研究生档案管理工作的信息化建设

于伟 邱海宁

（北京语言大学研究生院 北京 100083）

研究生档案管理工作的信息化建设

于伟 邱海宁

（北京语言大学研究生院 北京 100083）

研究生档案是研究生学习与成长过程的扼要记录，是高校人才选拔和人才培养的重要参考，也是社会用人单位考察和了解研究生的重要依据。高校对研究生档案的管理，应该不断提高思想认识，认真梳理工作内容,客观分析出现的问题，积极寻求研究生档案管理水平的方法与途径。值此信息化时代，设计、研发研究生档案管理信息系统，开展信息化建设，并借助该系统优化档案管理工作流程、更新档案管理制度或管理模式，应是首选方案。

研究生档案 信息化建 设档案利用 档案转寄

研究生档案是研究生学习与成长过程的扼要记录，是高校人才选拔和人才培养的重要参考，也是社会用人单位考察和了解研究生的重要依据。研究生档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分，也是研究生教育管理的重要环节。高校研究生档案管理水平的高低，不仅关系着研究生本人的成长、发展与就业，也体现了高校教育管理工作的服务意识与工作水平。因此，高校对研究生档案的管理，应该不断提高思想认识，认真梳理工作内容,客观分析出现的问题，积极寻求研究生档案管理水平的方法与途径。

一、研究生档案内容及管理工作环节的梳理

1.研究生档案的主要内容。我们通常所说的研究生档案，有狭义和广义之分。从狭义上说，指的是研究生在读期间所产生的档案材料，具体包括研究生报名考试材料、录取入学材料（含入学登记表）、评优评奖材料、研究生阶段成绩单、学位申请与授予材料、毕业材料（含毕业生登记表）、党员材料、各类资格证书材料等。广义上讲，研究生档案除包括上述研究生阶段的档案材料之外，至少还包括研究生入学前的高中档案材料，本科期间的学籍、学历、学位、奖惩等档案材料，博士研究生还应包括攻读硕士期间的学籍、学历、学位、奖惩档案材料，往届生还应包括其在工作期间的人事档案材料、党团材料、各级各类资格证书材料等[1]。从上面粗略的内容分类与界定，我们不难看出，研究生档案材料的繁杂与多样。

2.研究生档案管理的主要环节。一般来说，研究生档案的管理，可以分为研究生档案的接收与整理、保管与利用、研究生期间档案的整理与归档、研究生档案的转寄与查询等四个环节。

研究生档案的接收与整理，一般由研究生招生部门完成。在这个环节中，档案负责人要对接收到的研究生档案认真整理，一方面做好研究生入学资格的复审，发现档案中存在问题的学生并及时跟进处理；另一方面在将研究生的报考材料做好归档的同时，对研究生的各类档案材料做好分类登记，并对档案中明显缺失的材料通过各种途径进行补追。

研究生档案的保管与归档，一般由研究生的档案管理部门完成。首先，档案管理部门与招生部门进行档案的移交，并将接收到档案的进行逐一清点登记备案，发现问题及时处理。第二，针对研究生教育教学管理工作、研究生思想政治工作、研究生党团工作以及研究生个人因出国、就业等情况而产生的对研究生档案的利用需求，做好档案借阅与调取的工作，并做好实时登记。第三，对研究生管理、培养部门移交的研究生在读期间所产生的各类学籍、学历、学位材料、党团材料、资格证书材料做好归档工作，并做好登记。

研究生期间档案的整理与归档工作，主要由研究生教育管理与培养部门完成。研究生在读期间所产生的档案材料主要有四类，一是学籍档案材料，包括入学登记表、学籍异动（休学、延期、复学、退学）审批表、毕业登记表等；二是学业成绩材料，包括研究生的课程学习成绩表、教学实习实践成绩鉴定表、科研成绩表等；三是学位申请与审批材料，包括答辩申请表、论文评阅书、答辩会议记录、学位审批表等；四是党团、奖惩及其他材料，包括入党申请书等党员材料、各级各类奖学金申请审批表、学生违规违纪的处理决定、各级各类资格证书的申请审批材料等。研究生培养部门在研究生培养的各个环节中时时收集、整理上述档案材料，并做好分类保管工作。分批次或一次性在研究生毕业时移交到档案管理部门进行归档。

研究生档案的转寄与查询工作，由研究生档案管理部门完成。其主要工作是在研究生毕业离校时，完成研究生档案的归档工作，并根据研究生的就业、升学、二分或出国的实际情况，进行研究生档案的转寄，接受研究生对档案去向的查询。针对就业或二分回省的研究生，档案管理部门依据省级教育主管部门开具的研究生就业报到证，转寄学生的档案；针对升学或出国的研究生，依据高校或相关部门寄发的调档函，转寄学生的档案。由于档案转寄工作是在研究生离校之后完成的，所以着急使用档案或关心档案去向的研究生会以各种方式咨询档案的转寄情况。故研究生档案管理部门还需接待学生的各种咨询，并查询告知档案去向及相关信息。

二、研究生档案管理工作中常见问题及成因分析

研究生档案种类繁多，工作程序复杂，参与管理的职能部门与工作人员呈现多样化趋势，再加上各种不确定性因素的干扰，导致研究生档案管理过程中出现的问题较多，笔者根据工作中出现问题的性质，对其进行了归类，缕述如下。

1.研究生档案整体或部分缺失的问题。正如前述，研究生档案管理牵涉到研究生招生、档案保管、研究生教育管理（包括研究生院培养办、学位办、各研究生培养单位）等若干部门，经办人员多，移交环节多，再加上这些环节工作人员的工作态度、业务能力、熟练程度、岗位更迭、人手不足等因素的影响，极易导致研究生档案的整体或部分丢失、归档时某部分材料的“张冠李戴”等问题[2]。一旦发生这种情况，不仅给研究生档案管理工作造成被动，更重要的是可能给档案所有研究生造成较大的困扰，因为整体或部分的缺失所导致研究生档案的不完整，很可能会给学生的升学与就业带来重大影响，而试图去补办这些几年前或十几年前归档的材料，手续又会非常复杂。

仔细分析则不难发现，发生这个问题主要原因，可能还是在档案管理人员的“工作疏忽”。为避免实际工作中因工作人员失误所带来的这种问题，高校研究生档案管理部门多年来做了多方探索，研究出台了多项相关管理规定，确立了对研究生档案管理工作各环节的全程监督和对经办工作人员定期进行业务培训的工作机制[3]。这些制度的出台与举措的实施，虽有效控制了因人员业务不熟练、工作态度不认真等主观因素所导致的问题，起到了一定的效果，但也带来了新的问题。在繁忙的日常管理工作中，这种对各环节的严密监管、移交档案时的繁琐手续、全校各部门定期的业务培训，给档案管理部门带来了人力资源的较大消耗，也增加了各管理部门工作人员的工作负担和心理负担。

2.研究生档案材料规范性差、错漏多的问题。在实际的档案管理工作中，我们经常会发现某些研究生对人事档案的“漠不关心”，他们不理解个人档案在其个人成长、学习与就业方面的重要性，不了解个人档案的管理工作流程，不关心个人档案的保管与转寄情况，对学校关于档案的要求不理解或干脆置之不理，他们不关心档案的到校情况，不关注档案完整与否[4]。在这种情形之下，就会产生研究生对待学校要求填写、整理的各类表格等档案材料产生应付甚至抵触情绪，主观上认为学校在做表面文章无实际意义。而研究生在读期间的大部分档案材料，首先都由研究生本人填写、整理的，比如研究生的入学登记表和毕业生登记表、研究生的学位申请与审批材料等。这些材料交到档案管理部门归档时，经常会发现研究生所填写的信息存在前后矛盾；必要信息丢三落四；字迹敷衍潦草难以辨认等情况。

由此而来的问题可能更加严重，研究生毕业之后，研究生档案管理部门会依据省级主管部门开具的就业报到证（一式两联）或者其他高校开具的调档函转寄研究生档案，同时会将报到证粉联发给研究生去报到。但学生对此认知不足,他们很多人不会主动查询档案转接与接收情况，待到用人单位需要查询档案时或办理其他手续时，才恍然大悟还有档案的事情。此时，再打电话回毕业学校查询档案去向事宜，追查档案的下落，就比较费时费事了。

3.研究生档案归档滞后、利用效率低的问题。目前，高校研究生档案的管理模式主要有两种：集中管理模式与分散管理模式。所谓集中管理模式，是指由研究生档案管理部门对全校的研究生档案统一管理，而分散管理模式，是指学校研究生档案的管理工作，由学生所在学院负责[5]。无论是集中管理，还是分散管理，研究生档案的借阅、整理、调用与归档，基本上还是由手工完成，由此带来问题的是，研究生档案材料整理的滞后。从高校档案工作的实际来看，档案整理的时间集中在两个阶段，即入学时、毕业离校时，并以在毕业离校时档案材料的整理最为集中。入学时，档案材料的整理主要是入学前的材料、报考材料和入学材料等，相对较少，且这些材料还不能反映研究生在学期间的学习情况，而研究生毕业阶段整理的材料，则主要是研究生在读期间的各类材料包括：课程成绩材料、党员材料、评优评先材料、科研情况材料、学位申请与学位授予材料等，这些材料则能够即时地反映研究生的学习情况、科研情况、政治表现、思想波动等情况，并对研究生的教育管理与人才培养有着重要的参考价值。但遗憾的是，这些材料整理工作时间的滞后，使得这些反映学生在学期间的综合情况的“晴雨表”并未真正发挥有效的指导作用，而仅仅成为一种失去对现实干涉作用的历史资料的堆积[5]。

另外，研究生毕业就业时，研究生档案管理部门往往要接待多家用人单位来校对拟招聘的研究生进行政审，由于他们到校政审的时间处在学校对研究生档案进行集中整理之前，所以在查阅研究生档案时常会问及缺少研究生学习期间档案的问题，也会要求档案部门对研究生期间的学习成绩、在校表现等提供相应的补充材料，以供他们对毕业生有个相对完整的评价与认知。其实，这反映了我们研究生档案管理工作中因档案材料整理的滞后所带来的问题与被动，也给我们的研究生档案管理工作，提出了新的、变革的要求。

三、研究生档案管理信息化建设的探索

如前所述，研究生档案的管理，一方面对研究生的成长、成才、就业会有着非常重要的作用；另一面又存在着因为实际工作中存在的档案材料繁多、管理人员疏漏、研究生本人的模式、管理模式的陈旧等因素所带来的诸多问题，那究竟如何可以有效控制与规避这些问题，切实发挥研究生档案对学生的成长、成才的辅助与指导作用呢？在笔者看来，值此信息化时代与互联网+时代，设计研发研究生档案管理信息系统，并借助该系统优化档案管理工作流程、更新档案管理制度或管理模式，应是首选方案。

结合研究生档案管理工作的实际，笔者认为该管理系统至少要做好以下三个模块的设计与建设。

1.研究生档案材料的登记与查询模块。研究生档案材料的登记与查询模块，主要是应用在研究生入学时对档案材料整理、核对与记录方面。档案材料的登记与查询，主要是为了应对研究生档案材料转入时因种种原因产生的缺失问题。在这个环节，如果认真做好核对整理工作，并对每个研究生的档案材料进行细致的分类，并将这些材料的类别分别录入研究生档案管理系统并提供相关部门与学生查询，就可以为研究生期间的档案管理打下良好的基础。第一，研究生档案管理部门可以详细地掌握研究生档案到校的情况，以及档案可能存在的缺失的情况，比如有些研究生缺少高中档案，或者本科期间的成绩材料等，并进行积极有效应对。第二，研究生可以在入学之后查询自己档案的到校情况，并能够清楚地获知其档案材料的完整与否，并知道可能缺少的材料，及时与读研之前的学校或单位联系，查找缺失档案的下落，及时补上所缺材料。

另外，在研究生毕业离校时，也会用到该模块。研究生档案管理部门将研究生在读期间产生的所有材料登记录入系统之后开放查询，研究生就可以根据登录系统查询，准确掌握自己全部人事档案中各种资料的存入情况，便于查缺补漏。

2.在校生档案材料的采集与利用模块。当下高校的研究生教育管理，基本上都采用了信息管理系统，在这些管理系统中，存放着研究生的各类学籍、课程、成绩与学位信息。如果研究生的档案管理系统能够做好与研究生教育管理系统的数据对接，就可以方便地采集其中的数据并生成研究生在校期间的档案材料的电子版，比如研究生的入学登记表、在学成绩单、科研成果、开题报告、学位申请材料、学位论文等[6]。

这些信息的自动获取，无疑将会改变传统的研究生档案管理模式：一方面利用研究生教育管理系统中已有研究生各类信息数据生成的研究生档案材料，改变了由学生手动填写各类表格的档案采集模式，有效规避了手动填写表格所带来的格式不规范、字迹不清楚、信息前后不一致等各种问题。另一方面利用研究生档案材料电子版的采集与生成，也一改采用信息系统之前研究生档案材料归档滞后的缺憾，能够即时反馈与显示研究生学习期间的学习情况与思想动态，为研究生教育管理部门进行有针对性的管理提供有效的数据支持。同时，研究生档案管理系统的开放查询，也可以方便学生知晓研究生档案材料的组成以及档案材料的重要性，从而更好地督促研究生端正学习态度，潜心向学。

3.毕业生档案材料的转寄与查询模块。研究生学习期间的档案材料收集、归档完毕之后，档案管理最为重要的工作就是按照学生去向类别进行分类：将就业学生的档案转寄到研究生的就业单位；将升学学生的档案转寄到研究生将要就读的高校；将二分回省的学生的档案转寄到研究生的生源所在地；将出国学生的档案按实际情况转寄到相关单位等[7]。研究生的去向类型多，牵涉到的转寄单位广，操作比较复杂，再加上研究生档案投递方式由邮政机要通信渠道改为通过当地邮政EMS投递的变动，这些都对研究生的档案转寄工作提出了严格的要求，一方面研究生档案管理部门应认真完善研究生档案转寄的各个环节，保证档案转寄过程中不出纰漏，不出现档案丢失的情况；另一方面，研究生档案转寄的情况应该及时公开以供研究生对档案去向进行查询，及时发现问题并解决。

在这个工作环节，首先，档案管理部门需要将学生的报到地址录入该模块，并通知学生登录系统确认报到的单位，并对档案转寄的单位信息（包括单位名称、联系地址、联系人、联系电话）进行核对和完善，以确保研究生档案转寄地址的准确性，避免出现档案的误投递问题。其次，研究生档案管理系统应在上述档案转寄单位及地址等信息进行采集与核对的基础上，提供快递单的批量导出与批量打印，在减轻手动填写快递单的同时，保证信息填写的完整与准确。第三，提供将EMS单号导入或写入系统的接口，以便学生登录系统之后快捷地查到单号，并能在相应的网站上查询到研究生档案的运送与接收情况。

[1]郭小青.高校研究生档案管理与利用[J].内蒙古农业大学学报(社会科学版),2009（1）.

[2]王红利,郭连锋.对研究生档案管理的几点建议——由某研究生入学后发现档案“缺失”引发的思考[J].重庆交通学院学报(社科版),2003（4）.

[3]赵海荣.新时期高校研究生档案管理与转递问题初探[J].兰台世界，2015（35）.

[4]赵山花.研究生档案管理和利用探析[J].兰台世界，2016（1）.

[5]满保华，张秀婷.高校研究生档案管理工作探究[J].太原理工大学学报（社会科学版），2012（6）.

[6]于伟,赵璞.研究生教育信息化建设的实践与探索——以北京语言大学研究生教育信息化建设为例[J].中国教育信息化，2015（5）.

[7]李润红，寸淑梅.多渠道就业形势下毕业研究生档案管理与转递问题探索[J].思想战（人文社会科学），2013（39）.

★项目名称：中央高校基本科研业务费资助项目（项目名称：研究生教育管理信息化建设的探索，项目编号：2017YJ001）。

The Informatization Construction of Archives Management for Graduate Students

Yu Wei,Qiu Haining

(Graduate School of Beijing Language and Culture University,Beijing 100083,China)

Graduate students'archives are records of their learning and grow ing process,important references to talent selection and cultivation in colleges and universities,also important basis for investigation and understanding of graduate students by society and employers.In themanagement of graduate students'archives,colleges and universities should constantly improve their ideological understanding,carefully sort out the contents of the work,objectively analyze the problems in work,and actively seek ways and means for themanagementof graduate students'archives.On the occasion of the information era,it is a preferred option for us to design and develop management information system for graduate students'archives,carry out informatization construction,optimize the archivesmanagement workflows,and update the archivesmanagement system or managementmode.

graduate students'archives;informatization construction;archives utilization;archives forwarding

于伟，北京语言大学研究生院培养办项目负责人，研究方向为研究生教育管理；邱海宁，北京语言大学外国语学部2014级硕士研究生。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.02

G270.7

A

2017-01-20