重大突发事件档案的特点与完善措施[J].中国档案,2006 （2）:12-13.

[14]郑丽.突发事件档案管理初探[J].兰台世界,2006（3）:2-4.

[15]李杰.重大突发事件专题档案建设与利用研究[J].黑龙江史志, 2011（11）:19-20.

[16]裴雅春,郭亦侬,李金年.建立应对突发事件全程急救档案管理系统[J].中国档案,2008（8）:48-49.

[17]吴加琪,周林兴.面向社会突发事件的档案部门应急管理体系研究[J].中国档案,2012（7）:38-39.

[18]向立文.突发事件档案信息处理机制研究[J].档案学研究,2007 （6）:56-59.

[19]吴加琪.面向社会突发事件的档案工作应急联动机制研究[J].档案与建设,2013（10）:7-10.

[20]薛匡勇.突发事件档案应急管理机制探析[J].档案与建设,2015 （1）:17-20.

[21]向立文,欧阳华.档案应急管理体系构建研究[J].档案学通讯, 2015（6）:64-68.

[22]杨安莲.国外档案机构应对突发事件的主要做法及其借鉴意义[J].档案学通,2009（1）:71-74.

[23]胡红霞.发达国家档案自然灾害防治及其启示——以美国、日本为例[J].现代情报,2013（9）:140-144.

[24]吴加琪.灾害事件中档案工作应急机制研究——以4·20雅安地震中档案工作为例[J].中国档案,2013（9）:42-43.

Research Review on the Archives Service for Emergency Management

Hu Kanglin

(Public Administration School of Sichuan University,Chengdu 610065,China)

ased on the research of archives literatures about emergency management,this paper sums up the hot issues and important problems of archives service for emergency management from perspective of connotation,workflow,mechanism and experience summary of archival work.It also points out the weaknesses in existing research and future directions for emergencymanagementarchivalwork.

emergency;archivalWork;emergencymanagement;research progress

四川省社科规划项目（SC15C023）。

胡康林，四川大学公共管理学院实验师，研究方向为档案信息资源开发。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.03

G279.21

A

2017-01-22