信息化背景下如何改进办公室档案管理工作

黎晓健 贺州市驻梧管理处

信息化背景下如何改进办公室档案管理工作

黎晓健 贺州市驻梧管理处

在21世纪的今天，信息技术的普及让计算机技术已经深入到我们生活中的方方面面，同时，机关办公室的档案管理工作也同样全面进入了信息管理时代，为了应对时代潮流的变迁和环境，机关办公室的档案管理工作也必须提高工作效率和质量，与时俱进，积极的引进先进的办公室档案信息管理系统，跟上时代的步伐。基于以上原因，本文以信息化背景下如何改进办公室档案管理工作为话题，对信息化背景下如何改进办公室档案管理工作做出一些阐述和讨论，提出几点思考和探索意见，希望可以对信息化背景下的办公室档案管理工作提供一点点帮助和参考。

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办公室档案是一个企业或者机关事业单位发展的具体体现，是企业或者机关事业单位发展的重要依据和基础。正因为档案管理在国家文献信息管理当中所占据的重要地位，而如今网络时代中多媒体和信息技术在生活中的比重又越来越多，传统的档案管理工作中存在的问题也越来越多，为了应对变化的时代所提出的挑战，必须对信息化背景下的办公室档案管理工作做出创新和发展，为办公室档案管理工作寻找更好的发展之路。基于以上原因，本文以信息化背景下如何改进办公室档案管理工作为话题，对信息化背景下如何改进办公室档案管理工作做出一些阐述和谈论，提出几点思考和探索意见，希望可以让信息化背景下的办公室档案管理工作提供一点点的帮助和参考。[1]

一、在信息化背景下加快办公室档案的信息化建设

首先，办公室档案管理工作人员应该转换自身的观念，适应新时代的发展。认识到传统的办公室档案管理仅仅用图片、文字、录像等工具来进行办公室档案管理工作，以此来收集、整理、归纳和保存，已经无法满足当下的需求。在信息化的今天，传统的办公室档案管理工作不仅繁琐、工作量巨大，并且信息保存完整度以及便利程度都无法达到如今的需求。办公室档案管理工作应该尽快将实体化的档案转化为信息化的档案，引进互联网、多媒体等先进的信息技术。利用现代技术来促进传统办公室档案管理工作的转变，为现代办公室档案管理创建良好的基础。首先，应该普及好现代化的设备，例如电子计算机等，其好处在于占地空间小，储存信息量大。第二，通过现代化技术建立完整的信息数据库，建立完整有序的档案信息管理系统，让信息档案能够方便的整理、归纳、分析和归档。同时，现代化的办公室档案管理技术可以实现信息的无障碍传输，让信息档案可以达到高度共享。将传统的办公室档案管理转化为信息化的现代办公室档案管理，是办公室档案管理未来的必然趋势。[3]

二、提高相关的办公室档案管理工作人员的综合素养

办公室档案管理工作人员专业素质的高低决定着整个办公室档案管理工作的好坏，特别是信息化技术应用于办公室档案管理的今天，对于先进技术是否足够了解，有足够的认知，是办公室档案管理工作的基础。因此，为了保证信息化的办公室档案管理工作能够顺利进行，就必须要求办公室档案管理工作人员具备良好的专业知识素养，从多个方面提高办公室档案管理人员的综合素质。第一，应该加大人才培养工作，在办公室档案管理工作人员的日常工作中，建立良好的学习机制和培育机制，对人才的知识能力提出要求，让办公室档案管理工作人员能在学习中进行工作，工作中进行学习，从而运用自己的专业知识来做好办公室档案管理工作。其次应该让办公室档案管理工作人员树立好良好的服务意识，提高办公室档案管理工作人员的入职要求，从而让办公室档案管理工作人员的全面素养得到提高，以促进信息化背景下办公室档案管理的发展和进步。[4]

三、建立健全有效的信息化办公室档案管理系统

现代化的办公室档案管理工作是建立在健全的办公室档案管理系统之上的。随着时代的发展，网络安全的问题开始引起我们的思，例如病毒入侵、信息失窃、系统崩溃以及黑客入侵等情况的发生，将会对现代的办公室档案管理工作造成毁灭性的打击。因此，提高信息化办公室档案管理的安全保证系统是十分必要的。首先，在信息化办公室档案管理当中，应该建立健全档案信息储存安全，在储存信息上，尽可能的使用内网，并且搭配相应的杀毒软件和防护技术。同时，为了保证信息化办公室档案管理系统的使用安全，需要在计算机网络中使用必要的杀毒软件，并且对信息数据库进行定时的备份和维护，加大用户访问的安全验证，以此来保证信息化办公室档案管理的安全。[5]

总结：综上所述，信息化背景的今天，机关单位档案管理工作同样也应该与时俱进。互联网技术的应用，即是一种挑战，同时也是一种机会。因而，在信息化时代的今天，档案管理工作的发展和创新是十分重要的。

[1]刘建华.信息化条件下企业档案管理工作的问题与对策[J]. 办公室业务, 2017(7).

[2]牛函娟.信息时代高校办公室档案管理工作的创新[J].科技创新与应用, 2015(16)：274-274.

[3]何桂霞.浅谈信息化条件下如何改进档案管理工作[J].大众科技, 2012,14(3)：261-262.

[4]高原.浅议在信息化条件下如何改进人事档案管理工作[J].内蒙古科技与经济,2012(2)：49-49.

[5]包金花.浅谈在信息化条件下如何改进档案管理工作的几点思考[J].青年时代,2015(19)：283-283.