论档案管理的信息化建设

石砂石

黑龙江省农垦牡丹江管理局办公室

论档案管理的信息化建设

石砂石

黑龙江省农垦牡丹江管理局办公室

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划与组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。换言之，档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。

档案；管理；信息化

1、业档案信息化建设的主要内容

档案信息化建设的主要内容是通过运用终端设备的信息化采集(收集)工具，以数据中心的存储为载体，以数据库建立起来的档案信息库为系统核心，采用档案信息管理软件系统为应用管理的平台，进而实现信息化信息在终端与数据中心之间进行互联，以达到管理人员或一般用户对档案相关资源进行Internet/LAN的应用管理的目的，以实现信息化管理模式和辅助实体管理模式的最优结合。积极推进各类档案的数据库建设，加速局域网建设，将档案数据库作为重要信息。将传统的档案信息通过计算机、系统等软硬件的处理，转化为相对应的数字信息，并存储于档案馆数据信息中心，管理人员或者一般人员可以根据相应的权限在客户端对其进行信息的调用、借阅及处理等，使档案资源得到了最大功能的发挥。造就一支高素质的档案信息化人才队伍。人才是最宝贵的资源，是档案信息化建设成功与持续发展的关键。

2、档案信息化建设的重要性

随着互联网应用的广泛普及和深入，网络化工作模式已经渗入到当今社会各行各业，人们必须以网络的高效率来适应社会的发展需要。但是由于种种原因，我国的档案管理在信息化和信息化的进程中普遍处于相对滞后的阶段。随着我国企业各项管理工作向信息化发展，企业档案信息在企业日常管理中的地位越来越重要。为了更有效、更快捷地开发和应用档案信息资源，充分发挥企业档案在企业管理工作中的作用，就必须实现档案管理的信息化来逐渐替代和优化传统的档案管理模式。这其中包括运用网络信息检索技术实现档案检索的自动化、运用缩微技术实现档案存贮的缩微化、运用现代通讯技术实现档案信息的网络化等。档案工作的信息化已经成为档案人员不得不面对的新课题，企业档案工作的信息化建设己成为企业档案的发展趋势。

3、档案管理信息化的现状

3.1 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

3.2 档案管理基础工作标准化规范化仍需改进

档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的着录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3.3 档案管理的技术标准

组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、着录标准及有关规定已不能完全适应。

3.4 档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

4、档案信息化的建设

4.1 建立档案网络系统

档案网站是档案机构在互联网上建立的站点，是发布各类档案信息并提供档案利用服务，构成信息网络的一个节点，在档案系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、探讨档案业务交流、开展档案信息服务的窗口，这项工作，极大地促进了档案信息化的建设。在此基础上，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

4.2 加强电子文件的管理

一是随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，也可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

4.3 强化档案队伍建设，提高业务素质

档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合型人才；提高整个档案队伍素质，创造条件有针对性适合不同的工作岗位。进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。

结束语：

总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求，各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中。因此，我们必须加快档案的现代化管理进程，逐步实现企业档案的信息化建设。

[1]姚小娟.档案信息化管理探讨[J].广东水利水电；2006年04期

[2]李妍.浅谈我国档案信息化建设与管理[J].黑龙江科技信息；2011年11期