档案利用效果存在的问题及方法

李慧敏

广西柳州发电有限责任公司

档案利用效果存在的问题及方法

李慧敏

广西柳州发电有限责任公司

档案利用效果是对档案利用工作及整个档案工作的评价和检验，是指通过利用档案解决社会问题和促进经济发展等方面所取得的效益。对档案利用者利用档案产生的效果，分为经济效益和社会效益。档案被利用所产生的政治效果、学术研究效果、教育效果、凭证效果等，称为社会效益。社会效益往往是无法计量的。档案被用于生产、基本建设所起到的缩短工时、提高工效、节省人力、节约资金、避免重复劳动等作用，称为经济效益。档案利用可以产生现实的、将来的社会效益和经济效益，既可以在某项工作或生产活动中产生效益，又可以在较大范围内产生效益。

档案利用效果；存在问题及；解决方法

改善档案的利用效果是做好档案工作最为重要的一个目的，档案的利用效果通常就是指利用档案来解决生产和生活中遇到的实际问题，从而实现档案的综合效益的过程，档案的利用效果主要分为社会效益和经济效益两种，社会效益就是缩短工作的时间，提高生产的效率等等，而经济效益就是能够节省建设资金，帮助人们获得更高的经济利益。

1 利用效果存在的问题

1.1 档案意识薄弱

虽然档案的有效利用，可以为企业创造可见的经济效益和社会效益，但一些单位领导重生产轻管理，对档案的重视程度不够。档案管理人员也存在重整理，轻利用的情况，加之档案部门对档案可以提升经济效益和社会效益的宣传力度小，导致很多人不愿意也不舍得把本部门的档案归档，这些因素都影响了档案利用工作的开展。

1.2 档案管理人员素质不高，管理手段落后

大部分档案人员没有接受过档案系统培训，对档案的各环节工作不精通，影响档案的收集﹑整理﹑利用工作。落后的检索手段也制约了档案信息的开发。

1.3 档案保护存在问题

现如今档案大多都还是记录在纸张上，许多档案经过反复利用和翻阅，对档案本身造成了一定的损害。纸张破损﹑字迹模糊不清，影响了档案利用者的使用，这在本质上限制了档案利用工作的发展，档案的利用效果没有得到充分的发挥。

2 提高档案利用效果的方法

2.1 稳定档案队伍，促进档案工作的持续稳定发展

档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须抓紧做好档案人员的稳定工作，使他们安心本职工作，促进档案工作的持续稳定发展。虽然档案利用效果存在一些问题，但只要做到以上几点，就可以在一定程度上解决档案利用效果不理想的问题。

2.2 搞好档案馆的基础业务建设

档案馆基础业务的工作质量直接会影响到档案的利用效果，在实际的工作中，如果不能十分有效的提高档案馆自身的基础业务水平，档案的利用效果也就得不到改善，档案馆的基础业务包含很多项，而最为中心的工作就是档案的利用，而衡量档案工作质量的唯一一个尺度就是档案是否容易开发和利用，如果站在这个角度上来说，档案工作的其他环节其实都是档案工作中最为基础的环节，它们能够为档案利用提供非常好的条件，同时基础工作的质量也直接影响到了档案实际作用和功能的发挥，因此在工作的过程中也一定要不断的完善档案的收集工作，同时还要保证档案能够被合理的使用，建立一个完善的工作体系，只有这样才能保证档案信息使用者能够在最短的时间内找到自己想要了解和掌握的档案信息。

2.3 档案工作者必须首先树立牢固的效益观念

档案利用是通过档案工作者的中介作用产生的，档案工作者有什么样的观念，直接影响着档案利用效益的发挥。因此，档案工作必须首先牢固树立效益观。(1)树立需求观念。档案工作者必须充分考虑到社会各种需要，要有“市场”观念，注重提供适销对路的“产品”。(2)树立强烈的时间观念。当前，人们对档案信息的利用越来越讲究时效性，这已成为影响用户选择利用的一种因素。如果档案工作者不能及时地把档案提供给用户，利用档案所取得的效果将会被除数大大削弱，甚至会失去。(3)树立新的服务观念。树立开放服务观念，树立主动服务观念，树立超前服务观念，树立定向定点服务观念。要摒弃以往“重藏轻用”的思想，开放各种应当开放的档案；摒弃过去“等到客上门”的服务思想，积极开展主动上门等多种形式的服务；了解档案信息需求确保提供的档案及时完整，做到事前安排，心中有底；根据利用档案信息的实际情况，对利用比较集中的部门实行有针对性的定点服务。

2.4 注重档案队伍的培训

制订有计划﹑有重点﹑有针对性的培训，提高档案管理人员综合素质。提高档案服务质量和效率是提升档案利用效果的前提，首先从提高自身业务素质方面改进，为增强档案利用效果奠定坚实的基础，使档案工作发挥出最大的效能；其次还必须学习和努力掌握与实现档案编研社会化﹑电子化﹑网络化相关联的一系列专业知识和专业技能。

2.5 搞好利用信息反馈

档案利用工作，如果没有信息反馈，就会陷入盲目﹑被动状态。通过信息反馈，可以把利用过程中的各种情况及时﹑准确地反映出来，及时发现利用工作中的薄弱环节，研究改进措施，使档案工作处于良好循环状态。档案人员可根据利用者的有效利用为领导决策﹑制订计划等做出连续服务，并针对利用者的需求，不断调整档案信息传递方式，拓宽传递渠道，加快传递速度，做好主动跟踪服务。

档案提供利用工作对档案工作的发展具有重大的乃至决定性的影响。档案提供利用工作代表整个档案工作的成果，档案提供利用工作做得如何，是衡量档案馆(室)业务工作开展程度及其质量高低的主要标准。因此，我们档案工作者应该在把握好继承与超越关系的前提下，以现有的档案工作为基础，根据科技发展的特性和档案利用工作中出现的服务问题，积极主动的接受新知识，主动地将理论与实践相结合，进行细致的服务反思和积极审慎的实践，主动认真的提高自身的档案意识，千方百计地为利用者提供优质服务，使档案提供利用工作始终处于最佳化服务状态。

[1] 岳素芳.浅析影响档案利用工作的五个因素[J].黑龙江档案，2013(4).

[2] 章文.加强医院综合档案管理开发医院档案信息资源[J].中外企业家，2015(06).