开放式管理应是人事档案发展方向

文//宋 冰

开放式管理应是人事档案发展方向

文//宋 冰

人事档案是我国人事管理体制的一项特色，是个人身份、学历、资历的证据，与个人工资待遇、社会保障、组织关系紧密联系，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

一、人事档案管理现状与问题

1．法律法规滞后。与经济迅猛发展相比，人事制度改革明显落后，而人事档案管理的变革则更加缓慢。虽然我国人事制度总体框架已定，但是许多细则仍在摸索和调整之中。

2．管理方式单一。在人事档案管理方式上，无论党政机关还是企事业单位,无论干部、工人还是军人、学生都使用统一格式，统一的分类，统一的保管方式，不能根据具体情况分类管理，从而形成千人一面的现状。

3．管理内容陈旧。目前，人事档案材料分为十大类，档案内容单调陈旧，几乎没有涉及个人的业绩、能力、诚信、社会保障等方面。反映不出个人的特点与专长，对选拔、培养、评定作用不大，不能对个人做出全面评价，无法满足社会的需求和人事工作的需要。

4．管理方法落后。各行业、各单位在人事档案管理上各自为政，档案管理软件五花八门，版本、内容、标准不统一，数据无法汇总、软件不能兼容、资源无法共享。

二、开放式管理将是人事档案的发展方向

1．随着经济的发展，要求市场在经济运行、人力配置等方面发挥更大的效能。而旧的封闭式人事管理制度不能适应，于是新型管理制度就应运而生。比如人事代理、人才猎头、招聘网站等，人事管理变成了社会化开放式的管理活动。

2．开放式管理模式与封闭式管理模式是共存并相互补充的关系。封闭式管理模式仅管理本单位内人员，人员相对稳定，档案来源单一，内容不复杂。而开放式管理模式管理的人员十分庞大、复杂：工农商学以及外籍人士，档案来自社会生活的方方面面甚至世界各地。封闭式管理模式适用于关系稳定的人群，而社会化开放式管理模式则适用于流动性大的人群。

3．两种管理模式各有利弊。封闭式管理模式有利于人事档案的保护、保密，方便单位内部使用。但利用面有限，很难实现规范化、网络化。社会化开放式管理模式方便大众检索利用，管理基本都是标准化、网络化，但也容易泄密、丢失数据。应寻找既能充分发挥两者优势，又能克服各自弊端的方法，使人事档案的管理更加完善。

4．随着经济发展，新生事物层出不穷，大数据的收集与利用成为科技发展的潮头。宽泛点说，这些大数据就是每个人日常活动产生的人事档案。在一些地方，落户需要积累分数，除了要考察基本的人事档案内容，还要考核社保缴纳情况、纳税情况、房产信息、婚姻状况等等；有些人要办理贷款，放贷方除了索要基本身份信息，还要考察收入情况、财产多少、信用信誉、日常经营流水等等；而一些技术公司甚至能通过通讯软件内的朋友关系、沟通频次瞬间勾勒出某个人的关系网，而且远近亲疏一目了然。人事档案，几乎难以满足以上需求。

三、人事档案管理改革的措施

1．转变管理观念。管理者应对单位人事档案的基本管理工作给予足够重视，转变传统的人事管理观念。根据单位实际情况，将人事档案的基本管理制度纳入人才发展的基本规划。通过转变管理理念与方式，对人才队伍建设以及人事档案的基本管理进行更新和变革，将单位的基本人事管理工作与人力资源管理的发展进行合理匹配。从而推动单位整体工作向前发展。

2．完善法律法规，提高人事档案利用效率。在越来越强调法治、诚信的今天，为适应人才的流动性，应适度开放人事档案，从人才开发的实际需要出发，同时兼顾人事档案的保密性需要，革新人事档案管理制度，完善相关法律法规。

3．加强档案材料的收集工作。首先，确保归档材料的准确、可靠、及时。其次，强调收集人事档案内容、渠道的社会化、多元化，力争档案资料能够最新、最全地反映个人信息。

4．促进人事档案管理标准化、科学化。统筹各行各业的共性，兼顾行业间差别，制定科学统一标准，规范人事档案管理硬件集约化建设，发挥人事档案利用的最大效能。

5．不断提高人事档案管理人员的素质。随着时代发展、社会变迁、科技进步，切实加强复合型档案管理人才队伍的建设，是实现档案管理社会化、信息化、大数据化的必要条件，也是推动档案事业发展的关键。

（作者单位：吉林省方志馆）