发挥院系资料室优势促进科研档案管理

王华 张磊

（1.中国矿业大学深部煤炭资源开采教育部重点实验室 2.中国矿业大学矿业学院 徐州 221116）

发挥院系资料室优势促进科研档案管理

王华1，2张磊1，2

（1.中国矿业大学深部煤炭资源开采教育部重点实验室 2.中国矿业大学矿业学院 徐州 221116）

高校院系资料室是高校开展教学、科研工作不可缺少的教辅机构，是高校教师进行教学科研所需资料管理的重要场所。科研档案是科研工作者从事科学研究过程中所产生出来的最重要的文字数据和理论依据，是提升科研工作者研究水平的重要智力支持。文章阐述了发挥资料室优势，促进科研档案管理，探讨了科研档案管理创新发展的新思路。

高校 院系资料室 科研档案 管理创新

教育工作离不开教学和科研这两项工作，随着国家教育事业发展“十三五”规划的贯彻实施，为加快推进教育现代化，全面提升高校科技创新能力，更好地促进地方经济发展做出重要贡献。我国高校尤其是全国重点高校，国家“211工程”和“985优势学科创新平台项目”建设高校，开始逐渐成为我国科学研究的主要阵地，研究出许多高水平的科研项目成果。高校科研档案作为高校开展科学研究活动中产生出来的极具重要价值的档案材料，是高校科研活动最原始的直接记录，更是一种最为可靠和真实的情报信息资源，在一定程度上真实反映出高校的科研实力和教育水平。作为高校教学和科学研究最基层的具有学科特色的院系资料室来说，对科研档案管理将日趋起到越来越重要的不可替代的作用。发挥资料室优势，促进科研档案管理，探索科研档案管理创新发展的新思路势在必行。

一、高校院系资料室工作特点

高校院系资料室是属于国家科技情报系统的最基层单位，是高等学校图书情报部门的重要组成部分，是高等学校开展教学和科学研究工作不可缺少的教育辅助机构，是高校教师进行教学科研和本、硕、博学生进行学习交流、毕业论文撰写的重要场所。其室藏规模和工作流程状况，不仅直接反映了整个学校各二级学院整体教学、科研和图书资料管理水平现状，也对学院教师学术水平和本、硕、博学生检索中外文献能力的提高起到十分重要的作用。

院系资料室藏书的最大特点是专业性强，能够较全面、系统地体现本学科的历史与现状，其室藏文献是本学院所有学科和相近专业的国内外文献。资料室工作人员非常熟悉本学院的教学安排和课程设置，同时也熟悉本院教师的教学、科研及进展情况，按照教学科研的需求，对学科专业资料进行二、三次文献搜集、整理和编制工作。另外，从地理位置来说，院系资料室一般设在本学院办公楼内，享有独特的位置优势，方便师生随时查阅文献资料，而且均为开架阅览，可以很直观地向师生展示室藏文献，极大地提高了书刊资料的流通率和利用率。因此，加强建设院系资料室工作，包括软、硬件环境及工作人员素质的进一步提高，对提升高等学校科研档案管理的发展都具有极其重要的现实意义。

二、高校科研档案内涵及其归档范围的界定

高校科研档案是指高校师生在科学技术研究活动中，经科学整理而形成的具有一定实用价值的文字、图表、数据和音视频等各种形式的科研类信息档案资源。它包括国家、省、市和部级等所属学科专业的纵向课题以及与地方社会经济效益等关系十分密切的横向课题，国家发明专利、实用专利等内容。它作为高校师生进行科研活动的一段历史记录，是高等学校发展过程中一项非常重要的科技信息资源，能直接反映出该学院教师的专业水平和研究能力，同时也能够反映出高校的教学研究水平和教育管理水平，这对于促进高校的健康稳定发展具有重要的作用。高校科研档案从内容形式上来进行划分，主要分为科研项目档案、科研文书档案和科研成果档案三大类型。

院系资料室科研档案归档范围的界定内容，着重要坚持其记录性和成果性并举，主要偏重于后者，也就是指院系教师公开发表在学术期刊上的学术论文和自己编写的学术著作，以及所获奖项和证书、专利及其技术成果转让等资料复印件。科研成果的数量是该学院的学科与科学研究实力大小的重要依据，因此，在科研档案管理中，对科研成果部分档案的管理占有重要的位置，其重要原因就是“有利用价值”，这就表明了归档范围必须要坚持科研档案的成果性。而它的记录性强调的是其完整性和凭证性，有些科研档案也许没有较好的成果性和较强的利用价值，但是它从某种程度反映了学校科研发展的历史和现状，这些档案也应妥善保存。因此，在确定科研档案归档范围时，一定要两者兼顾，互为补充，坚持双重性质并举。

三、院系资料室对高校科研档案管理的促进作用

科研档案是科研工作者科学研究的重要组成部分。做好科研档案工作是提升高校科技创新能力，以及推动高校不断向前发展的重要的基础工作之一，更是衡量一所高等学校科研管理水平的重要标志。院系资料室的工作特点决定了其与科研档案管理的密切关系，二者密不可分，相互促进。高校院系资料室建立科研档案管理系统，有利于加强高校科研信息资源的综合利用和科研管理水平的提高，还可以有效地把图书资料、情报和科研档案进行一体化的科学管理，这也有利于学校整体教学、科研水平的提高，从而促进高校院系资料室科学研究的快速发展。院系资料室本来一直收藏着科研档案的部分资料，实际上就是部分科研档案的归属地，高校科研档案的发生、发展离不开院系资料室这个重要场所。因此对高校院系资料室工作应加大力度投资与建设，更好地促进科研档案管理的创新发展，具有非常重要的作用，尤其在当今的网络信息与大数据时代，院系资料室对科研档案的支撑作用是不可忽视的。利用现代网络技术和通信技术手段，搭建起院系资料室与学校档案馆的网络信息平台，是院系资料室工作创新的需求，同时也是提升院系资料室更好地为学校教学科研活动提供信息服务的一种创新模式。

四、探索科研档案管理创新发展新思路

高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。院系资料室利用先进的方法、技术和现代化手段，发挥学科人才优势，紧跟形势，围绕国家教育事业发展“十三五”规划纲要精神，抓好科研档案工作，不断挖掘其成果价值，将有利于高等学校可持续发展和促进所在地区社会经济的进步。因此，进一步理清与探索科研档案管理的发展新思路，有利于更好地开展学院资料室科研档案管理工作，也可以说“以基础性的突破带动全局性的创新”，为促进高等学校创新发展提供服务。

1.加强科研工作者的档案意识和宣传意识以及健全规范的管理制度。档案意识是人们对档案及档案工作的认识，并以这种认识作为基础而形成的对档案和档案工作的思想观念。档案意识是档案界无法回避的问题，包括科研工作者的档案意识问题，高校科研档案工作难，与科研工作者的档案意识薄弱和偏颇不无关系，科研人员对自己主持或参与的科研项目中形成材料的处理有较大的自主性、随意性，而科研档案的主体正是由这些项目材料转化而来，那么科研工作者的档案意识对于科研档案工作来说就非常重要了。科研工作者觉得自己辛辛苦苦做出来的科研成果为啥一定要归档，交给别人来管理？保存在档案馆或学院资料室不如放到自己手里使用起来方便，所以总是找出各种理由来拒缴，比如以项目关键技术资料保密等作为借口，在研究过程中或科技成果获奖后应该归档的资料，也不愿意归档甚至不主动归档上交，这就是缺乏档案意识的突出表现之一。那么该如何来提高这些科研群体的档案意识，突破长期形成的轻档案管理，重成果申报的思维定势，是关系到高等学校科研档案事业能否全面发展的一个关键问题，也是关系到学校整个发展前景的规划与实施问题。所以，必须提升科研工作者的档案意识，才能更好地促进学校各项事业的健康有序发展。

高校科研档案收集不齐全是遏制科研档案管理创新发展的瓶颈问题。其主要原因：一是大多数科研工作者在研究过程中，只重视与关注科学研究的实践活动和研究成果的获奖及论文发表，而轻视科研档案资料的累积工作，认为这些都是无关紧要的事；二是资料室馆员忽视对科研档案管理工作的宣传，大部分科研人员认识不到科研档案管理工作的价值和意义。对于高校科研人员来说，应该提高其档案意识，对于资料室工作人员来说，应该加大对科研档案管理重要性的宣传力度。

科研档案管理工作是一项非经济性的长期工作。院系资料室一直以来没有制定出一套完整健全、行之有效的科研归档制度，缺乏约束力，科研归档工作不规范、不系统，甚至处于一种失控的状态。这就导致院系资料室科研档案管理工作及其信息资源的开发与利用受到严重的影响，处于停滞不前的状态。

2.利用微信的智能终端，提升即时科研档案管理服务。微信（WeChat）是腾讯公司于2011年1月21日推出的一个为智能终端提供即时通讯服务的免费应用程序，是一种新型的智能终端交流工具，在现今的即时通讯应用软件中，微信是最受欢迎的、兴起最快的、目前被人们普遍接受的、应用非常普遍的新型交流工具，它的超强功能为学校的科研档案管理带来了新的转机。利用和发挥微信的即时应用功能，可以成为提升院系资料室的科研档案管理和服务能力的一种新思路。通过微信，可以方便地宣传档案文化，还能及时、准确的实现科研档案信息资源的被利用。如在院系资料室申请一个微信公众号，设立微信平台，且专门设立一个栏目命名为：某院科研档案，宣传本院最新科研活动以及历年来重大历史事件。还可通过这个平台，对全院教师和所有学生及社会公众开放可公开的部分科研档案目录，有代表性的科研档案全文网络检索也可以通过微信平台进行宣传。

坚持“以人为本”的服务理念，更好地为本学院师生提供优质、便捷的科研档案管理服务。如今，信息科学技术发展迅猛，资料工作人员面对复杂多变的信息环境，对于科研档案的服务工作必须提高重视程度，而且还应充分了解师生的科研需求，积极配合他们提升资料室的极具特色的专业服务能力。通过微信这个平台，资料室人员就能够比较全面地掌握师生需求的学术动态，进一步了解到师生的隐性和显性科研档案信息需求，从而可以给教师和同学们推送一些相关的科研档案知识及档案领域中的工作动态，或者是与本院重点学科相关的前沿学术信息。通过微信这个平台，也可以进行科研档案的定向服务，如网上信息查询，不定期在网上发布电子公告，还可开设电子论坛，创设意见箱以及提供协同信息咨询服务等，积极主动地为全院师生用户提供便捷、优质的网上资源利用服务。

3.树立大数据意识，增强科研档案服务利用力。信息革命的时代已经到来了，我们迎来了爆发性的数据增长，如今它覆盖了人类生活的各个领域，当今世界已进入了大数据的时代，这就为科研档案管理工作带来了巨大的变化。因为高校院系科研项目覆盖学科多，具有普遍的多科性和交叉性，涉及的人员也多，这就需要注重全球性、跨领域的协同研究，从而使得研究过程中档案的编研与分类工作具有极强的多变性和综合性特征。所以高校院系资料室科研档案管理就应抓住时代的机遇，变革发展战略，树立大数据意识，传统的基于馆藏科研档案的手工整理、汇总和归档，已经远远不能满足大数据环境下的科研档案信息工作，信息技术的日新月异，各类学科的逐步交融，提升了科研项目的规模性，促使其日趋复杂化，在这种新形势下必须逐步实现科研档案管理由传统手工管理向科学化、现代化管理的转变。

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2017-03-20

国家自然基金项目（50504014）；江苏高校品牌专业建设工程资助项目（PPZY2015A046）；中国矿业大学课程建设与教学改革教学项目（2016YB03）。★作者简介：王华为中国矿业大学矿业工程学院副研究馆员，学士学位，研究方向为图书资料档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.19