高校档案管理电子化服务探析

李鸿

（广西科技大学 柳州 545005）

高校档案管理电子化服务探析

李鸿

（广西科技大学 柳州 545005）

传统档案管理方式耗费的人力成本和时间成本相对较大，而凭借网络技术实现档案的快速、精准、低成本存储成为时代发展的要求。高校档案管理的电子化在于节约资源、推动档案信息管理的快捷化，跟随信息化的发展潮流，将档案信息的保存、传递和共享推向一个全新的发展阶段。作为人才培养和科研创新的阵地，高校更应该走在档案管理电子化服务的前沿，为档案管理工作提供新的思路、给出新的问题解决方案。

高校 档案管理 电子化 服务

对高校档案管理提出的电子化服务要求，是网络时代社会的信息接收习惯决定的。人们已经习惯从网络上获取需要的信息，随着00后及以后的人群成为社会的主要消费群体，互联网应用也逐步成为社会发展的新引擎，为了使越来越多的人方便地使用信息，高校档案管理的电子化服务不得不提上日程。如何更好地理解这一趋势，并就高校档案管理人员必备的技能和素养问题，本文提出了符合主流观点的建议对策。

一、当前高校档案管理电子化过程中存在的问题

目前，电子化技术逐渐应用到生产和生活领域中，给人们的生活带来了许多便利，一些学校开始尝试使用电子化技术来管理档案，这是一种适应社会发展的工作思路，能够明显提升档案管理的效率。但是，从传统管理方式到现代化的数字化管理，高校表现出了一些“水土不服”症状，本文结合实践研究，将这些问题归纳为以下几个方面。

1.电子化服务机制不健全。电子化管理相比传统的人工管理是新生事物，人们对它的认识和接受经历了一个从陌生到熟悉、从不熟练到熟练的过程。尽管高校走在了技术、知识、科研的前列，但是在档案管理方式的创新方面也是近年来开始着手的，人们对这一方式的认识依然处于正在完善的过程中，制度机制的建立和完善是一个漫长的过程，这就导致在实际操作的时候，会出现缺少指导、规范的情况，特别是在遇到问题的时候，工作人员会出现不知道怎么办的情况。若是出现错误，也不能及时处理，减少错误做法带来的损失。因此，高校档案管理电子化服务首先需要给予制度规定做保障。

2.高校档案电子化服务方式陈旧。高校档案包括的种类较多，教学档案、教师业务档案、学生档案、科研档案等都是需要记录在案的，如果不做好分类记录、及时整理工作，就会导致出现资料归位混乱的情况。从高校档案电子化的服务方式来看，高校普遍存在着方式陈旧、效率不高的情况。例如，一些高校的档案只是用来进行电话、传真查询，或者复印档案开具证明。单一的服务模式会削弱档案的作用，在互联网技术急速发展的今天，高校档案的管理手段如果只停留在对学生资料的核查、保存、调档等方面，带来的后果是与时代潮流相脱离，阻碍高校档案工作的前进。

3.高校档案电子化服务内容单一。长期以来受制于传统体制下的松散档案管理机制的限制，高校档案管理往往是发展相对滞后的“小散远直”部门，学校领导的重视度放在了招生与就业上面，对学校办公室的档案管理工作投入的精力较少，档案业务人员的工作积极性不高，档案管理的内容以学校师生的个人档案为主，对当下最新的研究资料、重要图书资料、特殊文献信息重视不够，因此，在服务方式电子化的当下，高校档案管理内容依旧是保持原来的状态，满足不了信息交流与互动的需要，从一定程度上影响了高校的内外部发展。

二、高校档案管理工作电子化服务的策略

高校档案管理的电子化是符合人们主观愿望的主流趋势，高校必定要在该方面投入一定的财力、精力、人力着重做好服务方式和服务内容的创新升级，推动高校的档案管理工作上升到一个更新的阶层。

1.建立完善的电子化服务制度。高校档案管理的电子化服务是今后高校管理的重要内容，更是档案管理专业学生重要的研究方向。在推动高校档案管理工作电子化进程中，高校领导、办公室工作人员、档案管理人员都需要从更新理念做起，学习最新的档案管理电子化服务方式，掌握一定的网络知识和技术手段；帮助高校建立健全的、先进的办公室档案管理制度，制订档案管理人员的行为准则和工作标准；科学、合理地制订高校档案电子化服务的奖惩制度，要求档案工作者以高标准要求自身，在数字化时代为高校档案工作创造更大的价值。

2.创新高校档案管理服务内容。档案管理工作实现电子化发展的首要目的就是增加档案服务的内容，拓宽档案的服务领域，充分发挥出技术型精细化档案管理的功能优势，创建精准度高、适用性好、应用功能丰富的综合性档案运营服务。通过信息化数字化的精准投送，实现直接面向高校师生，形成较高接触度和适应性的综合档案信息服务体系，丰富档案服务内容，探索更加实用的服务模式，满足学生和高校的发展需要，可以综合考虑设置个人信息终端，或者形成综合性强的个人档案信息服务平台，形成借助信息化资源优势发展的云端档案管理服务，这些探索和尝试还可以同学生的综合能力培养和就业信息对接，形成更加长效的应用价值。

3.完善高校档案管理服务的方式。在当今信息化发展过程中，借助互联网＋思维形成多元化信息应用增进档案管理服务的综合性功能发挥，应当立足于高校信息化发展施行综合性信息服务，并以档案管理服务为中心，形成有效的功能发散，增进综合性信息利用能力的开发，对接多向性的信息综合利用。特别是形成多种综合服务的一体化终端，方便师生存放和获取所需要的档案，节约高校档案管理工作的成本，提升档案管理人员的工作效率。

高校档案管理电子化服务须紧紧围绕着信息化这一个中心目标，并且以高校学生为发展主体，形成综合性的高校档案管理服务。这需要多向性的信息综合利用，以及完善多元化档案信息调取和对接工作。灵活采取多种方式，综合考虑档案资料的适用性，设置多种档案信息服务。在建设高校档案管理人才队伍时，一是充分引入信息技术人才，要懂得计算机硬件、软件、互联网等各项技术，当出现问题时能够自行解决；二是要懂得专业的档案管理工作技术，综合应用网格化管理实现信息化档案精准服务；三是施行多维度的档案信息采集和变更，同实际信息内容的更迭实现高度同步，真实反映学生状况，减少信息延迟产生的影响，使高校档案管理工作模式得到改善，促进档案管理工作顺利实施，从而有效地提高高校档案管理服务水平。

4.确保高校档案电子化服务的规范性和安全性。众所周知，网络在提供便捷化服务的时候，也存在着技术漏洞所带来的风险，黑客的入侵和信息泄露侵害了人们的隐私，给人们的生命财产安全造成威胁。在高校档案管理的电子化道路上，在更新技术、完善制度、讲求效率的同时，不能忽视安全问题。一旦发生档案信息泄露，则会严重威胁学校师生的个人利益，产生不可估量的严重后果。

从信息安全的角度考虑，主要是对用户及提供利用者的管理，对利用者身份的认定、利用中采取有效的安全保密措施等。提到档案电子化管理，就不得不说电子文件的保存与管理，目前，我国国内电子文件管理办法提出了全程管理和前端控制等理念，这些措施都是为了加强网络资料和文件信息的安全性和规范化，高校档案管理的电子化服务可以参照该领域的一些具体操作流程与管理制度，创新理念、规范管理，确保高校档案信息安全。

综上所述，高校档案电子化服务革新工程势在必行，必须加强各方面的重视。为了更好地为用户提供服务，促进高校档案管理的网络化，需要针对性解决高校档案管理的应用开发、管理模式调整、人才队伍建设等方面存在的一系列问题，更需要高校各方面有关的职能部门形成合力，将这一工作重视起来。在日常的管理工作中，高校档案工作人员应努力提高档案管理电子化水平，敢于使用先进技术，创新档案内容，同时，要注意在传统档案管理工作向电子化管理模式转变的过程中，防止出现档案信息的泄露问题，全方位提升档案管理的能力和水平。

[1]孟凡蕾.强化档案意识,提升学校档案管理水平[J].黑龙江科技信息,2009（31）.

[2]刘永.档案信息服务工程之服务科学[J].档案管理,2012（1）.

[3]魏少辰.抓住学校升格机遇,加强档案管理工作[J].科技情报开发与经济,2008（34）.

★作者李鸿为广西科技大学医学院办公室档案管理员，研究方向为档案管理。

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2016-09-20