信息化条件下医科大学档案管理工作问题与对策

曹阳

（山西医科大学档案馆 太原 030001）

信息化条件下医科大学档案管理工作问题与对策

曹阳

（山西医科大学档案馆 太原 030001）

信息时代为医科大学的档案管理工作带来全新的挑战与发展契机。本文以档案管理信息化内涵界定为切入点，结合信息技术时代对医科大学传统档案管理工作带来的影响阐释，并进一步指明了现阶段国内医科大学在档案管理工作中暴露出的问题与短板，据此提出医科大学档案资源信息化建设应对策略，以期为国内医科大学的档案管理信息化建设提供有益的参考。

信息化 医科大学 档案管理 问题 策略

基于社会发展层面来看，信息化对现代社会演进历程产生难以忽视的冲击与影响。在这一过程中，各类新兴信息技术手段的推广与普及同样波及传统的档案管理工作，并将敦促档案管理工作实现内涵转变。就医科大学而言，因受档案管理工作传统理念的束缚，以及人类知识结构惯性的拘囿，其档案管理工作在信息化浪潮的冲击下暴露出诸多短板与不足。因此，客观地分析现阶段医科大学在档案管理问题中存在的不足，并借此提出妥善的应对策略，是实现医科大学档案管理工作信息化建设路径的关键节点。

一、档案管理信息化内涵界定

20世纪60年代初期，日本人文社会学者梅棹忠夫在其著述《信息产业论》中提出“信息化”一词，梅棹忠夫认为，所谓的“信息化”即是人类社会的演讲历程将实现由以往自然经济为主的农业社会以及商业为主的工业社会向信息资源为主的信息社会的过渡[1]24。结合梅棹忠夫观点以及自身对此的认知，笔者认为，所谓的“信息化”即指人类依托信息技术，实现对各类信息资源的优化整合利用，从而使社会信息资源为公众福祉增进提供最大化服务，进而助推社会进步。

从社会发展的层面来看，实现档案管理的信息化,是档案管理工作现代化的核心。基于此种价值预设考量，所谓的档案管理信息化即是指档案管理机构在进行系统化档案管理活动中，应依托各类信息技术手段，以数字化档案形式逐步取代先前的实体纸质档案保管形式，进而实现对档案信息资源的效度化配置、开发与利用，从而借助数字化档案信息资源的便捷性特质满足公众对档案信息资源的使用诉求，进而彰显档案信息资源的社会效益最大程度实现[2]91。

二、信息技术时代对医科大学传统档案管理工作带来的影响

数字技术、互联网技术等新型技术的推广与普及，使得人类社会步入信息技术时代，“开放、分享”成为这一时代的鲜明特质。在医科大学传统的档案管理工作中，档案文件的介质多以纸质载体的形式存在。同数字电子档案相比而言，纸质档案在保管、利用等方面存在诸多不足，因而难以将档案的利用价值最大化实现[3]23。此外，在信息技术时代引致而来的创新思潮面前，医科大学先前所遵循与贯行的档案管理工作理念、方式等均受到不同程度的冲击，不过需要看到的是，信息技术时代所带来的技术革新与理念革新同样赋予了医科大学档案管理工作实现创新的契机。

1.医科大学档案管理工作的效率与效度将得到显著提升。信息技术时代所带来的各类新兴技术，将大幅提升医科大学档案管理活动中诸多环节的工作效率与工作效度，诸如数字电子介质档案对传统纸质档案的替代，将使归档、保管、利用等环节实现高速效度化运行，同时，借由计算机云计算处理技术，档案管理人员能够实现对数字电子档案的高效集约化便捷处理，而使用者一样能够借由计算机、自媒体等媒介实现对其所需的档案资源的便捷化高效检索与利用。此外，信息化档案管理模式的构建，也将改变以往固化的档案管理模式，使档案管理工作所消耗的时间成本大幅降低[4]64。

2.数字化载体将使医科大学以往归档的档案文件得以妥善保管。以往的档案检索查阅模式中，使用者务须在医科大学的档案保管机构进行纸质档案的检索查阅，再将所需内容进行复印以便使用。在这一对纸质档案的重复使用过程中，必然将造成档案文件的损耗，同时也为使用者带来不便。考虑到纸质档案的原始记忆属性，借助数字电子档案的生成实现对传统纸质档案的替代，既可以为使用者提供便利，同时也降低了反复借阅对纸质档案所造成的不可逆损耗，因而实现了对原始纸质档案的效度化保护。

三、医科大学档案管理工作暴露出的问题与短板

结合自身的工作实践，笔者认为，现今医科大学档案管理机构在档案管理工作中存在下述问题与短板。

1.档案管理理念滞后。现今，“大众创新”是政府对公众进行积极自主创新的鼓励与期许。档案管理信息化路径践行是医科大学档案信息资源现代化创新的必由之路。然而需要看到的是，在医科大学档案管理工作中，普遍存在着对档案管理工作重视程度不足、欠缺全局性认知的问题，具体表现为本应作为医科大学行政管理过程中重要节点的档案管理工作，未能得到领导层的足够重视，未能将档案信息资源的整合利用上升到自身战略发展层面，因而多数医科大学对待档案管理工作的态度是停留在被动利用层面，即仍然遵循传统的建档、归档、被动检索利用的运行模式，如此便造成档案信息资源自身本应承载的社会记忆、组织记忆以及个体记忆价值未能得到充分彰显，此种滞后的管理理念不啻对档案信息资源的浪费[5]69。

2.档案资源信息化建设相关投入不足。在医科大学践行档案资源信息化建设进程当中，必不可少的是相关配套资源的前期投入，诸如建设资金、软件研发与硬件匹配、人员技能提升等。同时，在相关设施投入使用运行之后，仍需要后续资金用于相应的维护升级。而当前国内医科大学在档案资源信息化建设方面存在明显的投入度不足，除去前述状况外，医科大学在资金、资源以及设备的使用投向层面，更倾向于将相关资源向招生、扩建、科研等方面进行倾斜，盖其原因在于这类投入能够使医科大学获得明显的办学效益提升，而此种倾斜性投入也直接导致医科大学的资金投向此消彼长，难以或不愿顾及档案资源信息化建设，进而阻止了档案资源信息化建设发展进程。

3.网络安全保障不足，数据库建设欠缺规范化。信息时代加深了社会化网络联结程度，在这一过程中，档案信息资源的内容、数量也益发丰富。互联网技术、自媒体技术等一系列信息技术的遍及化利用，使档案资源信息的载体选择更加多样，同时档案资源信息的交互分享利用也更为便捷化。需要指出的是，对于医科大学而言，其档案资源在管理过程中有必要考虑到档案资源的开放利用、智力成果保护等一系列问题，一方面，医科大学档案资源信息化建设将为校内档案管理机构搭建起同校内外档案资源合作共享利用的平台，然而也极易在这一过程中遭遇网络信息安全、非法访问、信息泄露等相关网络信息安全问题，进而产生网络安全隐患；另一方面，国内诸多医科大学已经先后创设数据库，不过普遍存在着低水平重复建设的问题与弊病，表现为数据库建设欠缺规范化，服务水平不尽如人意，难以满足使用者的正常利用诉求，从整体建设层面来看，医科大学校际之间的数据库建设水平、标准也存在着参差不齐的现象，因而导致校际之间难以形成有效的档案资源信息交互利用，造成档案资源信息利用效率低下的困局。

4.档案管理从业人员专业技能亟待提升。由于对档案管理工作重视程度以及投入度方面均存在偏颇性认识和投入不足，进而表现为医科大学在档案管理专业从业人员的配置方面，未能重视从业人员队伍建设与技能提升，同时也未能注重将优秀人才配置于此。档案资源信息化建设路径的关键取决于人力资源，因而医科大学档案管理从业人员应具备与其所任职岗位相匹配的知识与技能，即不仅应具备专业的档案管理知识、勤勉敬业的工作态度，更应秉承信息时代对人力资源的技术诉求，熟练掌握各种信息化技术，如此方能契合岗位的职责要求。实事求是地讲，现今国内一部分医科大学已经意识到这一问题，并初步着手档案管理从业人员的职业技能，然而受制于传统理念的束缚、适格人才的欠缺等要素，档案管理人力资源问题现已成为阻滞医科大学档案资源信息化建设的瓶颈要素。

四、医科大学档案资源信息化建设应对策略

1.深化对档案资源信息管理工作内涵建设的理念认知。在高等教育转型时期，档案管理工作信息化建设是转型升级的必由之路，因而对于医科大学的领导层而言，应转变认识，改变以往对档案管理工作的偏颇性认知与偏差性待遇，要正视和重视档案管理工作对于医科大学教学、科研、行政管理方面所发挥的协同效用，将档案资源信息管理工作上升到高校组织战略发展层面，依托校内党政宣传部门为主、各教学部门与行政部门配合的方式，进行档案管理工作重要性的宣导，在校内创设档案资源信息管理工作重要性的整体氛围，结合医科大学自身的发展愿景以及校情，以制度化管理方式构建档案管理工作的长效运行监督机制，对实践中所遇到的相关问题，秉承“发现问题——分析问题——解决问题”的化解路径，以“党政牵头，基层联动”的方式，主动使自身的档案资源管理工作走上信息化建设之路。

2.加大资金扶持力度。人类的任何社会实践行为均依赖于相应的物质保障。对于医科大学档案管理工作而言，能否真正创设信息化档案管理模式，除去领导层重视与管理理念更新之外，相当大的层面上取决于切实的物质投入。客观地讲，医科大学的档案管理信息化建设并非朝夕之事，即便创设了相对完备的校内档案管理信息体系，其所获益的成效也并非短期可期。基于此种情形，医科大学的领导层必须制定出台科学的、切合自身发展实情的档案管理信息化发展方略，在保障教学、科研与行政运行的基础之上，尽可能地实现将资金向档案管理信息化建设方面的倾斜，具体可以采取获取行政财政专项拨款、与第三方机构合作等模式，扩大资金半径。在这一过程中，务须保障专款专用，规避资金被挪为他用的现象发生，同时，依托同校外第三方机构的合作，能够实现双方的共赢，既可以依托第三方机构的参与，从商业层面减少医科大学自身信息化建设成本投入，另一方面可以借由第三方机构的介入，从社会层面能够扩大自身档案的使用半径，并扩大自身社会影响，改变以往校内档案资源“信息孤岛”的困顿局面。

3.规范数据库建设，强化网络安全防护措施。医科大学档案资源信息化建设的效度如何，在技术与应用层面取决于是否能够实现规范的数据库建设。在数据库建设过程中，医科大学应着眼于全局，秉承全球化视野，参照域外医科类高校的数据库建设模式，以国际通行标准为参照，创设契合全球信息化时代的数据库，以便为档案管理工作提供必备的后台技术支持。从技术层面来看，以往数据库所使用的FoxPro等程序编写的数据库，仅能保证单机状态下的使用，难以满足全局化的使用诉求。因此医科大学应创设集成化的MIS系统，借助SQL Server2014等软件，创设数据库，从而使使用者便捷地获得数据库服务，同时也保证了档案资源的信息化建设。

基于档案资源信息安全的考量，医科大学应注重档案信息管理系统的鲁棒性，对重要档案进行备份处理，同时建立网络安全防护与预警机制，规避网络安全漏洞，依托物理隔离与逻辑隔离等方式，规避计算机病毒以及“黑客”的入侵，进而创设安全的档案资源共享环境。

4.提升档案管理工作人员职业技能。在任何社会实践活动中，人力资源的重要性不言而喻。医科大学在档案资源信息化建设过程中，应注重对档案管理工作人员的技能提升，如专题讲座、在职培训、校际交流等，同时，应创设KPI考核模式，提升档案管理工作人员的工作绩效，并通过考核方式发现不足，以便共同发觉问题产生的缘由所在，借由前述措施，实现对档案管理工作人员职业技能的切实提升，最终为档案资源信息化建设储备必备的人力资源。

现今，“数字化校园”建设成为国内诸多高校的重点推进项目。档案资源信息化建设是“数字化校园”建设过程中的关键节点。医科大学管理层应转变思维，改变以往对档案管理工作的偏颇认知，以人财物的投入保障档案资源的信息化建设。

[1]徐拥军,周艳华,李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯，2011（2）.

[2]熊友菊.信息化社会对传统档案信息服务模式的挑战[J].档案学通讯，2011（2）.

[3]郭伟,方昀.数字档案馆评价方法研究（上）[J].档案学研究，2014（2）.

[4]王美琴.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].档案学研究，2011（1）.

[5]闭线林.新时期高校档案信息化建设探析[J].山西档案，2014（5）.

Problems and Countermeasures of Archives Management in Medical Universities Under the Condition of Informatization

Cao Yang

(Archives of Shanxi Medical University,Taiyuan 030001,China)

Information Age brings about new challenges and development chances for archives management in medical universities.With the introduction of informatization connotation in archives management as the entry point,the paper illustrates the influence on traditional archives management in medical universities by information age,and presents problems exposed in current archives management in medical universities of China.Based on this,countermeasures of informatization construction of archives resources in medical universities are proposed in order to provide helpful reference to informatization construction of archives management in medical universities of China.

informatization;medical universities;archives management;problems;countermeasures

G271

A

2016-09-08