高校人事档案整理工作存在的问题与优化策略

朱佳煊 王芳

（湘潭大学公共管理学院 湘潭 411105）

高校人事档案整理工作存在的问题与优化策略

朱佳煊 王芳

（湘潭大学公共管理学院 湘潭 411105）

高校的人事档案整理工作是高校人才干部选拔的基础，对于开发高校人才资源具有重要作用。人事档案整理主要是将处于零散和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，进而组成有序的管理体系。通过对目前高校人事档案整理工作中存在问题的分析，从档案内容、分类、管理及人才培养几个方面提出具体优化策略。

高校人事档案 整理 问题 优化策略

人事档案的整理是人事档案管理的一种大模块，人事档案是一个重要的信息资源和信息载体，记载了一个人从事工作后所参与的社会方方面面活动的重要经历，是社会选人和用人的基础。高校人事档案是记录高校教职工基本信息的一个载体，它真实地反映了这些教职工的个人经历、政治思想、品德作风、工作情况，是相关部门选拔人才的重要依据，所以高校人事档案对教职工的前途发展至关重要。整理好人事档案是人事档案发挥作用的前提和基础。高校人事档案的整理工作与其他档案的整理工作相差无几，主要是将处于零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。随着我国高等教育改革的深化，全国高等教育事业持续发展，高校对各类人才的引进力度也持续加强，人才信息资源倍增。高校如何使档案工作趋于现代化管理，发挥其职能，值得高校人事档案工作者的深思。

高校人事档案信息是高校信息资源库的一大重要板块，它是全校教职工及干部参与社会活动的重要依据，是学校选人用人的基础。随着我国人事制度的改革和高校教育改革的深化，人才信息量的倍增，高校人事档案整理工作正面临着巨大的挑战。在当今计算机普遍使用的时代，高校人事档案整理工作的问题日渐增多。

一、高校人事档案整理存在的问题

首先，人事档案整理存在差异，高校人事档案整理工作任务量大。人才的大量引进，新引进人才的档案因各地的人事档案整理制度的落实情况不同，保管整理政策及整理方法不同，与本校的人事档案整理工作有所差异，如纸张的大小规格的不统一，干部档案整理没有遵循人事档案整理制度使档案顺序混乱等情况，导致引进人员的档案需要进行重新整理，且要重新依据其档案确定其工龄等信息，任务量增大。

其次，随着计算机时代的到来，高校人事档案数字化发展落后。信息化潮流推动，使传统的高校人事档案整理工作受到了严重的冲击，技术与设备的缺乏，工作人员思想的落后，整体素质的低下，致使档案整理工作难以保持现代化和专业化。

再次，高校网络体系的不完善，高校人事档案整理工作和归档工作难以实现网络化与信息化。网络体系的不完善，高校继续传统的档案整理工作，工作责任双方不明确，纸张浪费严重，效率低下。

随着近年来高等教育改革的深化以及高校人才的持续引进，信息量倍增，高校人事档案的整理工作也面临着巨大的挑战，为了更好地推动高校人事档案整理工作的开展，更好地发挥和利用人才，保证人事档案工作可持续发展，结合人事档案整理工作的实际，就高校人事档案的整理提出以下几点优化策略。

二、高校人事档案整理优化策略

1.档案内容：统一档案纸张规格，确保档案内容完整。根据中组部颁发的《干部档案工作条例》和《干部档案管理工作细则》的要求，干部档案材料必须使用16开规格的办公用纸。但在现实的人事档案整理过程中很多材料在设计形成时使用了A4的规格，如每年的干部/教职工考察表、工资审批表等，这些材料在整理的过程中就需要裁剪，增加了整理的工作量，也容易造成纸张的破损，字迹的磨损。而有些医院的体检表，党内民主评议表等材料却又是小于16开的办公用纸，这样在整理的过程就要裱糊，裱糊手续复杂，工作量大，纸张浪费比较严重。这样就很难保证档案的完整性与真实性，对档案自身的价值也产生了一定的影响。因此人事档案整理工作应响应中共中央组织部于2012年月下达的《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》。其中要求人事档案归档材料与国际接轨采用A4纸型，意思是在2012年7月后接收的人事档案应以A4纸型为标准，但这个在人事档案的整理过程中并没有完全落实，这个标准应引起档案材料形成部门和档案部门的重视，避免在今后人事档案材料上出现大小不一的现象。这样就轻而易举地避免了裁剪，裱糊等烦琐的工作，既可以保证档案内容的完整，又可以充分提高档案部门的工作效率，从而更好地发挥档案的价值。

2.档案分类：规范分类标准，保证档案目录层次清晰。人事档案整理采用分类整理的方法。分类是档案整理的一种基本方法。根据中组部颁发《干部档案工作条例》和《干部档案管理工作细则》中明确规定了将人事档案的正本材料划分为十类：履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历、职称评聘材料；政历材料；党、团组织材料；奖励材料；处分材料；任免、工资材料等；其他可供参考的材料。在人事档案的整理时要严格按照正本的十大类进行分类，对于有缺失的档案材料，应由相关部门通知其本人尽快补齐，保证档案材料的完整。在人事档案的整理过程中应严格按照《干部档案工作条例》的要求，对人事档案的正本十大类进行排序，然后再对其中的类别进行排序。如：第一类履历材料，第二类自传材料，第三类鉴定、考核、考察材料，第四类学历、职称评聘材料，第七类奖励材料，第十类其他可供参考的材料按材料形成时间顺序进行排序。第五类政历材料则按照材料的重要关系进行排序。第六类党团材料的排序主要是入党志愿书，其次是入党申请书、转正申请和其他材料。第九类任免、工资材料则要按实际情况依时排序。排序完毕后再进行目录的打印，保障档案目录层次清晰，确保目录中档案材料的名称在档案卷中都存在，避免因排序不当造成的档案目录的混淆对人事档案管理带来不必要的麻烦。

3.档案人才培养：通过技能培训打造专业队伍。高校档案馆应定期对档案工作人员进行专业培训，使档案工作人员具备相应的能力和综合素质，这在人事档案整理中起了决定性作用。档案工作人员必须提高自己的综合素质和工作能力，遵守国家的相关法律，熟悉相关业务知识和技术。认真贯彻落实上级部门对本单位要求的工作规范和政策，接受上级部门的培训与考察，培养自己的责任感和使命感，保证档案工作的专业性。档案工作人员在人事档案的整理过程中必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格遵守执行国家的安全保密制度，保守党和国家的秘密。高校人事档案的整理直接关系到了组织部门对人才的了解、选拔和任用，因此应重视对人事档案的整理工作，加强对档案工作的建设，加强对人员的配备和基础设施的完善，保障高校人事档案整理工作持续进行，为高校选拔人才提供可参考的依据。完善高校人事档案整理制度，高校档案馆要按照《干部档案工作条例》和《干部人事档案整理细则》的有关规定，结合本校的实际情况，制定高校自己的人事档案整理条例以及相关规范，确保高校人事档案的分类准确，排列有序，齐全完整，真实有效。

4.档案形态：利用现代信息技术尽快实现人事档案数学化。随着我国高等教育改革的深化，高等院校引进的人才是持续快速发展，信息资源量大大增加。传统的人事档案整理工作偏向于纸质档案的整理，工作量大，效率低下，并且现在高校档案馆人事档案的档案载体已经超出了档案馆负荷的载体要求。高校档案馆应通过引进先进的技术和硬件加工纸质档案来进行人事档案数字化，拥有自己本校的人事数据库，建立高校人事信息资源库。档案信息一般都采用纸质储存在档案室里，查找起来费时，档案室空间较大，档案维护起来就比较难。档案数字化是将纸质文档通过扫描，录入数据库中，用计算机来储存信息，这样就可以有效地避免纸质档案整理过程中出现的一系列问题。数据在数据库中储存，可以多次利用，查询起来也比较方便。这样既提高了人事档案管理、整理的工作效率，纸质档案载体也得到了保护。随着现代信息技术的迅猛发展，档案数字化建设已成为档案界关注的热点。档案数字化是大势所趋，高校档案馆应紧随时代和技术的发展，采用计算机等先进设备，尽快实现人事档案数学化，发挥档案自身的价值，为高校档案管理部门服务，为高校人才的发展服务。

5.档案管理：建立人事档案网络化管理体系。高校档案馆建立人事档案网络化网络体系，通过对人事档案信息的安全保密性的级别来指定不同权限，授予与人事相关的文件归档部门，将每个归档部门都纳入网络化的管理体系中，连接归档部门的计算机，使归档部门在人事档案材料形成之后先通过网络传输到档案馆，由档案馆工作人员对其先进行核对，然后再进行实体归档，这样就可以有效地落实双方的责任，避免责任不清引起的混乱。通过网络体系进行人事档案整理也有利于减少工作量以及避免纸张的浪费。传统的人事档案整理归档是通过对纸质文档的整理排序来进行目录的输入，打印之后再转入档案馆归档。由于档案馆的计算机系统是其独有的，因此要对相关归档部门的文件进行重新的目录输入和数字化，这样就引起了工作重复，增加了工作量。由档案馆人事档案管理系统打印出来的目录有其独有的格式，这样就造成了纸张的浪费。因此建立人事档案网络化管理体系显得尤为重要，通过网络来进行人事档案的整理和归档，有利于减少档案工作的工作量，也减少了档案部门纸张的浪费，也有利于明确部门之间责任的落实，提高了工作效率，促进了高校人事档案的整理。

高校的人事档案整理工作是关系到高校人才干部选拔的基础。高校的人事档案在开发高校人才资源的过程中起了重要的影响。随着我国高等教育改革的深化以及高校人事体制改革的影响，高校的人事档案整理工作也面临着新的挑战，新的形势，新的走向。为了更好地发挥人事档案的价值，更好地为高校人才选拔服务，为了更好地发挥人事档案整理工作作用，更好地为高校利用和服务，高校人事档案的整理工作应顺应时代发展的需要，在发展中改进，紧跟时代的发展，保证人事档案工作的可持续发展。

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湖南省教育厅科研项目（16C1554）。

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2016-09-23