教育档案信息资源共享研究

文//陈 彦

教育档案信息资源共享研究

文//陈 彦

教育档案信息资源是一种重要的生产要素，更是一种社会财富。随着信息技术的快速发展，公众可以直接对信息源进行检索，获取相应信息资源，不再受时空限制。档案信息资源共享能够满足公众信息知情权，也是档案信息资源服务经济社会的需要。

一、教育档案信息资源共享模式

1．分散协调模式。即在学前教育、义务教育、高中以及职业教育等教育行政主管部门内部各自建立独立的档案管理部门，由各自档案部门负责教育档案信息资源的收集、整理、归档和利用等，档案管理部门之间没有隶属关系。但当需要利用教育档案信息资源时，可以通过彼此之间的沟通、联系实现教育资源的信息共享。这是一种较为独立且松散的共享模式，需要加强彼此之间的联系、交流和配合。

2．统一集中模式。在各级教育行政主管部门内部采取集中的档案管理模式，即由档案部门负责本级教育行政主管机构的档案信息资源管理。在其组成部门中不再单独设立或者虽然设立，但将重要档案资源统一到一个部门专门负责管理，实现教育档案资源充分共享。例如，惠州市研发的教育资源公共服务平台，展示小学、初中、高中等阶段真题、优课、课件等教育档案资源。统一集中模式提高了档案信息资源的利用效率和服务质量，结合网络平台的应用，实现档案信息资源的利用效益最大化。

3．多方协作模式。在一定区域范围内，不同地区、不同教育部门分别建立档案信息资源数据库，并通过协作机制的建立，实现档案信息资源的传输和利用。这种教育档案信息资源共享呈现分布式档案共享模式。即信息资源数据的建立是相对独立的，但通过网络技术的应用将各方的档案信息资源实现共享。目前，协作式共享模式主要表现在学校等多方协作基础上建立专门的档案信息资源共享门户网站，实时发布档案信息，实现档案信息资源的同步传输和信息共享。

二、教育档案信息资源共享制约因素

1．机制制约。“集中管理、条块分割”是档案管理的显著特点，突出了各教育机构的档案主体建设，缺少部门之间的联动性。此外，档案共享标准体系建设不统一，也是制约教育档案信息资源共享的主要因素之一。

2．理念制约。教育档案信息资源共享需要所有参与机构都要认真、负责，及时将自身所掌握的档案信息挖掘出来，并通过相应渠道或载体实现信息的归口管理和统一利用。但教育资源的不均衡现实，使得教育部门各自所掌握的特色、优质教育档案未能完全实现共享。

3．技术制约。教育档案信息资源共享离不开现代信息技术的支持和保障。目前，以档案信息资源网站平台为中心的共享设置大多提供的是信息浏览、下载和电子邮件服务，有的提供在线咨询服务。但远程登录、文件传输和电子公告牌等服务较少，缺少完善的信息分类检索和导航、利用平台。

三、做好教育档案信息资源共享对策

1．宏观把握，分步实施。由于受经济发展和社会环境等因素的影响，教育档案信息资源的开发、利用等共享存在不平衡现象，短时间内难以步调一致。要求教育行政主管部门对本系统、本辖区内的教育档案信息资源进行合理的配置，制定教育档案信息资源共享总体发展规划，分步骤、分阶段实施。通过标准体系建设整合档案信息资源，为共享奠定基础。

2．转变观念，创新机制。各级教育行政主管部门和档案工作人员要高度重视教育档案共享工作，转变档案服务理念，破除行业、系统和部门利益局限，变封闭独享为开放共享，变被动服务为主动服务，变单一服务为多样化服务。各部门加强联系，完善共享机制，建立统一的教育信息资源标准，为共享提供机制保障。

3．加大投入，提升科技水平。各级教育行政主管部门要加大档案工作预算，加大教育档案信息资源共享的资金投入力度。当前，要重点做好中心网站建设，将分散于不同部门和机构的档案信息进行必要的整合，通过网站平台建设和运行，打破时空限制，实现区域内、教育系统之间的档案信息资源共享和服务。例如，惠州市建立了教育数码网教学资源库，打造出集学校、学科和市、县(市、区)教研部门三位一体网络教学教研交流平台，实现优质教学教育信息档案的资源共享。

在信息社会，做好教育档案信息资源共享是优化优质教育资源配置、推动教育事业发展的必然要求，也是促进教育档案信息资源自身开发和利用的现实需要。要根据自身实际选择合适的共享模式，采取有效措施解决共享“短板”，提升档案信息资源共享应用效率和应用价值。

（作者单位：惠州市教育科学研究院）