创建高校学生诚信档案信息管理系统之我见

胡翠华 彭 馨

（遵义医学院档案馆遵义563000遵义医学院贵州省高校人文医学研究中心遵义563000）

创建高校学生诚信档案信息管理系统之我见

胡翠华 彭 馨

（遵义医学院档案馆遵义563000遵义医学院贵州省高校人文医学研究中心遵义563000）

大数据时代已经来临，信息技术在迅猛发展，传统落后的档案管理方法已经不能适应信息时代发展的潮流。高校学生诚信档案是高校学生的另一张身份证。为了使档案得到科学且高效的利用，高校需要为学生诚信档案创建信息管理系统，便于学生的诚信档案信息在学生本人、学生管理人员以及用人单位之间共享。

高校学生诚信档案信息化管理系统

随着现代信息技术的飞速发展，我国高校已经普及了教务信息管理系统与学生信息管理系统，学生信息管理系统包含了学生的学籍信息，学生只要进入系统输入自己的用户名和密码就可以查询自己已修课程的成绩，还可以在网上选课以及进行英语计算机等全国考试的报名等。诚信档案是学生档案的一部分，很多高校没有把学生的诚信档案信息录入到信息管理系统，对于学生的奖惩记录只有纸质的材料保留在相关部门，在需要利用时由这些部门提供复印件，这样降低了诚信档案的利用效率。为了方便学生诚信档案的利用，我们在保存学生纸质档案的同时，还要为诚信档案创建信息管理系统，把档案信息录入到信息管理系统中便于档案的科学管理与利用。

一、把诚信档案电子化

有些纸质档案如荣誉证书、各级考试合格证书、英语四六级成绩单等证件要扫描后保留在电子诚信档案获奖材料一类里，对失信学生的处分材料学校要完整保存原始证据，在纸质材料保存的同时，还要把它逐一扫描归档到电子档案，避免日后学生提出异议而产生法律上的纠纷。很多高校是把纸质诚信档案在学生毕业后装进学生的人事档案转交到他们的工作单位，电子诚信档案可以由高校保存，也可以把学生的电子诚信档案制作成光盘交给用人单位，学校在该学生毕业后再保存三至五年就予以删除。这只是较为原始的诚信档案信息化的方法，学生没有查询自己信息的平台，学生管理员也不能把学生的诚信档案信息同学生以及其他学生管理人员共享，要做到共享还需要创建学生诚信档案信息管理系统。

二、把电子诚信档案录入系统

大学生诚信档案在学生信息管理系统中可以设立三个模块，分别是学生查询模块，相关部门查询模块，诚信档案管理人员录入与修改模块。

1.学生查询模块的应用。系统管理员为每一个在校学生设立用户名和密码，为了使用起来方便，用户名与初始密码为学生的学号（也可以设置为学生的身份证号），管理员在新生到校注册后就在系统中预置学生的个人信息，这些信息与学生的高考信息一致，包括学生的姓名、性别、出生年月、个人照片、身份证号码等等[1]35。学生可以通过校园网输入用户名及密码进入系统，随时查看自己在校期间发生的诚信记录以及每条记录的具体发生时间，还可以看到老师对自己的诚信评价。学生的学号是唯一的，学生毕业后只要该系统中还保留有他个人的诚信记录，他们可以随时登录并访问系统查看。学生在登录系统后也可以随时更改自己的登录密码，也时常会有学生修改了密码又记不住而导致无法再次登录，系统管理员可以授权各个院系的诚信档案管理员帮学生查询密码，也可以随时帮助学生修改密码。

2.相关部门查询模块的应用。高校学生管理部门在工作中经常需要查询学生的诚信记录，如学生入党、评优评先、评奖学金、评特困补助、毕业生资格审查及毕业生就业等等，要根据学生的诚信记录确定该学生是否能通过审查。因此，学校系统管理员需要为院系及学生处的相关人员设立较高查询权限的账户，这个账户可以随时查看权限内所有学生的诚信记录。他们在登录账户后检索学生的学号或姓名就可以查询该学生的诚信记录，或者输入某专业某班级就可以同时查看整个专业或整个班级同学的诚信记录，最后还可以根据需要打印某一个学生、某一个班级或者更多学生的诚信记录。这种较高查询权限的账户一般可以为院系的年级辅导员、负责学生工作的副书记以及学生处的学生管理人员设立，方便他们在工作中随时查询。

3.诚信档案管理人员操作录入与修改模块的应用。操作模块是给院系诚信档案管理员专用的，要涉及大量数据的导入与导出，操作人员要拥有对数据进行记录的权限，高校系统管理员要兼顾系统的安全与输入输出数据的方便。院系的年级辅导员的账户应该设立对本人所管理的学生诚信记录操作权限，院系分管学生工作的副书记的账户应该设立对本院系所有学生诚信记录操作权限。辅导员把学生的诚信记录录入系统还需要副书记审核后方能生效，这样可以避免辅导员操作失误给学生带来负面的影响。学校学生处需要设立一个能查询本校所有学生诚信记录的账户，并且设立负责对各个院系管理员账户所产生的新的数据进行审核的权限，方便及时对一些没有价值且证据不足的诚信记录提出修改意见，这样才能保证学生诚信记录数据的完整性与真实性。

三、评定学生诚信档案等级

不少高校每年都会评定学生的诚信等级，并以此作为评奖学金的德育成绩加分的依据。各个院系可以根据自身的实际情况进行诚信等级评定，如果没有对学生的诚信等级进行一年一次的评定，也可以在学生毕业时评定一个总的等级。根据本人的经验，推荐一个简单实用的诚信等级评定方法。先给每一条诚信记录确定分值，各个院系可以通过学生干部会议或者全体学生会议一起来讨论决定，比如院系竞赛一等奖加3分，校级竞赛一等奖加5分，市级竞赛一等奖加8分，考试舞弊一次扣3分，上课迟到一次扣0.5分，缺课一节扣1分等等，如此类推，这个分值没有统一的标准，由各个院系根据实际情况来定。

确定诚信记录分值后，才可以进行每个学生的诚信等级评定。每个学生的初始分可以定为75分，每增加一条诚信记录给予加分，增加一条失信记录给予减分，毕业前统计学生的得分情况，120分以上为特优，100-120分为优秀，80-100分为良好，60-80分为合格，60分以下为不合格。最后辅导员把诚信等级录入到系统中，作为对学生大学期间的诚信状况评价。一年一次的等级评定也可以参考此方法。

四、诚信档案管理人员操作与录入时需要注意的几个问题

由于学生的诚信档案体现了该学生大学期间的思想道德状况，每一条诚信记录对学生的将来都会产生影响，所以辅导员在增加每一条诚信记录时都要有根有据，比如学生竞赛加分要有荣誉证书的扫描件，失信记录减分要有学校的处分文件原件的扫描件（处分依据在相关部门存档），这样才能保证电子诚信档案的真实性。

1.要保护学生个人隐私。每个大学生都是成年人，学生管理人员要尊重学生的个人隐私，不能随便把学生的基本信息和在校期间发生的诚信记录向外单位及其他人透露。除了院系诚信档案管理人员及学校相关部门在做审查工作时可以查看诚信记录外，只有学生本人通过用户名和密码登录系统才能查看自己的诚信记录，任何外单位与个人在确实需要查阅的情况下，也必须经过本人同意才可以查阅[1]37。学生为了找工作方便，可以持本人身份证件经本院系诚信档案管理员查验后打印个人的纸质诚信档案，签字盖章后方能生效。

2.给学生申诉的机会。如果学生认为某条诚信记录不合理或者有出入，可以举证向相关部门提出申诉，相关负责人要重新审查该学生的诚信记录，在一定时间内给予回复[2]91。这样学校为师生互动提供了一个好的平台，最大限度维护大学生的权益。

3.各院系诚信等级的评定标准。为了诚信等级评价的公正公平，各院系的评定标准要经过院系领导、学生管理人员与学生代表共同商议后，再以部门的名义形成文件来确定，尽可能地减少主观性的评定，这样在学生提出申诉时就有了依据。

4.学生的不良诚信记录能否删除以及删除的条件。学生的不良诚信记录对学生的影响是比较大的，不仅会影响学生在校期间的学习与生活，而且对学生的就业会形成一定的影响。高校对学生进行人性化管理，要允许学生犯错后改正错误，很多高校都制定了能删除学生不良记录的相关规定，如学生在两年内不再犯同样的错误，或者学生获得奖励，或者学生毕业前再也没有发生过任何失信行为，就可以删除相关的不良记录。这样在很大程度上给了犯过错误学生改过的机会，更加激发了学生的积极性，高校创建诚信档案的目的不是为了惩罚学生，而是为了更好地鼓励学生做一个讲诚信的人。

5.有些学生在校期间没有诚信记录。学生在大学期间两三年没有产生诚信记录，这种情况作为高校学生管理人员是经常会遇到的。个别学生的表现非常平淡，他既不积极上进，不想为自己取得荣誉，他也不会表现很差，不会违反学校的纪律。这样的学生需要辅导员做指导工作，也可以在学生会议上多做宣传，列出哪些行为会产生诚信记录，哪些行为属于失信行为会产生失信记录，为学生指点哪些该多做哪些不能做，诚信档案里的诚信记录对学生就业有什么好处等等。鼓励学生有目标地去做一些有益的事情来提高自己的诚信等级，还要警示学生要避免做一些会产生失信记录的事情，这样也就达到了创建诚信档案的目的。

五、高校要对诚信档案管理人员进行专业化管理，确保诚信档案的质量

大学生诚信档案的管理和数据库建设对充分利用大学生诚信档案起着关键的作用，高校要培训一支专业的诚信档案管理人员队伍来承担诚信档案的专门管理工作。高校档案馆是高校诚信档案管理的领导机构，主要负责建立大学生诚信档案的统筹与规划工作以及诚信档案最后的归档与整理，院系学生管理人员与学生处负责学生诚信档案的收集工作以及电子诚信档案的录入与审核，这几个部门是分工与协作的关系，缺一不可。高校档案馆作为大学生诚信档案管理部门要及时与院系及学生处进行沟通和联络，做好关于诚信档案管理的各项工作，并按照大学生诚信档案信息化管理的要求，在做好纸质档案的基础上保证诚信档案信息管理系统的正确利用。

为了规范诚信档案的管理，保证大学生诚信档案的合法性，高校要出台一些制度对所有学生诚信档案管理部门进行监管，用文字的形式明确诚信档案利用的方式，加强诚信档案管理人员的素质与职业道德修养，杜绝在诚信档案收集、管理与利用时侵犯学生个人的隐私权，严惩泄露与篡改学生诚信记录的违法行为，保障学生诚信档案的真实性与可信度。高校要加强诚信档案管理，需要培养一批复合型档案管理专门人才，让他们经常参加档案管理培训，学习校外先进的档案管理方法，使他们成为既熟悉档案管理业务，又精通计算机、英语和各类专业知识的复合型人才。

[1]张志东.大学生诚信档案管理系统分析与实现[J].电脑开发与应用，2011（10）.

[2]韩红磊.大学生电子诚信档案管理初探[J].兰台世界，2013（7中）.

M y Opinion on the Establishment of College Students'Credit Archives Information Management System

Hu Cuihua,Peng Xin
(Archives of ZunyiMedical University,Colleges and Universities Humanistic Medicine Center of Guizhou Province in ZunyiMedical University,Zunyi563000,China)

Big data era has arrived,and information technology develops rapidly,so the traditional backward archives managementmethods can not adapt to the development trend of the information age.College Students'credit archives is another identity card for college students.In order to make scientific and efficient use of the archives,colleges and universities need to create an information management system for students'credit archives to make the student's credit archives information shared among students,studentmanagement and employers.

college students;credit archives;informatization;management system

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.18.15

遵义医学院招标项目（FZ-2013-1）。

胡翠华，遵义医学院档案馆副研究馆员，研究方向为档案管理。

G270.7

A

2017-04-04