基于利用视角下的医院巡察档案管理体系建设

李鸽伶 张萍萍

（浙江省肿瘤医院 杭州 310022 浙江省卫生和计划生育委员会 杭州 310006）

基于利用视角下的医院巡察档案管理体系建设

李鸽伶 张萍萍

（浙江省肿瘤医院 杭州 310022 浙江省卫生和计划生育委员会 杭州 310006）

积极主动利用好医院巡察档案，加强巡察档案管理体系规范化建设，可以观历史、明现实，建“活档”、防“死档”。本文总结了目前医院巡察档案利用情况，并从利用需求的视角分析了医院巡察档案的特点、管理中的矛盾,提出了改进管理的建议。

医院巡察档案 档案管理 巡察成果 规范化建设

2016年1月,习近平总书记在中央政治局常委会听取2015年中央第三轮巡视情况汇报时强调指出，不断与时俱进，推动巡视向纵深发展，探索市县巡察，完善巡视工作网络格局。2016年2月24日，中央巡视工作领导小组成员、办公室主任黎晓宏在省区市和部分中央单位巡视办负责同志座谈会提出，要认真落实中央关于“探索市县巡察”的重要部署。巡察所对应的，主要是市、县及省政府职能部门的直属单位等巡视覆盖不到的党组织，巡察是推动巡视监督向基层延伸的一种有效方式，也是实现巡视监督全覆盖的重要途径。早在2015年5月，浙江省卫生计生委按照《中国共产党巡视工作条例》有关规定，参照中央和省委巡视组的做法，对浙江省肿瘤医院开展巡察试点工作，探索建立医院巡察制度，并力求在2年内对省卫生计生委直属单位实行巡察全覆盖。笔者从利用需求的视角分析了医院巡察档案的特点、档案管理中的矛盾,提出了改进管理的对策措施。

一、巡察工作中的档案利用情况

1.进驻前的档案利用。（1）利用文件资料汇编成册，提供政策依据。通过从浙江省卫生计生委档案室调取、图书馆和网络查找等方式，收集与巡察工作相关的法律、法规、规章和相关文件，并将这些文件资料分类别整理，印制成册，作为巡察组成员开展巡察工作的政策依据。（2）编制工作手册，制定规范“指南”。汇编了主要包括巡察文件通知、工作方案、具体内容、进度安排、保密承诺书、谈话通知、谈话记录、问卷调查表、提交和反馈材料接收单等相关资料在内的巡察工作手册，发放到被巡察医院和对象手中，作为被巡察对象的学习资料和配合巡察工作的基础材料，对巡察组健康有序开展巡察工作提供了基础保障。

2.进驻时的档案利用。（1）被巡察单位准备和提供相关材料。主要包括被巡察医院的遵守党的政治纪律、干部作风建设、落实中央“八项规定”、选拔任用干部、贯彻党风廉政建设责任制、执行廉洁自律规定、落实委党组重大决策和重大项目部署等方面的资料，并对提交的材料进行核对，提交接收单，指定专人负责巡察资料和台账的保管，保证所有提交档案无遗失。（2）档案利用：通过查阅资料和台账，发现存在的问题，整理形成巡察工作报告。同时做好巡察反馈材料接收单的记录和签收工作，保证档案完整，为后续整改工作提供重要依据。此外，还通过医院信息化系统调取了医疗业务数据。

3.巡察后的归档工作。巡察工作结束后，巡查组指定专人负责整理巡察材料，按有关要求做好立卷归档工作，分别保存涉密文件和材料，整理完成后及时移交档案室。

4.巡察“回头看”工作的档案收集。在医院签收巡察组反馈意见一年后，对被巡察医院开展整改工作“回头看”，收集材料主要包括开展巡察整改“回头看”工作通知、工作安排、院长表态发言、巡察整改落实工作报告、整改落实工作调查表等。

二、医院巡察档案特点分析

1.专业特性较强。归档档案主要有医疗业务、财务、药品和设备采购、文书、人事档案、科研等方面档案，特别是医疗业务档案，涉及医疗业务发展计划、业务诊疗和技能操作常规和制度、医疗业务数据、医疗科研技术、单病种收费等，这些档案具有明显的行业特性。

2.反映对象特定。巡察档案信息记述和反映的对象是医院党政领导班子及其成员，巡察工作报告、反馈意见、整改建议，主要针对医院党政领导班子及其成员，这为明确巡察档案整理基本单元、界定保管期限提供了依据。

3.档案收录时间集中。按照浙江省卫生计生委的统一部署，巡察组对一家医院巡察分准备阶段、实施阶段、总结阶段三个步骤进行，时间跨度为一年，其中现场巡察一般为一个月,对被巡察单位进行比较客观、深入和全面地掌握情况、剖析问题、提出建议，作出巡察结论后形成的有继续保存价值的历史记录。此外，所调阅的资料时间也有明确规定，一般为两年内。所形成档案时间和内容反映的时间均比较集中。

4.档案保密性强。一方面，巡察组成员在进驻前均签订了保密承诺书，特别强调不传递涉密资料，不擅自复印、摘录、引用、转发涉密内容，妥善保管资料，巡察结束后及时上交所有材料。另一方面，被巡察医院所调取的档案涉及其内部运营、医疗业务数据分析、某些有特殊价值的医疗技术档案也有较强的保密性，巡察工作中产生的大量材料均涉及档案的实体安全、信息安全和秘密安全。

三、医院巡察档案难点分析

1.局限性与共性之间的矛盾。由于医院巡察档案专业性强的特点，相应地决定了其局限性。怎样有效避免被巡察医院有明显专业性特点的临时“改装”和“粉饰”的档案材料，找出其存在的共性问题，是值得巡察人员思考的问题。

2.标准化与现实之间的矛盾。《档案法》要求各单位档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用。但事实上，巡察档案形成部门和档案行政主管部门没有对巡察档案引起高度重视，截至目前仍没有全国统一的巡视巡察档案管理规范和标准。

3.信息化与传统之间的矛盾：（1）随着信息化技术的普遍应用，医院信息系统繁多，HIS系统（医院信息系统）覆盖医院所有业务和业务全过程的信息管理系统，总系统下又分很多子系统。在巡察过程中，要通过HIS系统去验证纸质数据。（2）截至目前，大部分单位的档案管理模块没有统一归入医院管理总系统中。（3）巡察产生的纸质文件和电子文件未能同步归档，且多为纸质档案。

4.保密性与成果利用之间的矛盾。巡察工作政策性、保密性、复杂性很强，其档案承载了许多重要的信息，有着严格的规范使用的条件。保存档案最终目的是为了利用，如何正确处理好保密与成果利用的关系，用好用活巡察成果，是摆在巡察部门和档案部门面前亟待去探索的问题。

四、规范化巡察档案体系的价值

1.助力精细化管理，充分发挥管理工具的职能。巡察档案是在巡察工作开展过程中分散形成的，收集保存了各医院不同巡察阶段产生的各类材料，可发挥巡察档案追溯作用，规范巡察工作流程，助力精细化管理。通过巡察档案系统化建设和数字化管理为档案利用创造条件，可以发挥巡察档案行政管理工具职能。

2.全面如实记录，发挥为领导决策的职能作用。巡察档案如实记录了巡察工作的全过程，全面反映了巡察活动、成果、经验和教训，对保持政策、措施的连续性，以及为领导决策的科学性提供了有力的凭证和参考，可积极发挥档案人员为领导决策的职能作用。

3.科学利用成果，发挥有益的历史借鉴作用。通过对巡察档案的系统梳理，建立各类台账，并对相关数据进行了初步统计，为分析研判巡察成果运用情况提供了基本依据，将只在档案室保管的“死档”加以开发利用，以小见大、以点带面、举一反三，找准共性问题，不断扩大巡察整改成果，变成对医院有借鉴意义的“活档”。

4.加强干部考核，具备重要的现实意义。把巡察结果纳入年度党风廉政建设责任制考核内容，作为年终考核评价的重要依据，有助于加强队伍建设，促进浙江省卫生计生委直属单位党政领导班子建设和反腐倡廉建设，强化廉政责任落实，改进领导方法，发挥考核考评、惩治腐败和考绩政务等方面的积极作用。

五、巡察档案管理体系建设的几点建议

巡察档案管理体系建设是一个系统工程，需要多角度去思考、多维度去衡量、多部门协同去努力做好。

1.数字巡察档案的规范化建设。要重视巡察档案软件的研发，开发一套符合行业规律和特征,适应巡察档案工作要求高、机密性强的特点，包含程序、数据和开发文档在内的巡察档案软件系统，为信息资源共享创造条件，促进巡察档案现代化和规范化管理的实现。建立巡察档案扫描库，对全部纸质档案进行图片式无差扫描，以及将所有的电子文档转成PDF格式加以保存，做到纸电文件同步归档,既能保证巡察档案的真实可靠性，又能实现巡察档案查阅的准确高效性。同时，要借鉴“智慧医疗”的做法，依托现有信息化平台，将巡察档案软件系统在全省铺开，实现全省联网和资源共享。

2.巡察档案成果利用的规范化建设。建议将巡察档案管理列入专门研究课题，划拨经费，组织有实践经验的巡察人员与有研究能力的档案人员共同开展“结合”研究，为建立健全巡察档案法规体系提供理论指南。并建立巡察档案成果利用的评价体系,对档案成果利用情况设定量化考核等级、目标和权重，通过评价体系评价其利用效果。关注成果转化，对研究的成果及时公布并对优秀成果进行奖励，让研究成果能真正对实际工作发挥指导的作用。此外，要加强巡察档案硬件建设，建立标准化巡察档案库房和查阅室，便于管理和查阅，将巡察档案材料进入系统化管理状态，为研究提供硬件条件。

3.巡察档案保密方面的规划化建设。进一步增强保密安全的责任意识，深刻认识安全的重要性和必要性，在录入、扫描、信息存储、管理和利用等全过程中时刻有一根信息安全的弦。确定解密工作程序，分类管理巡察档案的密级，对已到一定时限的密级档案进行解密。正确处理好保密与成果利用之间的关系，做到既要维护保密原则又要合理开发。进一步完善档案保密管理制度建设，完善巡察档案查借阅审核流程，履行严格的查借阅审批登记和授权手续，避免发生档案泄密、涂改档案、调换档案等问题。

4.巡察档案机制的规范化建设。将巡察档案管理制度建设列入巡察工作内涵，科学制订巡察档案保管、利用、数字化管理等档案管理制度，以及档案分类方案、鉴定标准、保管期限、归档程序和利用途径，为巡察档案规范管理筑牢“防火墙”。将建立健全巡察档案法规列入职责范畴，一方面把巡察档案规范化建设作为巩固、发展巡察工作成果，推动和深化巡察工作的一项重要任务，对被巡察单位不能规范做好档案的，在绩效上予以相应处置；另一方面，作为考核巡察工作任务完成的一项内容，纳入巡察工作程序，补充和丰富巡察工作方案和办法，切实督导巡察机构认真做好巡察档案工作。

5.巡察档案宣传的规范化建设。巡察档案宣传既要接“天线”又要接“地气”。根据巡察档案体现的不同单位实际，引入“互联网+”思维新模式,通过微媒、纸媒和网络等等渠道，通过喜闻乐见不刻板、寓教于乐有实效的方法，将巡察档案成果宣传出去。同时，要充分运用巡察档案成果，开展专题警示教育，并形成教育的长效机制，定时定期打“预防针”，真正发挥对贪污腐败的震慑。开展巡察档案管理规范化试点工作，及时总结典型经验，通过现场会、电视会等形式推广医院巡察档案的业务规范和做法。充分利用各单位的党校、网上党校、宣传实体，针对各巡察单位不同“病源”，选择有重点、有个性化方案进行宣传，建立并发挥廉政教育阵地的作用。

[1]中国共产党巡视工作条例（中发〔2015〕20号）[Z].2015.

[2]邱永明.中国古代监察制度史[M].上海：上海人民出版社，2006.

[3]中国共产党党内监督条例（试行）学习读本[M].北京：中央文献出版社，2004：258.

[4]薛冰.中国古代巡视制度的历史价值以及对现行巡视制度的启示[J].河北青年管理干部学院学报,2015,27（6）:95-97.

[5]陈芬.中国共产党巡视制度的历史回顾与启示[R].福建党史月刊，2015（12）.

[6]毛伟敏.整改就要“一竿子插到底”[N].健康报，2016-7-10：A6.

[7]李鸽伶.党风廉政建设也应“未病先防”[N].健康报，2015-8-17：A6.

★作者李鸽伶为浙江省肿瘤医院副研究馆员，研究方向为档案管理；张萍萍为浙江省卫生计生委监察专员。

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2016-08-23