企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路

韩 滢

辽河油田信息工程公司

1、档案管理信息化创新的背景

档案信息化是一种全新的档案管理模式，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，应以档案实体的数字化信息为主要形式，以向社会提供服务为重心，对档案信息资源进行处置、管理，从而促进档案管理现代化的进程。21世纪是网络信息现代化的新时代，档案信息化是信息化建设的一部分，是档案事业适应社会发展需要的必由之路。档案资源只有通过信息化提升档案工作的公共服务能力，才能真正实现档案资源的使用价值。服务是档案工作的本质属性和根本目标，新时期，只有创新服务，以服务谋发展，将档案工作广泛地融入企业，才能实现较大的经济效益和社会效益。

2、企业档案管理信息化目前面临的主要问题

2.1 档案管理信息化在思想认识上相对匮乏

当提到档案管理信息化时，不少企业认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了，其实不然。企业每件事情要大力推广，与领导的高度重视是分不开的，但目前大部分中小型企业的领导没有认识到档案管理信息化建设的重要性，经费上不予支持，使企业档案信息化建设进程缓慢。

2.2 资金缺乏，设备设施落后

软件与硬件建设将是企业进行档案信息化建设的重要基础，他们为档案进行信息化建设提供重要的前提条件，但同时，企业在建设软件与硬件时需要大量的资金消耗，而在实际的生活中，我国的大多数企业仍处于初级的发展阶段，需要将大量的资金投入到市场的开发以及产品研发工作之中，加之企业资金有限，对档案信息化建设重视度不足，我国企业的档案管理信息化建设工作很难得到顺利地开展。

2.3 档案管理难度有所增加

档案在信息化的管理系统中是作为一种信息来进行存储的，和传统的档案存储不同的是，信息化的档案存储是存储在物理介质上的，而不同存储在库房中的。而信息的存储和日后的保存需要对其安全性进行保障，由于网络中的数据信息容易被窃取和篡改，需要对档案信息管理系统部署一定的网络安全设备，并对需要访问档案信息管理系统的用户身份和权限进行严格的限制。并对档案的所有信息进行及时有效的备份，防止档案的遗失。

3、档案管理信息化建设的主要途径

企业档案信息化管理是为企业和社会提供高质量、高效率档案信息的一个综合型系统工程，需要协调同步建设相关配套实施，才能实现企业档案管理的信息化工程。

3.1 配备统一的管理设备实现计算机

在档案部门的全覆盖。要为企业档案发展提供快、准、全的档案信息，目前互联网时代给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为企业档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体，利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。

3.2 创新档案管理信息化技术

构建交互性、开放式的档案服务平台，做到计算机信息技术切实为档案管理服务，推动档案管理网络的建设发展，并以此为基础来促进电子档案管理系统的完善，提高相关档案数据的信息输出量与使用效率，让档案管理可以真正为企业与社会的发展做出贡献。促进电子档案管理制度的科学与完善，技术是档案信息化建设的重要驱动力，因此，企业在进行相关档案管理信息化建设工作时，应该充分以现代信息技术为支撑，以纸质档案为根本，构建相应的电子档案信息管理机制，实现电子档案信息技术的高效利用，规范管理行为，从而促进信息资源的有效开发及利用。

3.3 构建档案管理制度

信息环境下档案的管理打破了传统档案管理的局限性，并为档案管理构建了新的管理框架。新形式下的档案管理不仅构建了适合本单位的档案信息管理系统，同时也需要建设相应的管理体系和管理制度，并根据档案行业发展的动态及时的更新相应的管理制度，最大限度的保障档案信息的安全性和工作人员操作的规范性，提高档案管理的效率。

3.4 创新档案信息化服务内容

创新档案信息化的服务内容可从以下4方面入手：①服务职能的创新由单纯的保管型转变为利用型。信息系统用户越多，对信息服务的要求就越多、越广，档案工作人员必需树立信息服务理念，变被动式服务为主动式服务，变封闭式服务为开放式服务，使档案管理工作更好地适应经济社会发展的需要。②服务主体的创新，实现社会化服务。服务主体的变化要求加强服务合作创新，通过协作和交流，实现馆际互补和联机检索，达到服务主体多元化。同时，也可为有远程信息需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。③服务方式的创新，由实体型转变为信息型，实现深层次开发，高层次利用。一方面，要充分考虑用户利用信息的需求，提供面向用户的信息利用平台，确保用户信息利用的效果；另一方面，服务要做到主动、热情、准确、快速，以提高服务质量，缩短用户与档案工作的距离，体现档案服务工作人性化的特点。④服务手段的创新，信息系统的深入、广泛应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。因此，档案服务手段由手工型转变为技术型，信息技术的广泛利用已将人工收集、整理、检索和保存等工作用计算机工具实现了一条龙服务。

结束语：

总而言之，档案管理信息化建设工作是一项十分复杂的工作，它并不是在短时间内就可以彻底解决和完成的，它需要档案工作者在不断的实践中更新自身的服务理念与创新意识。

[1]王玉东.企业档案管理发展的信息化之路[J].办公室业务，2017，(20)：88.

[2]信玉洁.加快企业档案管理信息化建设的方法研究[J].经营管理者，2017，(30)：329.