提升档案管理信息化的思考

李海燕

国网山东省电力公司郯城县供电公司

提升档案管理信息化的思考

李海燕

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随着科学技术的快速发展，社会已经进入了信息化时代，信息技术也广泛应用于各行各业中。同样，档案管理也不例外。信息化档案管理不仅可以节约资源，而且可以提高工作效率，因此，档案管理信息化是档案管理发展的必然趋势。本文作者结合自己的工作实践，对如何提升档案管理信息化提出了自己观点和看法。

档案管理；信息化；思考

1 信息化背景下档案管理遇到的问题

1.1 缺少真正懂行的决策者

一般来讲，信息化的建设是存在人们思维潜意识中观念的转变，文书档案的信息化建设亦是如此。决策者如档案管理部门的领导，尤其是分管档案的信息化建设领导，在档案信息化管理方面起到了举足轻重的作用。因此，领导的信息化程度会直接影响档案信息化的成败。然而，就目前的我国有关档案部门中，有相当大的一部分档案部门领导未达到要求，所能识别的信息化技术不高；另一方面由于受到思想的禁锢又懒于接受新知识，更谈不上进行专项研究了，这就导致了决策上的不科学。

1.2 缺少信息化专业人才

整体来看，文书档案的信息化管理部门中不但复合型人才短缺，而且也存在管理部门、机构的不合理，整体素质有待提高。档案的信息化管理是一个庞大的系统工程，需要大批的专业化信息人才来满足工作的需求，但现在的体制还远远未达到，和其他部门相比，文书档案部门的社会地位以及现有资源都处于一种劣势。比如，很多在单位兼职的管理人员面对繁锁的工作，使得他们没有时间去研究关于档案管理的方法和技巧。基于这方面的原因，档案部门难以引进复合型人才，而内部原有的档案信息人才的流失无一不加剧了档案部门信息化人才的医乏，特别是在中小城市，这种的现象尤为突显。

2 提升档案管理信息化的有效措施

2.1 提高现代档案管理水平

在传统的档案管理模式下，档案信息的采集和整理都需要工作人员进行手工记录，不仅工作效率低，还会浪费很多纸张，而且纸张后期保管难度较大，很容易破损，导致档案丢失。在现代，档案管理必须从传统管理手段向信息化管理转变，实现档案信息共享。如今，相关部门已经建立了档案信息平台，人们可以在档案信息平台上查找到所需要的信息，档案管理人员要时时关注社会新闻热点，不断补充完善档案内容。要想提升档案管理信息化水平，管理人员需要结合实际情况合理地选择信息化软件，加强档案信息平台的包容性。

2.2 努力形成档案管理信息化的优秀队伍

在档案管理信息化的工作中，管理人员发挥的作用也比较重要，因此企业应该重视形成优秀的人才队伍。优秀的工作团队是档案管理工作信息化的关键前提，直接影响到档案管理工作的质量。因此，应该更新档案管理人员的组成，重视培养优秀人才，以此增强管理人员的业务技能与工作能力。随着信息化程度的不断加深，数字化技术正在逐渐改变世界，在档案工作中开始以电子档案为中心。而且，在实际的管理档案的过程中，开始广泛应用计算机技术。因此，档案信息化管理工作者在具备必需的档案管理理论知识和专业技能之外，还要熟练掌握计算机的基本知识和操作技能，加强档案信息的整合能力，快递有效地为使用者提供有价值内容，以更好地服务社会。为了确保档案信息的安全性、保密性，还需要掌握必要的计算机系统网络安全防护知识。由此可见，档案管理部门应重视专业知识继续教育和信息化技能培训，加强学习交流，使档案管理人员不断加强专业知识和工作方法的更新，努力提高自身的综合素质和业务能力，使得传统的知识结构单一的档案工作者快速成长为具有现代化信息素质，既懂档案管理，又能熟练掌握现代信息技术等新知识、新技能的高素质的复合型现代化管理人才。

2.3 规范档案管理信息化机制

规范化管理在档案工作中的地位和作用已越来越被重视。档案管理信息化需要档案工作的各个环节制定和实施各自相应的标准和规范，从而提高工作效率和服务质量。应该根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，遵循档案信息化管理三原则之规范性原则，改进和规范计算机应用条件下的档案信息化管理体制、工作流程等制度建设。健全领导体制，在对档案信息化建设进行统一规划的基础上，建立档案信息资料的收集整合、处理归档、安全存储、开发利用等相应的标准、规范和法规，如数据处理标准、数据交换格式标准等等，同时建立相应的考核制度，完善并认真执行相关规章制度体系，杜绝一切安全隐患。只有按照统一的规范和标准，遵循有效的、可操作性的规章和制度，推动档案信息化建设工作有序快速健康发展，才能使得数字化处理传统介质档案的过程，以及数字化档案的收集、整理、鉴定、著录、存储、发布、利用等各项工作都实现规范化、有序化、专业化、标准化管理，以促使档案资源去纸化共享化、处理标准化自动化、存储安全化海量化、服务网络化智能化，实现档案管理的合理化、规范化、科学化。

2.4 提高现代档案管理水平

在传统的档案管理模式下，档案信息的采集和整理都需要工作人员进行手工记录，传统档案管理包括收集、保管、利用等环节，逐渐过渡到信息化之后，档案资源的采集、整合、处理、归档、开发和利用等也都非常重要，每个环节都紧密联系，缺一不可。因此，档案装备必须符合规范要求，软硬件要齐备、安全；各门类、不同载体档案的存储需科学、有序，既方便日常检索，又能保证突发和意外事件中得到及时抢救和恢复。在现代，档案管理必须从传统管理手段向信息化管理转变，实现档案信息共享。

3 结束语

档案信息化管理是一项复杂的工作，涉及的内容特别多，需要各信息部门进行协调配合。如今，相关部门已经建立了档案信息平台，人们可以在档案信息平台上查找到自己需要的信息。人才建设是提升档案管理信息化水平的重要一环，档案管理的信息化对工作人员提出了更高的要求，但是，对档案管理人员的培养是一项十分复杂的工作，需要较长的时间，管理人员也需要不断学习专业知识。

[1]李慧权.干部档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2014，01：64.

[2]熊炜.提升档案管理信息化技术水平的路径思考[J].管理观察，2014，31：60-62.